Faltam dados obrigatórios do trabalhador (NISS, NIF, IBAN, contrato)
Sintoma
A ficha do trabalhador não se guarda, Validar recusa o recibo ou Gerar pagamento não cria o pagamento. A mensagem diz que dado falta ou está errado.
Mensagem
As mensagens foram provocadas com o perfil Administrador de Salários, com um trabalhador novo criado só com o nome.
Campos a vermelho na ficha, em Salários › Preparar › Trabalhadores e contratos › Fichas dos trabalhadores › Novo. O Nome do Trabalhador é obrigatório. Enquanto a empresa não tiver nenhum local de trabalho, também o Local de trabalho habitual, no separador Trabalho. Depois de criado o primeiro local, as fichas novas já o trazem preenchido:
«Há campos obrigatórios por preencher. Preencha os campos assinalados a vermelho para poder guardar.»
NISS com o número de dígitos errado, ao guardar a ficha:
«O número da Segurança Social «123» de «Novo Colaborador» não é válido. O que aconteceu: um NISS tem exatamente 11 dígitos. Como corrigir: corrija o número (só dígitos).»
NIF com o último algarismo errado, ao guardar a ficha:
«O NIF «123456780» não é válido. Porquê: o último algarismo (dígito de controlo) não corresponde aos outros oito. Como resolver: Confira o número no cartão de cidadão ou no documento de identificação fiscal e escreva-o de novo.»
Sem contrato, ao carregar em Calcular no recibo de 01/11/2026 a 30/11/2026. O trabalhador tem nome e local de trabalho, mas a Data de admissão, no topo da ficha, está vazia:
«Novo Colaborador 3 não tem contrato. O que aconteceu: o trabalhador nunca teve contrato, por isso não há enquadramento de retribuição nem de Segurança Social para calcular. Como resolver: abra a ficha do trabalhador (Salários › Preparar › Trabalhadores e contratos › Fichas dos trabalhadores) e preencha o Tipo de contrato (separador Trabalho, bloco «Contrato português»), a Data de admissão (no topo, até ao período) e o Salário (separador Folha de Salários), ou não inclua este trabalhador no lote.»
Faltam 3 elementos e o NIF, ao carregar em Validar no recibo de um trabalhador criado só com o nome. Como Calcular foi recusado, o recibo não tem nenhuma linha. A janela mostra as duas mensagens seguidas:
«O recibo «Novo Colaborador (01/11/2026 — 30/11/2026)» não pode ser validado: faltam 3 elemento(s) obrigatório(s) do documento de retribuição — (3) número da Segurança Social do trabalhador (NISS); (4) categoria profissional; (5) retribuição base e demais prestações (nenhuma linha). O que aconteceu: o Código do Trabalho (art. 276.º/3) fixa o conteúdo que o trabalhador deve receber com o pagamento. Como corrigir: preencha o que falta (o NISS e a categoria profissional na ficha do trabalhador, o NIF na ficha da empresa) e valide outra vez. O recibo «Novo Colaborador (01/11/2026 — 30/11/2026)» não pode ser validado: o trabalhador não tem NIF. O que aconteceu: a declaração mensal de remunerações (DMR) leva o NIF de 9 dígitos do beneficiário e é recusada sem ele. Como corrigir: preencha o NIF na ficha do trabalhador («NIF») e valide outra vez.»
Faltam 2 elementos e o NIF, ao carregar em Validar quando o trabalhador já tem contrato e o recibo já foi calculado, mas faltam o NISS, a categoria e o NIF:
«O recibo «Novo Colaborador 2 (01/11/2026 — 30/11/2026)» não pode ser validado: faltam 2 elemento(s) obrigatório(s) do documento de retribuição — (3) número da Segurança Social do trabalhador (NISS); (4) categoria profissional. … O recibo «Novo Colaborador 2 (01/11/2026 — 30/11/2026)» não pode ser validado: o trabalhador não tem NIF. …»
Só falta o NIF, ao carregar em Validar, depois de preencher o NISS e a categoria: fica só a segunda mensagem.
O mesmo NIF em dois trabalhadores, ao guardar a ficha:
«O número de contribuinte (NIF) «599999993» de «Novo Colaborador 2» já é o de «Novo Colaborador». O que aconteceu: dois trabalhadores da mesma empresa não podem ter o mesmo NIF, porque as declarações (DMR, Segurança Social) contariam a mesma pessoa duas vezes. Como resolver: corrija o número ou arquive o trabalhador repetido.»
IRS por calcular, ao carregar em Validar, sem Estado civil (IRS) preenchido:
«O recibo «Novo Colaborador (01/11/2026 — 30/11/2026)» não pode ser validado: o IRS não foi calculado. O que aconteceu: o recibo não tem tabela de retenção nem «sem retenção» declarado, e a retenção na fonte é devida (CIRS art. 99.º); depois de validado, o recibo fica bloqueado. Como resolver: preencha a situação de IRS do trabalhador (estado civil e dependentes) e calcule outra vez, ou assinale «Sem retenção de IRS (declarado expressamente)» com o motivo e a referência legal.»
Contrato sem salário, ao carregar em Calcular, com a Data de admissão preenchida e o Salário a zero:
«A retribuição base de Novo Colaborador para 01/11/2026 a 30/11/2026 é 0,00 €. O que aconteceu: a linha base do recibo ficou a zero, pelo que o recibo seria calculado e pago sem retribuição. Como resolver: preencha a retribuição mensal no contrato do trabalhador (uma versão nova a partir do dia em que se aplica) e calcule de novo; se o trabalhador realmente não é pago neste período, registe a suspensão do contrato em Ausências (um pedido aprovado do tipo «Suspensão do contrato») para o período todo.»
Sem IBAN, em Ações › Gerar pagamento no recibo validado (o botão Ações ao lado de Retificar, não o da roda dentada):
«Novo Colaborador 2 não tem IBAN válido. O que aconteceu: uma transferência bancária precisa do IBAN do trabalhador, por isso não foi ordenado nenhum pagamento. Como resolver: preencha uma conta bancária válida na ficha do trabalhador e ordene o pagamento de novo.»
IBAN com os dígitos de controlo errados, ao guardar a conta bancária:
«O IBAN "PT50003500000000000000000" é inválido (dígitos de controlo do NIB português). Verifique o número no seu extrato bancário.»
Alterar o contrato depois de um recibo validado, ao guardar a ficha:
«Esta versão do contrato de Novo Colaborador não se pode alterar (Tipo de contrato). O que aconteceu: cobre um mês com recibo validado ou pago, e o que foi pago nunca se reescreve. Como resolver: registe uma versão NOVA do contrato a começar no dia em que a alteração se aplica (botão «+» do histórico do contrato e preencha aí o campo); os meses anteriores mantêm o que usaram. A tentativa ficou registada na auditoria.»
Termo certo sem data de termo, ao guardar a ficha:
«Art. 141.º/1-e): «Termo certo» exige uma data de termo. Preencha «Data de termo», ou altere o tipo.»
Depois de preencher a Data de termo, ao guardar de novo:
«Art. 147.º/1-c): um contrato «Termo certo» sem código nem texto de justificação é considerado SEM TERMO por lei — este produto nunca o reclassifica silenciosamente. Preencha «Código de justificação» e «Justificação» (art. 141.º/3: os factos concretos, relacionados expressamente com o termo), ou altere o tipo para «Sem termo».»
Anular um recibo com o pagamento gerado, em Anular recibo, na roda dentada:
«O recibo «Novo Colaborador (01/11/2026 — 30/11/2026)» não pode ser anulado: tem um pagamento que está gerado (num lote). O que aconteceu: o pagamento continuaria a seguir no ficheiro de transferências de um recibo que já não existe. Como resolver: rejeite o pagamento, com o motivo (ou anule-o na Contabilidade), e anule o recibo outra vez.»
A falta não é do trabalhador, é da empresa. Numa empresa sem ficha do empregador, Validar deu:
«Os dados do empregador de «Empresa Nova, Lda» estão incompletos em 30/11/2026: falta a ficha do empregador. O que aconteceu: o seguro de acidentes de trabalho é uma obrigação legal (CT art. 106.º/3-j) e o documento de pagamento e as declarações assentam na ficha do empregador. Como corrigir: preencha Salários › Configurar › Empresa › Ficha do empregador.»
Causas verificadas
- Os dados não foram preenchidos ao criar o trabalhador. A ficha guarda-se sem NIF, sem NISS, sem categoria, sem contrato e sem IBAN. A falta só aparece mais tarde, em Calcular, em Validar ou em Gerar pagamento.
- O trabalhador ainda não tem contrato. O NISS e a categoria não chegam: sem Data de admissão na ficha, Calcular recusa e o recibo fica sem linhas.
- O número foi mal escrito. O NISS tem de ter 11 dígitos e o NIF tem de ter o dígito de controlo certo. Um NISS com 11 dígitos é aceite sem mais verificação, por isso um número inventado passa. Dois trabalhadores da mesma empresa não podem ter o mesmo NIF.
- A empresa não tem locais de trabalho. Enquanto não houver nenhum, a lista do Local de trabalho habitual está vazia e só oferece Criar.
- O contrato já foi usado num recibo validado. O tipo de contrato deixa de se poder mudar nessa versão.
- A situação de IRS está por preencher. Sem Estado civil (IRS) no separador Folha de Salários, o recibo fica com o aviso «IRS por calcular», sem IRS retido, e Validar recusa. No exemplo, o recibo mostra 1.019,15 € de líquido sem IRS, e 1.002,15 €, com 17,00 € de IRS, depois de preencher.
- O pagamento já foi gerado. Enquanto estiver num lote, o recibo não se anula.
O que confirmar
Na ficha do trabalhador, em Salários › Preparar › Trabalhadores e contratos › Fichas dos trabalhadores:
| Dado | Onde está |
|---|---|
| Número de identificação fiscal (NIF), Número da Segurança Social (NISS), Categoria profissional e Data de admissão | no topo da ficha |
| Local de trabalho habitual, Tipo de contrato, Data de início (a mesma data que Data de admissão) e Data de termo | separador Trabalho, o contrato no bloco Contrato português |
| Salário, Horário de Trabalho, Residência fiscal e Estado civil (IRS) | separador Folha de Salários |
| Contas bancárias (IBAN) | separador Pessoal |
A lista Salários › Preparar › Trabalhadores e contratos › Contratos mostra quem já tem contrato: um trabalhador só aparece lá depois de ter a Data de admissão preenchida na ficha. Esta lista é só para consultar: não tem o botão Novo.
A lista Salários › Preparar › Trabalhadores e contratos › Trabalhadores com NIF por corrigir só mostra quem veio do software anterior sem NIF ou NISS válido. Um trabalhador criado à mão sem NIF não aparece lá, por isso uma lista vazia não prova que as fichas estão completas.
Como resolver
O que pode fazer sozinho, com o perfil Administrador de Salários:
- Contrato. Abra a ficha do trabalhador, como a mensagem indica. No separador Trabalho, bloco Contrato português, escolha o Tipo de contrato. No topo da ficha, preencha a Data de admissão, até ao primeiro dia do recibo. No separador Folha de Salários, preencha o Salário. Guarde. O trabalhador passa a aparecer em Salários › Preparar › Trabalhadores e contratos › Contratos. No exemplo, com Sem termo, 01/01/2026 e 1.000,00 €, o mesmo recibo calculou-se ao carregar outra vez em Calcular: não foi preciso criar um recibo novo.
- NISS, NIF e categoria. Corrija-os na ficha e guarde. Depois, no recibo, carregue em Validar. Se o recibo ainda não tem linhas, carregue primeiro em Calcular. Na ficha, preencha também o Estado civil (IRS), no separador Folha de Salários, e carregue em Calcular antes de Validar: no exemplo, com Não casado, o aviso «IRS por calcular» desapareceu e o recibo passou a Validado com 17,00 € de IRS.
- IBAN. No separador Pessoal, em Contas bancárias, escreva o IBAN, escolha Criar e editar…, confirme o número e carregue em Guardar. Guarde a ficha e repita Ações › Gerar pagamento. No exemplo, a recusa desapareceu.
- Local de trabalho. Escreva o nome do local no campo e escolha Criar.
- Contrato com recibo validado. Registe uma versão nova do contrato a começar no dia em que a alteração se aplica, como diz a mensagem. Se o recibo validado estiver errado e ainda não tiver efeitos, a alternativa é Anular recibo, na roda dentada, com o motivo: no exemplo, esta recusa desapareceu. Se o pagamento já foi gerado, abra-o primeiro em Salários › Pagar › Pagamentos de salários, carregue em Rejeitar, escreva o motivo e Confirmar: no exemplo, o recibo anulou-se a seguir. Confirme primeiro com o contabilista certificado se pode anular o recibo.
O que pede a outra pessoa:
- A ficha do empregador: a quem configura os salários da empresa, em Salários › Configurar › Empresa › Ficha do empregador.
Se a recusa vier de uma declaração, siga A DMR foi rejeitada. Se o recibo nem chega a calcular, siga O recibo não é calculado.
Resultado esperado
- A ficha guarda-se sem janela de erro.
- Calcular deixa de recusar e o recibo fica com linhas.
- O trabalhador aparece em Salários › Preparar › Trabalhadores e contratos › Contratos.
- O recibo passa a Validado, sem o aviso «IRS por calcular», e Gerar pagamento deixa de dar a recusa do IBAN.
Quando contactar o suporte
- O número está certo no documento de identificação e continua a ser recusado.
- O IBAN está na ficha e Gerar pagamento continua a dizer que não há IBAN válido.
- O trabalhador já aparece em Salários › Preparar › Trabalhadores e contratos › Contratos e Calcular continua a dizer que ele nunca teve contrato.
Informação a enviar
- O trabalhador, a empresa e as datas do recibo. Não envie o NIF, o NISS nem o IBAN por escrito sem que lhos peçam.
- O texto completo da mensagem, copiado do ecrã.
- O perfil com que entrou.