A declaração periódica de IVA não pode ser gerada ou submetida

Sintoma

Um botão da declaração de IVA (Calcular, Validar, Registar submissão, Registar pagamento, Substituir, Eliminar) abre Operação inválida ou não faz o que se esperava. A declaração fica no estado em que estava.

O caminho normal está em Como preparar e entregar a declaração periódica de IVA. Os exemplos são as declarações de 2026 da Empresa Demonstração, Lda, abertas em Contabilidade › Declarar › O que há para fazer com o IVA? › Listas de apoio › Registo das declarações de IVA, com um utilizador com o perfil Contabilista certificado.

Mensagem

Eliminar uma declaração que não está em rascunho (outubro de 2026, Calculada, Ações › Eliminar):

«Só uma declaração de IVA em rascunho pode ser apagada. O que aconteceu: já foi calculada ou está mais adiantada e fica no registo. Como resolver: retroceda-a primeiro a rascunho (Administração fiscal).»

Eliminar uma declaração já entregue (janeiro de 2026, Submetida, Ações › Eliminar):

«A declaração de IVA «Empresa Demonstração, Lda — 2026/1 (v1)» foi entregue à Autoridade Tributária e não pode ser eliminada. O que aconteceu: uma declaração submetida, aceite ou paga é o que foi declarado e fica no registo. Como resolver: corrija-a com uma declaração de substituição (botão «Substituir»); a original fica.»

A mesma recusa vê-se com a declaração de setembro de 2026 Submetida, com o administrador.

Substituir sem motivo (setembro de 2026, Substituir): a janela Substituir a declaração de IVA diz «A declaração entregue fica como estava. É criada uma nova versão do mesmo período, em rascunho.» e Criar substituição com o Motivo da substituição vazio dá «Há campos obrigatórios por preencher. Preencha os campos assinalados a vermelho para poder guardar.»

Causas verificadas

As recusas agrupam-se em cinco causas. Os botões que aparecem dependem do estado: Validada mostra Exportar ficheiro da DP IVA e Registar submissão (e Retroceder a rascunho, só ao administrador); Submetida mostra Substituir, Exportar ficheiro da DP IVA, Registar a entrega à AT, Registar aceitação e Fechar período de IVA, e Registar pagamento só quando há IVA a pagar (na declaração de setembro de 2026, com 440,68 € a pagar, o botão apareceu; na de agosto de 2026, sem IVA a pagar, não aparece); Paga mostra Estornar pagamento em vez de Registar aceitação e Registar pagamento.

1. A declaração não está no estado certo para o passo. Só se apaga em rascunho; só se valida depois de Calcular; só se submete depois de Validar; não se calcula de novo depois de validada; o pagamento regista-se depois da entrega e só se há IVA a pagar: sem IVA a pagar, o botão Registar pagamento não aparece.
2. A declaração já foi validada ou entregue. Uma declaração entregue não se apaga nem volta a rascunho. O que a alimenta (a classificação intracomunitária de um documento, as linhas dos anexos 40 e 41, uma prova de exportação) deixa de se alterar. Corrige-se com uma declaração de substituição.

3. Os valores são do sistema. Os campos, as verificações e o registo de edições não se escrevem à mão; usam-se os botões (Calcular, Correr verificações, Editar o campo 95).
4. Falta um motivo, uma data ou um dado obrigatório: o motivo da substituição ou do retrocesso, a data do pagamento, o contabilista certificado, o NIF da empresa.
5. Há verificações bloqueantes: lançamentos do período por publicar, dados que mudaram depois de calcular, o contabilista certificado em falta. Estas três estão em Declaração periódica de IVA, Problemas frequentes, com a mensagem de cada uma.

Pendente de validação no ecrã: a falta da data do pagamento, as alterações a documentos e anexos de uma declaração validada e as recusas de mapeamento dos campos não foram provocadas (as outras recusas desta lista estão na secção «Mensagem», em «Como resolver» e em «Problemas frequentes» do artigo da declaração).

O que confirmar

1. O estado da declaração (na barra do topo) e a versão (v1, v2…) no nome.
2. Em Quadro 06 — campos, se o campo 93 (IVA a pagar) tem valor antes de registar um pagamento. Pendente de validação por contabilista certificado: correspondência do campo 93 com o IVA a pagar do período.
3. O separador Verificações: cada linha Bloqueio impede validar e submeter.

Como resolver

• Apagar uma declaração calculada ou validada, ainda não entregue: só o administrador (ou quem tem o acesso extra Administração fiscal) a pode retroceder a rascunho. Com o perfil Contabilista certificado, o botão Retroceder a rascunho não aparece. Na demonstração, com o administrador, numa declaração Validada (a versão 2 da de setembro de 2026):
  1. Carregue em Retroceder a rascunho. Abre-se a janela Retroceder a rascunho, com a Declaração e o Motivo.
  2. Escreva o motivo e carregue em Retroceder a rascunho. Sem motivo, a janela dá «Há campos obrigatórios por preencher. Preencha os campos assinalados a vermelho para poder guardar.»
  3. A declaração fica Rascunho, com Calcular. Para a apagar, use Ações › Eliminar.
• Uma declaração entregue não se apaga nem retrocede: substitui-se. Numa declaração Submetida, Retroceder a rascunho já não aparece (nem ao administrador) e Eliminar é recusado (mensagem acima). Use Substituir.
• Registar o pagamento: o botão só aparece quando a declaração tem IVA a pagar. Numa declaração com crédito ou equilibrada, não há nada a registar: o crédito passa para o período seguinte ou para o pedido de reembolso. Pendente de validação por contabilista certificado: reporte do crédito no campo 61 do período seguinte ou pedido de reembolso (campo 95) e condições do reembolso (CIVA, art. 22.º).
• Substituir: escreva o Motivo da substituição e carregue em Criar substituição. A declaração entregue fica como estava e a nova versão abre em rascunho; siga-a desde Calcular, como em Substituir uma declaração entregue.
• Verificações bloqueantes: corrija o ponto indicado, carregue de novo em Calcular e depois em Correr verificações.

Resultado esperado

• A declaração avança para o estado seguinte (por exemplo, de Calculada para Validada).
• Na lista Declarações de IVA (DP IVA), cada período tem a sua última versão com o estado certo.

Quando contactar o suporte

• A declaração está no estado que a mensagem pede e o botão continua a recusar.
• A declaração tem IVA a pagar no Quadro 06 — campos e o botão Registar pagamento não aparece, depois de Registar submissão.

Informação a enviar

• A empresa, o período e a versão da declaração.
• O texto completo da mensagem, copiado do ecrã.
• Uma captura do separador Verificações.
• O perfil com que entrou.