Como criar a ficha de um trabalhador

Para que serve?

A ficha do trabalhador junta o que os salários, as declarações e as ausências vão buscar: o nome, o NIF, o número da Segurança Social (NISS), a data de admissão, o local de trabalho, a conta para onde se transfere o vencimento e os dados que a pessoa declarou para a retenção de IRS. Sem ela não há contrato, nem recibo, nem pedido de férias.

Criar a ficha não gera lançamentos contabilísticos nem comunica nada à Segurança Social ou à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT). O contrato regista-se a seguir, na mesma ficha.

Quando utilizar?

• Vai admitir uma pessoa e quer processar o primeiro vencimento.
• Está a passar para o fiscaldoo os trabalhadores que já tinha noutro programa.
• Um trabalhador vai começar a pedir férias ou a ver os recibos em O meu espaço: precisa da ficha antes.

Não crie uma ficha nova para um trabalhador que já existe e mudou de função, de horário ou de salário: essa alteração regista-se no contrato dele.

Onde encontrar?

Pessoas › Trabalhadores › Trabalhadores › Novo

A mesma ficha abre em Salários › Preparar › Fichas dos trabalhadores.

Antes de começar

• O seu perfil é Administrador de Salários, ou é o administrador. Hoje a ficha nova não se guarda com os perfis Gestor de RH nem Processador de salários (ver «Problemas frequentes»).
• A empresa ativa (canto superior direito) é a do trabalhador: a ficha e o local de trabalho ficam nessa empresa.
• A empresa tem pelo menos um local de trabalho. Na demonstração, a «Empresa Demonstração, Lda» não tinha nenhum e foi preciso criá-lo: com o perfil de administrador, abra Pessoas › Configurar › Locais de trabalho, carregue em Novo, escreva o nome em Localização de Trabalho (por exemplo Sede) e guarde.

• Tem à mão o NIF e o NISS do trabalhador, o IBAN e a declaração que ele lhe entregou para a retenção de IRS (situação familiar e dependentes).

Como utilizar

1. Abra Pessoas › Trabalhadores › Trabalhadores e carregue em Novo.
2. Escreva o nome completo no campo do topo, por exemplo Inês Rodrigues Costa.
3. Em Número de identificação fiscal (NIF), escreva os 9 algarismos, sem PT. O NIF é conferido pelo dígito de controlo quando guarda.
4. Em Número da Segurança Social (NISS), escreva os 11 algarismos.
5. Em Categoria profissional, escolha uma das oito: Quadros superiores, Quadros médios, Encarregados, contramestres, mestres e chefes de equipa, Profissionais altamente qualificados, Profissionais qualificados, Profissionais semiqualificados (especializados), Profissionais não qualificados (indiferenciados) ou Praticantes e aprendizes.
6. Em Data de admissão, escreva o primeiro dia de trabalho, por exemplo 02/11/2026.
7. No separador Trabalho, em Local de trabalho habitual, escolha o local (no exemplo, Sede). É o único campo obrigatório além do nome. Preencha também Departamento, Cargo e Gestor, se os usar.
8. Carregue no ícone de guardar (a nuvem ao lado de Novo).
9. No separador Pessoal, em Contas bancárias, escreva o IBAN completo (começa por PT50 numa conta portuguesa) e escolha Criar e editar…. Na janela Criar Contas bancárias, confirme o número e carregue em Guardar. O IBAN é conferido pelos dígitos de controlo do NIB. A conta aparece numa etiqueta, com o interruptor «Untrusted» ao lado (texto do Odoo ainda por traduzir), que este procedimento não usa.
10. No separador Folha de Salários, no grupo DECLARAÇÃO DE IRS, registe o que o trabalhador declarou: Residência fiscal (Portugal Continental, Açores, Madeira ou Não residente), Estado civil (IRS) (Não casado, Casado, dois titulares ou Casado, único titular), Dependentes, União de facto, Declaração «casado, único titular» e Data da declaração do trabalhador.
11. Guarde outra vez.

Os outros campos do separador Trabalho (grupos CONTRATO PORTUGUÊS, SEGURANÇA SOCIAL, TEMPO DE TRABALHO, SEGURO DE ACIDENTES DE TRABALHO) e o resumo do contrato na Folha de Salários são do contrato, que se regista a seguir.

Resultado esperado

• A ficha fica guardada e aparece na lista Trabalhadores.
• O separador Linha da vida mostra a categoria profissional e a linha «02/11/2026 Admissão». Mostra também as horas de formação que a lei exige no ano; numa admissão a meio do ano são proporcionais (no exemplo, «0 das 6,58 horas»).
• No separador Folha de Salários, o resumo do contrato já mostra um Novo contrato com a data de admissão e Salário a 0,00 €: falta registar o contrato antes do primeiro recibo.

Notas importantes

• Os dados de IRS decidem a retenção. O estado civil, os dependentes e a residência fiscal escolhem a tabela de retenção na fonte do recibo. Registe o que o trabalhador declarou por escrito e a data dessa declaração; sem declaração, fale com o contabilista certificado antes do primeiro recibo. Pendente de validação por contabilista certificado: tabela aplicada sem declaração do trabalhador.
• A admissão comunica-se à Segurança Social antes de o trabalho começar. O fiscaldoo não o faz ao guardar a ficha. Pendente de validação por contabilista certificado: prazo da comunicação de admissão (Código Contributivo).
• Hoje o fiscaldoo não avisa se o NIF já está noutra ficha. Na demonstração, uma ficha nova ficou guardada com o NIF de outra trabalhadora. Antes de criar, procure o NIF na lista Trabalhadores.
• O NISS não é conferido ao guardar. Na demonstração foi aceite um NISS com o último algarismo errado. Confira-o com o documento da Segurança Social.

Problemas frequentes

A ficha não guarda e o Gestor de RH vê uma mensagem sobre a classe contabilística

• Sintoma: ao guardar uma ficha nova: «Só o Administrador de Salários pode alterar a classe contabilística de um trabalhador. O que aconteceu: as contas dos salários dependem da classe. Como resolver: peça ao Administrador de Salários que a registe.»
• Causa: a ficha nova traz a classe contabilística preenchida e o perfil Gestor de RH não pode gravá-la, mesmo sem mexer no campo. É um defeito comunicado à equipa do produto.
• O que fazer: peça a ficha a quem tem o perfil Administrador de Salários ou ao administrador. O Processador de salários também é recusado, com uma mensagem que começa por «O Processador de salários só lê o contrato…».

O Local de trabalho habitual diz «Sem registos»

• Sintoma: ao escrever no campo, a lista mostra «Sem registos» e não há opção para criar.
• Causa: a empresa ativa não tem locais de trabalho. Os de outra empresa não aparecem.
• O que fazer: peça ao administrador que crie o local em Pessoas › Configurar › Locais de trabalho (ver «Antes de começar»). Sem local, a ficha não guarda: «Há campos obrigatórios por preencher. Preencha os campos assinalados a vermelho para poder guardar.»

O NIF é recusado

• Sintoma: ao guardar, a janela Erro de Validação: «O NIF «246813570» não é válido. Porquê: o último algarismo (dígito de controlo) não corresponde aos outros oito. Como resolver: Confira o número no cartão de cidadão ou no documento de identificação fiscal e escreva-o de novo.» A ficha não fica guardada.
• Causa: um algarismo está trocado.
• O que fazer: confira o número no cartão de cidadão ou noutro documento do trabalhador e escreva-o de novo.

O IBAN é recusado

• Sintoma: na janela da conta bancária: «O IBAN "PT50000000000000000000000" é inválido (dígitos de controlo do NIB português). Verifique o número no seu extrato bancário.»
• Causa: os dois últimos algarismos (controlo do NIB) não batem com o resto do número.
• O que fazer: peça ao trabalhador o comprovativo do IBAN emitido pelo banco e copie-o de lá.