A fatura não pode ser publicada: o número tem de ser atribuído pela série fiscal

Sintoma

Acontece uma destas coisas:

• uma fatura em rascunho, que veio de uma importação, já tem um número no topo (por exemplo FT IMP26/3) e, ao carregar em Confirmar, aparece a janela Operação inválida;
• ao importar faturas de um ficheiro, a importação é recusada com «Erro na linha …» a dizer que o documento não pode ser criado com número;
• um programa ligado ao fiscaldoo (uma integração) recebe a recusa de criar uma fatura com número ou já publicada.

Numa empresa portuguesa, o número de uma fatura é dado pela série fiscal no momento em que a fatura é confirmada, junto com o ATCUD e a assinatura. Um número escrito à mão, ou trazido num ficheiro, não tem nenhum dos dois.

Mensagem

Ao carregar em Confirmar numa fatura em rascunho que já tem número:

«O documento "Rascunho da Fatura FT IMP26/3" não pode ser publicado: o seu número tem de ser atribuído pela série fiscal do diário "Vendas" quando é publicado, mas já tem um número que não vem de uma série.»

Ao importar um ficheiro com as colunas do número e do diário, no botão Teste ou Importar:

«Erro na linha 1: "Um documento do diário certificado "Vendas" não pode ser criado com número: o número é atribuído pela série fiscal quando é publicado."»

Numa integração que tenta criar a fatura já publicada:

«Um documento de uma empresa portuguesa não pode ser criado já publicado: crie-o em rascunho e confirme-o.»

Raramente, ao confirmar:

«A série "…" está a ser usada por outro documento a ser publicado ao mesmo tempo. Tente de novo daqui a pouco.»

Pendente de validação no ecrã: esta última mensagem só aparece quando dois documentos da mesma série são confirmados no mesmo instante, o que não se consegue provocar pelo ecrã da demonstração. O texto é o do produto.

As partes em itálico mudam com o documento. As três primeiras mensagens foram provocadas na base de demonstração: a 1.ª com o perfil Faturação, a 2.ª numa importação feita pelo administrador e a 3.ª por uma integração com o utilizador do perfil Faturação.

Causas verificadas

• A importação trouxe o número, mas não o diário. Um ficheiro com a coluna do número (Número) e sem a coluna do diário é aceite: a fatura fica em rascunho, no diário certificado por omissão (Vendas), já com o número do ficheiro. A recusa só aparece ao Confirmar. Na demonstração, o ficheiro com o número FT IMP26/3 e uma linha de [KIT-CAN] Kit de canetas foi importado com «1 registos importados com sucesso».
• A importação trouxe o número e o diário. O fiscaldoo recusa a linha logo na importação (2.ª mensagem) e não cria nada.
• Um programa externo tentou criar a fatura com número ou já publicada. A fatura já publicada é sempre recusada. A fatura com número é recusada quando o programa indica o diário; se não o indica, fica em rascunho com o número, e a recusa só aparece ao confirmar (o 1.º caso). Na demonstração, as recusas foram dadas sem criar nenhum documento, e um pedido com número e sem diário criou o rascunho FT XPTO/2, depois eliminado.
• Duas confirmações ao mesmo tempo na mesma série. A segunda espera pela primeira e, se não conseguir, é recusada (4.ª mensagem).

Uma coluna de estado com o valor publicado (posted) não publica nada: na demonstração, a fatura importada assim ficou em Rascunho, sem número e sem aviso.

O que confirmar

1. O número no topo da fatura em rascunho, por baixo de Fatura de Cliente. Uma fatura que vai ser numerada pela série mostra Rascunho; se mostra um número, esse número veio do ficheiro ou foi escrito à mão.

2. De onde veio a fatura. Se é uma venda nova, que nunca foi faturada, segue o primeiro caso de «Como resolver». Se é uma fatura já emitida noutro programa, segue o segundo.

3. Quem pode importar. A importação de faturas exige a permissão Migração / Importação fiscal (ou administrador do sistema). Na demonstração, os perfis Faturação, Contabilista e Responsável fiscal receberam, no botão Teste:

   «Não tem permissão para carregar registos fiscais a partir de um ficheiro: é necessária a permissão «Migração / Importação fiscal, ou administrador do sistema», que o seu utilizador não tem. As submissões e exportações oficiais estão limitadas às pessoas que a empresa autorizou para isso. Peça a um administrador fiscal que lhe atribua essa permissão, ou peça a alguém que a tenha para o fazer por si.»

Como resolver

A fatura é de uma venda nova: tire o número e confirme

Com o perfil Faturação (ou outro que emita faturas):

1. Abra Faturação › Faturar › Faturas de clientes e a fatura em rascunho com número.
2. Carregue no número, no topo da fatura, e apague-o todo, até o campo ficar vazio.
3. Carregue em Guardar manualmente (o ícone da nuvem, ao lado do nome da fatura). O topo passa a mostrar Rascunho.
4. Confira o cliente, a data e as linhas.
5. Carregue em Confirmar. A série do diário dá o número, o ATCUD e a assinatura.

Na demonstração, a fatura importada com o número FT IMP26/1 para a Papelaria Exemplo, Lda (com uma linha de 1 × Kit de canetas a 10,00 € + IVA 23 %, acrescentada no rascunho) ficou, depois destes passos, FT D26/47, com o ATCUD DEMOFT2026-47, 12,30 €. Os lançamentos são os de qualquer fatura (conferidos no razão):

Conta	Débito	Crédito
2111 Clientes gerais	12,30 €
711 Mercadorias		10,00 €
2433 IVA - Liquidado		2,30 €

Ao corrigir o ficheiro para as importações seguintes, retire a coluna do número: o fiscaldoo numera cada fatura quando ela é confirmada. Como emitir a fatura está em Como emitir uma fatura certificada.

Quem faz: quem emite faturas (perfil Faturação ou superior).

A fatura já foi emitida noutro programa: não a confirme

Confirmar volta a faturar a mesma venda

Ao confirmar, o fiscaldoo emite uma fatura nova, com um número da sua série. Se a venda já foi faturada noutro programa, ficam duas faturas e o IVA liquidado duas vezes. Uma fatura confirmada já não se elimina: corrige-se com uma nota de crédito ou com a anulação. Pendente de validação por contabilista certificado: como trazer para o fiscaldoo as faturas emitidas noutro programa certificado (só para consulta e para o SAF-T) sem as voltar a emitir.

1. Não carregue em Confirmar.
2. Elimine o rascunho: na fatura, abra o menu Ações (os três pontos ao lado do nome da fatura), carregue em Eliminar e, na janela Adeus, registo!, em Eliminar. Na demonstração, a Faturação eliminou assim o rascunho FT IMP26/3, sem usar nenhum número da série.
3. Fale com quem está a fazer a migração e com o contabilista certificado antes de importar de novo. Os documentos certificados de outro programa têm um ecrã próprio, Contabilidade › Configurar › Migração e importações › Migração de documentos certificados: o administrador vê «Aqui aparecem as migrações de documentos certificados de outro sistema; cria-se uma com «Novo», escolhendo o ficheiro a importar.»; o Contabilista Certificado / Gestor fiscal vê a lista, sem Novo.

Quem faz: quem importou a fatura, com o contabilista certificado.

A integração foi recusada

Corrija o programa que envia as faturas: deve criá-las em rascunho, sem número e sem estado publicado, e confirmá-las depois, como se faz no ecrã. Nada foi criado com a recusa, por isso não há nada a apagar no fiscaldoo. Se o programa enviou a fatura com número mas sem diário, ela foi criada em rascunho com esse número: trate-a como no primeiro caso.

Quem faz: quem mantém a integração (suporte ou parceiro).

A série estava a ser usada ao mesmo tempo

Espere uns segundos e carregue de novo em Confirmar. A fatura continua em rascunho e não perdeu nada.

Quem faz: quem estava a emitir a fatura.

Resultado esperado

• A fatura fica Publicada, com o número da série do diário (no exemplo, FT D26/47) e o ATCUD.
• A importação seguinte, sem a coluna do número, cria rascunhos que mostram Rascunho no topo.
• Nenhuma venda faturada noutro programa foi emitida de novo.

Quando contactar o suporte

• Apagou o número, guardou, e a fatura continua a mostrar um número no topo.
• A mensagem da série «a ser usada por outro documento» repete-se durante vários minutos.
• Precisa de trazer faturas emitidas noutro programa e não sabe por onde.

Informação a enviar

• A mensagem completa, copiada da janela ou do ecrã de importação.
• O número que a fatura mostra no topo e o diário.
• Se a fatura veio de uma importação (e as colunas do ficheiro, sem dados de clientes) ou de uma integração.
• A empresa e o perfil com que entrou.