Não consigo alterar uma fatura já emitida
Sintoma
Quer corrigir uma fatura (ou uma nota de crédito, uma fatura-recibo, um recibo) que já foi emitida, e:
- os campos não deixam escrever e não há botão para voltar a rascunho; ou
- ao tentar alterar, aparece uma mensagem a dizer que o documento certificado não pode ser alterado.
Mensagem
No topo de uma fatura emitida, com os perfis Administrativo e Contabilista, aparece este aviso:
«Documento emitido e assinado: já não se altera. Para o corrigir, emita uma nota de crédito.»
Com os mesmos perfis aparece por baixo um segundo aviso:
«Um documento emitido não se apaga nem se altera. Se foi emitido por engano, peça a um utilizador com o perfil «Responsável fiscal», «Contabilista certificado» ou «Administração fiscal» que o anule (botão «Anular» no documento, com o motivo), ou emita uma nota de crédito que lhe faça referência (botão «Nota de crédito»).»
No ecrã, esses botões chamam-se Anular documento certificado (só aparece a esses perfis) e Nota de Crédito.
Com o perfil Contabilista certificado há só um aviso, que termina em «Para corrigir, emita uma nota de crédito ou anule-o indicando o motivo.»
Se tentar alterar o documento por outro caminho (uma importação, uma integração, outra aplicação), a recusa diz:
«O documento certificado "FT D26/48" não pode ser alterado: só são editáveis as notas internas, os anexos, as mensagens e as atividades (campo(s) recusado(s): partner_id). Para o corrigir, emita uma nota de crédito ou de débito, ou anule-o registando o motivo (DL 28/2019, art. 7.º).»
Se tentar voltar a rascunho:
«O(s) documento(s) certificado(s) FT D26/48 não pode(m) voltar a rascunho: o número, o ATCUD e a assinatura já fazem parte do registo fiscal (DL 28/2019, art. 7.º). Para corrigir um documento, emita uma nota de crédito (ou de débito) que o refira; se foi emitido por engano, anule-o com «Anular documento certificado» (motivo obrigatório), que mantém o número intacto.»
Se tentar eliminar:
«O documento "FT D26/48" tem de ser conservado até 31/12/2036: os documentos fiscais conservam-se 10 anos (CIVA art. 52.º, CIRC art. 123.º) e não se podem eliminar antes dessa data, nem por administradores. Se foi emitido por engano, anule-o ou emita uma nota de crédito.»
As três mensagens foram copiadas da base de demonstração em português, tentando a alteração por integração; o nome do campo entre parênteses muda com o que se tentou alterar. Pendente de validação por contabilista certificado: o prazo de conservação que a mensagem cita (10 anos).
Se tentar alterar o NIF ou o nome na ficha de um cliente que já tem documentos emitidos, ao gravar aparece, com qualquer perfil:
«"Cliente Teste DOCS-016, Lda" já é usado em documentos certificados, por isso o seu NIF ("PT516001604") não pode ser alterado aqui: os ficheiros mestre do SAF-T e os documentos já emitidos dependem dele. Os documentos guardam os dados com que foram emitidos. Se foi um erro de escrita, peça ao Responsável fiscal que o corrija com a correção auditada (botão "Correção auditada" na ficha); caso contrário, crie um registo novo.»
Causas verificadas
- O documento já foi emitido. Ao carregar em Confirmar, a fatura recebeu número, ATCUD e assinatura e passou a Publicada. A lei proíbe alterar um documento nesse estado (Decreto-Lei 28/2019, art. 7.º) e o fiscaldoo recusa sempre, incluindo para administradores. A tentativa fica no registo de auditoria.
- A ficha do cliente ou do artigo já foi usada num documento emitido. O nome e o NIF do cliente deixam de se alterar diretamente na ficha, porque o SAF-T e os documentos dependem deles; a morada continua a alterar-se na ficha. Os documentos guardam os dados com que foram emitidos.
O que confirmar
- O estado do documento: se está em Rascunho, pode alterá-lo. Se está Publicada, já não.
- O que está errado: o valor ou as linhas (preço, quantidade, artigo, IVA), os dados do cliente (nome, morada, NIF) ou o documento inteiro (emitido por erro).
- Se a operação aconteceu mesmo ou se o documento não devia existir.
Como resolver
Escolha o caso que corresponde ao que está errado.
Preço, quantidade, artigo, desconto ou devolução
Emita uma nota de crédito a partir da fatura: Como emitir uma nota de crédito. Se faltou faturar, emita uma nota de débito ou uma fatura nova.
Quem faz: Administrativo ou Contabilista.
Nome, morada ou NIF do cliente
Há dois sítios a corrigir, e às vezes os dois:
- a fatura emitida, se saiu para o cliente errado ou com dados errados: Corrigir os dados do cliente, a seguir;
- a ficha do cliente, se o nome ou o NIF foram mal escritos na ficha: Correção auditada, mais abaixo. Só muda a ficha, para os documentos seguintes; as faturas já emitidas com o dado errado corrigem-se com Corrigir os dados do cliente.
Corrigir a fatura: Corrigir os dados do cliente
Com o perfil Administrativo, na fatura abra Ações e escolha Corrigir os dados do cliente; com os perfis Contabilista e Contabilista certificado, Corrigir os dados do cliente é um botão da fatura.
A janela Corrigir os dados do cliente mostra o Cliente na fatura emitida e traz já preenchidos o Motivo («Correção dos dados do cliente», que pode mudar), o Cliente corrigido (o mesmo cliente: escolha o certo, ou corrija antes o contacto), o Motivo da regularização de IVA e a Data de referência da regularização (a data de hoje). O motivo de IVA não se escolhe: vem como «Anulação ou redução da operação (invalidade, resolução, rescisão, redução do contrato, devolução de mercadorias, abatimentos ou descontos)» e a janela explica: «A nota de crédito que anula a fatura é uma regularização de IVA a favor do sujeito passivo (CIVA art. 78.º n.º 2, campo 40 da declaração de IVA); a fatura nova liquida o IVA de novo. O motivo é definido por este passo: preencha a data e a prova (como o cliente foi informado da correção).»
Confira a data e preencha a Prova da regularização (por exemplo, o e-mail enviado ao cliente com a fatura nova). Sem a prova, a janela recusa com «Há campos obrigatórios por preencher. Preencha os campos assinalados a vermelho para poder guardar.». Carregue em Emitir nota de crédito e preparar fatura nova: a nota de crédito da fatura inteira é emitida com esse motivo de IVA e abre-se a fatura nova em rascunho, com o cliente corrigido. Confira-a e carregue em Confirmar. Na demonstração, com o perfil Administrativo, a FT D26/40 (12,30 €, à «Papelaria Exemplo, Lda») deu a NC D26/4 de 12,30 € (711 Mercadorias a débito 10,00 €, 2433 IVA - Liquidado a débito 2,30 €, 2111 Clientes gerais a crédito 12,30 €) e a fatura nova FT D26/42, à «Oficina Exemplo, Lda», confirmada pelo mesmo perfil. Pendente de validação por contabilista certificado: o motivo de IVA e o campo da declaração que a janela define numa correção dos dados do cliente.
A fatura emitida mantém os dados com que saiu.
Quem faz: Administrativo (em Ações), Contabilista ou Contabilista certificado (botão da fatura).
Corrigir a ficha: Correção auditada
A morada altera-se na própria ficha do cliente. O nome e o NIF de um cliente com documentos emitidos não: a ficha recusa-os (ver «Mensagem») e manda pedir ao Responsável fiscal a correção auditada, para um erro de escrita. «Responsável fiscal» é o nome do acesso: no campo Perfil, quem o tem é o Contabilista certificado.
- Abra a ficha do cliente e carregue em Correção auditada. Dos valores do campo Perfil, só o Contabilista certificado tem este botão (o administrador também o tem).
- Na janela Correção auditada, escolha o Campo a corrigir (NIF ou Nome), confira o Valor atual, escreva o Valor corrigido e o Motivo e carregue em Corrigir.
A ficha fica com o valor novo e o motivo fica no registo de auditoria. Os documentos já emitidos não mudam: guardam o NIF e o nome com que saíram, que são os do código QR e do SAF-T desse documento. Na demonstração, a FT D26/53 saiu com o NIF PT516001604; depois de corrigido na ficha para PT516001612, a fatura continua com o PT516001604, embora o bloco do cliente, ao abrir a fatura, mostre já os dados novos da ficha.
Quem faz: o Contabilista certificado.
O documento foi emitido por erro (fatura ou recibo)
Se a operação não aconteceu, o documento anula-se com o motivo, sem o apagar: Como anular uma fatura ou outro documento certificado.
Quem faz: o Contabilista certificado ou o administrador; um recibo, também o Contabilista.
Não tente contornar o bloqueio (duplicar a fatura e apagar a original, mudar a data, alterar no modo programador): o fiscaldoo recusa e cada tentativa fica registada.
Resultado esperado
- Com nota de crédito: a fatura original fica igual e passa a mostrar a nota de crédito que a corrige.
- Com a correção dos dados do cliente: existe uma nota de crédito total (a fatura original passa a Estornado) e uma fatura nova, com o cliente certo.
- Com a correção auditada: a ficha do cliente tem o nome ou o NIF certo para os documentos seguintes; os já emitidos ficam como saíram.
- Com anulação: o documento fica anulado, com o motivo, e o número não volta a ser usado.
Quando contactar o suporte
- A mensagem aparece num documento que nunca foi emitido (por exemplo, um rascunho que não deixa editar).
- A série ficou bloqueada com a mensagem «A emissão está parada nesta série: o controlo de integridade encontrou a sua cadeia de assinaturas quebrada.»
- Precisa de corrigir dados que nenhum dos caminhos acima permite.
Informação a enviar
- O número do documento (por exemplo
FT D26/12) e a empresa. - O texto completo da mensagem, copiado do ecrã (não uma fotografia).
- O que estava a tentar fazer e o perfil com que entrou.
- A hora aproximada, para o suporte encontrar a tentativa no registo de auditoria.