Como criar uma série e comunicá-la à AT

Para que serve?

Cada tipo de documento certificado (fatura, fatura simplificada, nota de crédito, recibo, guia de transporte…) é numerado numa série própria, normalmente uma por ano. Antes de a série numerar o primeiro documento, tem de ser comunicada à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), que devolve um código de validação.

O fiscaldoo junta esse código ao número de cada documento para formar o ATCUD (código único do documento), que sai impresso no documento e no código QR. Sem código de validação a série não fica ativa e não se emite nenhum documento nela.

Quando utilizar?

• Antes de emitir o primeiro documento de cada tipo, quando a empresa começa a faturar.
• No início de cada ano, para as séries do novo exercício.
• Quando cria um diário novo (por exemplo, para outro estabelecimento) que precisa de numeração própria.
• Quando precisa de uma série de recuperação, para registar documentos emitidos à mão ou noutro programa durante uma falha.

Onde encontrar?

Contabilidade › Configurar › Faturação certificada › Séries fiscais

Antes de começar

• O seu perfil é Contabilista certificado (o administrador também pode comunicar). Os perfis Administrativo e Contabilista não veem este menu.
• A empresa tem Portugal como país fiscal e o NIF preenchido.
• Existe o diário onde os documentos desta série vão ser emitidos, e esse diário emite o tipo de documento da série (um diário de faturas emite [FT] Fatura e as suas notas de crédito [NC] Nota de crédito).
• O diário ainda não tem uma série ativa do mesmo tipo para o mesmo exercício. Se tiver, a AT aceita a série nova mas o fiscaldoo não a ativa (ver «Problemas frequentes»). Não termine a série que está a usar só para abrir lugar à nova: veja primeiro o aviso «Terminar uma série não se desfaz».
• A empresa tem as credenciais de comunicação com a AT configuradas. Se não tem, comunique a série no Portal das Finanças e registe aqui o código (ver «Se comunicou a série no Portal das Finanças»).

Como utilizar

1. Abra Séries fiscais e carregue em Criar e comunicar, ao lado de Novo.

2. Confirme a Empresa: vem preenchida com a empresa em que está a trabalhar. Só muda se trabalha com várias empresas.

3. Em Identificador da série, escreva o nome da série, por exemplo A27. Use só letras e algarismos.

4. Em Tipo de documento SAF-T, escolha o tipo, por exemplo [NC] Nota de crédito. Atenção à lista: aparecem vários tipos com nomes parecidos; confirme o código entre parênteses retos.

5. Em Diário, escolha o diário onde os documentos vão ser emitidos e que ainda não tem série ativa deste tipo para o exercício. No exemplo, Vendas, que tem séries ativas de 2026 mas nenhuma de 2027.

6. Em Exercício, escreva o ano da série; confirme o Número inicial (normalmente 1) e, em Data de início prevista, a data a partir da qual vai usar a série (para as séries do ano seguinte, 1 de janeiro). Deixe Série de recuperação desmarcada, salvo se for esse o caso.

7. Marque Confirmo que estes dados estão corretos e podem ser comunicados. A Chave de pedido é preenchida pelo fiscaldoo e não se altera: identifica este pedido, para que repetir a operação depois de uma falha continue a mesma série.

8. Carregue em Criar e comunicar e espere pela resposta.

9. Leia o Resultado da comunicação. Comunicada e ativa quer dizer que a série está pronta para 2027, o exercício para que foi criada (começa a 01/01/2027). Carregue em Abrir a série para a ver.

   Atenção: em O que fazer a seguir, o ecrã diz «Nada mais a fazer: já é possível emitir documentos com esta série.» Numa série de um exercício que ainda não começou, como esta de 2027, isso só vale a partir do início da série, 01/01/2027.

As imagens são da base de demonstração, onde a AT é substituída por um simulador: o código de validação que se vê é fictício.

Se a série já existe em rascunho

1. Abra a série (estado Rascunho) e carregue em Comunicar à AT.
2. Na janela Comunicar a série à Autoridade Tributária, confira os dados em «O que vai ser enviado», marque Confirmo que estes dados estão corretos e podem ser comunicados e carregue em Comunicar.
3. Com a resposta aceite, a série passa a Ativo, com o Código de validação e Comunicação com a AT: Aceite. Se o diário já tiver uma série ativa do mesmo tipo para o exercício, o resultado é «Aceite, ainda não aplicada» (ver «Problemas frequentes»).

Se comunicou a série no Portal das Finanças

1. Na lista, carregue em Novo, preencha a série com os mesmos dados que comunicou (identificador, tipo de documento, diário, exercício) e guarde.
2. Carregue em Registar código de validação (Portal). Na janela Registar código de validação, escreva o Código de validação exatamente como a AT o devolveu e confirme Comunicada em. Comprovativo (PDF) é opcional: a lista só mostra os PDF que já estão guardados no fiscaldoo. Carregue em Registar.
3. Carregue em Ativar. A janela pergunta «Ativar esta série? A sua identidade deixa de poder ser alterada.»; carregue em Confirmar.

A série fica Ativo, com o código que registou e a comunicação feita pelo Portal das Finanças (PF).

Resultado esperado

• A série está no estado Ativo, com o Código de validação preenchido, Comunicação com a AT: Aceite e a data e o utilizador da comunicação.
• Por cima da ficha aparece «Esta série já está em uso: a identificação, a numeração e o código de validação já não se podem alterar.»
• Na ficha, o menu Ações passa a ter Finalizar na AT, Anular na AT, Terminar, Cancelar e Verificar numeração (ver «Terminar uma série não se desfaz»).
• O primeiro documento da série leva o ATCUD no formato código de validação-número, por exemplo 4J3PMHN5-1.

Vídeo demonstrativo

No telemóvel, rode-o para a horizontal e veja o vídeo em ecrã inteiro: o texto do ecrã fica legível.

Criar uma série e comunicá-la à AT · 31 s · sem som, com legendas · legendas (WebVTT)

Transcrição

Notas importantes

Terminar uma série não se desfaz

Na ficha de uma série ativa, o menu Ações tem três opções que acabam com a série. Nenhuma se desfaz:

• Anular na AT comunica à AT que a série não chegou a ser usada. Só é possível se foi comunicada hoje ou ontem e ainda não numerou nenhum documento.
• Finalizar na AT comunica à AT o último número emitido e termina a série, aqui e na AT: a numeração acaba e a série não volta a ficar ativa. Só é possível depois de a série ter numerado pelo menos um documento.
• Terminar termina a série só no fiscaldoo e não comunica nada à AT: para a AT a série continua ativa. Cancelar também é só local. Para fechar uma série que já não vai usar, use Finalizar na AT.

Não termine uma série que ainda está a usar só para criar outra; para as séries do ano seguinte, crie-as para o novo exercício, como no exemplo, sem terminar as do ano em curso. Se não tem a certeza de que séries criar ou terminar (por ano, por estabelecimento, de recuperação), decida-o com o contabilista certificado antes de comunicar. Pendente de validação por contabilista certificado: número de séries e quando terminar uma série.

• Depois de ativa, a identificação da série (identificador, tipo de documento, diário, exercício, número inicial) já não se altera; o próprio ecrã o diz.
• As séries de formação não se comunicam à AT e os seus documentos não têm valor fiscal.

Problemas frequentes

«A série … numera [FR] Fatura-recibo, mas o diário … não emite esse tipo»

• Causa: o tipo de documento escolhido não é o que o diário emite.
• O que fazer: feche a mensagem e escolha o tipo certo (por exemplo [FT] Fatura) ou outro diário. Nada foi comunicado.

O resultado diz «Aceite, ainda não aplicada»

• Causa: a AT aceitou a série, mas o fiscaldoo não a pôde ativar. A explicação fica no histórico de mensagens da série; o caso mais comum é «O diário … já tem uma série ativa para [FT] Fatura em 2026».
• O que fazer: se escolheu o diário errado, deixe esta série e crie outra no diário certo. Se a série ativa antiga deixou mesmo de ser usada, o perfil Contabilista certificado pode fechá-la com Ações › Finalizar na AT, que também a termina na AT (leia antes «Terminar uma série não se desfaz»), e depois carregar em Repetir a operação na série nova: a resposta guardada é aplicada sem comunicar uma segunda vez.

A AT recusou a série ou não respondeu

• O que fazer: leia a mensagem do resultado, corrija o dado indicado e carregue em Repetir a operação. Repetir continua a mesma série e nunca a comunica duas vezes. Pendente de validação no ecrã: o simulador da AT da base de demonstração só responde «aceite»; uma recusa real não se pode provocar.

O código de validação é recusado

• Sintoma: ao carregar em Registar: «O código de validação da série "FT REG2026" ("AB-12 34") contém caracteres que não são letras nem algarismos: os códigos da AT são alfanuméricos, e um hífen ou um espaço quebraria o ATCUD de todos os documentos da série. Copie o código exatamente como a AT o devolveu, sem espaços, hífenes ou outros símbolos.»
• O que fazer: copie o código exatamente como a AT o devolveu, sem espaços nem hífenes.