Como escolher a taxa de IVA certa e saber que motivo de isenção sai

Para que serve?

A taxa de IVA de cada linha decide o IVA da fatura e, quando é uma taxa a 0 %, o motivo de isenção que sai no documento e no SAF-T. O fiscaldoo põe a taxa sozinho: vem do artigo, a ficha do cliente pode trocá-la (cliente de outro país) e a verba das listas do IVA da categoria do artigo sugere a taxa reduzida ou intermédia. Nos Açores e na Madeira há taxas próprias. Este artigo mostra onde cada uma se vê e o que conferir antes de emitir.

Escolher a taxa não cria lançamentos. Os lançamentos nascem quando a fatura é emitida (ver «Resultado esperado»).

Quando utilizar?

• Ao criar um artigo de uma natureza que pode ter taxa reduzida ou intermédia (por exemplo pão, carne, peixe).
• Antes de emitir uma fatura a um cliente de outro país da União Europeia.
• Antes de faturar a um cliente dos Açores ou da Madeira, ou quando a empresa tem sede numa região autónoma.
• Quando uma venda é isenta e precisa de saber que motivo de isenção sai na fatura.
• Não escolha a taxa 0% EU para um cliente português: o fiscaldoo recusa a fatura (ver «Problemas frequentes»).

Onde encontrar?

• A taxa de cada linha: coluna Impostos da fatura em rascunho, em Faturação › Faturar › Faturas de clientes.
• A taxa do artigo: campo Impostos sobre vendas do artigo, em Faturação › Clientes e artigos › Artigos.
• A verba das listas do IVA: na categoria do artigo, em Inventário › Configurar › Artigos › Categorias (administrador). Num ecrã mais estreito, o Configurar fica escondido no botão + do fim da barra de menus.
• As opções regionais da empresa: ficha da empresa, separador Localização PT (administrador).

Antes de começar

• Perfis: Administrativo para o artigo e a fatura; administrador para a categoria e para a ficha da empresa (o perfil Administrativo não tem a aplicação Inventário).
• O cliente tem o país e o NIF certos. Num cliente de outro país da União Europeia, o NIF está Válido no VIES antes de fazer a fatura: Como criar um cliente com os dados fiscais certos.
• A Região fiscal da empresa está certo (Como configurar o IVA da empresa).

Como utilizar

1. Verba da categoria (administrador). Abra Inventário › Configurar › Artigos › Categorias e a categoria dos artigos, por exemplo Padaria. No grupo IVA PELA NATUREZA DO BEM (PORTUGAL), em Verba das listas do IVA, escreva parte do nome da verba, por exemplo Pão, e escolha-a. O Tipo de taxa de IVA passa a Reduzida. Carregue no ícone de guardar. A ficha da categoria tem ainda Taxa reduzida de IVA (OSS), Tipo de autoliquidação, Afeta operações isentas (afetação real) e Natureza da inversão do sujeito passivo (DP IVA 06-A). Servem para o balcão único (OSS), a autoliquidação e a dedução do IVA: numa categoria de vendas comuns, deixe-os vazios, salvo indicação do contabilista certificado. A autoliquidação nas compras está em Como lançar uma fatura de fornecedor.
2. Artigo (Faturação). Abra o artigo em Faturação › Clientes e artigos › Artigos e escolha a Categoria, por exemplo Padaria. Se o imposto do artigo não for o da verba, aparece um aviso: «A natureza deste produto indica a taxa de IVA reduzida, mas o imposto de venda é 23%. É apenas um aviso: confirme a verba ou o caso especial e, se o imposto estiver certo, mantenha-o.»
3. Carregue em Aplicar as taxas sugeridas. Enquanto o aviso amarelo está à vista, o botão fica por baixo do aviso; sem o aviso, fica ao lado de Caso especial de IVA. Em Impostos sobre vendas e em Imposto sobre compra, o 23% passa a 6%, e o aviso desaparece. O imposto de compra é o que entra por omissão nas faturas de fornecedor deste artigo e conta no IVA dedutível: se o fornecedor fatura com outra taxa, corrija-o à mão. Guarde o artigo.
4. Fatura (Faturação). Na fatura em rascunho, confira a coluna Impostos de cada linha. Vem do artigo e muda sozinha com o cliente: a um cliente de outro país da União Europeia com o NIF Válido no VIES entra 0% EU (bens) ou 0% EU S (serviços), e a um cliente de fora da União Europeia entra 0% EX. A tabela completa está em Como criar um cliente com os dados fiscais certos, e os impostos e os seus motivos em Como criar um artigo com o IVA e o tipo certos. Um cliente dos Açores ou da Madeira tem secção própria, mais abaixo.
5. Se o cliente é de outro país da União Europeia e o NIF não está Válido no VIES, a linha fica com a taxa portuguesa (na demonstração, 6%) e a fatura mostra um aviso amarelo por cima. É a taxa certa enquanto o NIF não estiver válido. Se a venda é isenta, valide primeiro o NIF e só depois confirme: os passos estão em Como criar um cliente com os dados fiscais certos, secções «Validar o NIF no VIES: os quatro estados» e «Rascunho feito antes da validação». Não ponha a isenção à mão: ver «Notas importantes».
6. Numa venda isenta, deixe a taxa a 0 % que o caso pede. O motivo de isenção vem com a taxa e não se escolhe na fatura: a 0% EU leva o M16, e no PDF sai o texto do motivo, «Isento artigo 14.º do RITI», por baixo do quadro do IVA. Os outros motivos, por exemplo o M07 (isenção do art. 9.º do CIVA) e o M05 (exportação, art. 14.º do CIVA), estão na tabela de Como criar um artigo com o IVA e o tipo certos, secção «Escolher outra taxa de IVA». Se a linha não tem motivo, veja A linha não tem taxa de IVA, ou o imposto a 0 % não se guarda sem motivo de isenção.
7. Carregue em Confirmar para emitir a fatura.

Caso especial de IVA tem quatro opções, que servem só para avisar (a taxa continua a ser escolha sua): Serviço por via eletrónica (art. 18.º n.º 7), Bens em segunda mão, objetos de arte, de coleção e antiguidades (art. 18.º n.º 10), Bens compostos (art. 18.º n.º 4) e Locação financeira (art. 18.º n.º 5). Num artigo comum, deixe-o vazio.

Resultado esperado

A fatura fica Publicada com a taxa que conferiu. Na demonstração, com uma linha de pão a 100,00 € (o Pão de forma do passo 2 na fatura à Bodega; na fatura à Software Berlin, o Pão de forma 500 g (cx. 20), um artigo que a demonstração já tinha, também a 6%):

Cliente	Taxa da linha	Lançamento (conferido no razão)
Bodega Sol Ibérica SL (Espanha, NIF Válido no VIES)	0% EU, que entrou sozinha, com a posição Intra-comunitário (UE) e sem aviso	2111 (clientes) D 100,00 · 711 (vendas) C 100,00, sem linha de IVA
Software Berlin GmbH (Alemanha, NIF por validar)	6% (IVA português), com o aviso do VIES	2111 (clientes) D 106,00 · 711 (vendas) C 100,00 · 2433 (IVA liquidado) C 6,00

O PDF da fatura à Bodega mostra IVA 0% na linha e, por baixo do quadro do IVA, «(1) Isento artigo 14.º do RITI».

Notas importantes

Não emita 0% EU com o NIF por validar no VIES

A isenção intracomunitária só vale com o NIF do cliente válido no VIES (RITI, art. 14.º, n.º 1, alínea a)). A AT só a aceita com esse NIF válido (ficha doutrinária 15604): sem ele, a venda é tributada em Portugal. Por isso, com a opção A isenção intracomunitária exige verificação VIES válida, que vem ligada (Como configurar o IVA da empresa), o fiscaldoo recusa confirmar uma fatura com 0% EU ou 0% EU S a um cliente cujo NIF não está Válido no VIES. A mensagem está em «Problemas frequentes». O que acontece em cada estado do VIES, e com a opção desligada, está em Como criar um cliente com os dados fiscais certos, secções «A isenção posta à mão: uma faixa por estado» e «A opção da empresa».

Só por decisão do contabilista certificado é que uma fatura assim se emite, pelo perfil Contabilista certificado: veja a secção «A decisão do Contabilista certificado» do mesmo artigo. A fatura entra no campo 7 da declaração periódica e na declaração recapitulativa como as outras (De onde vem cada campo da DP IVA). Pendente de validação por contabilista certificado: condições da isenção intracomunitária (RITI, art. 14.º), quando se pode emitir com o NIF por validar e o que fazer a uma fatura já emitida assim.

• A verba só sugere. A taxa do artigo nunca muda sozinha: muda quando carrega em Aplicar as taxas sugeridas ou escolhe outra em Impostos sobre vendas. Um artigo antigo de uma categoria a que acabou de dar uma verba fica com a taxa que tinha até o abrir e aplicar. Pendente de validação por contabilista certificado: verba das listas I e II que se aplica a cada bem.
• Histórico de uma venda à UE com IVA português. Numa fatura emitida assim (na demonstração, a fatura à Software Berlin da tabela acima), o histórico diz: «A venda é para outro Estado-Membro mas nenhuma linha usa o imposto isento intracomunitário (motivo M16), por isso não entra no campo 7 da declaração de IVA nem na declaração recapitulativa. A isenção exige um NIF válido no VIES: carregue em «Validar VIES» no cliente e, se o NIF for válido, carregue em «Recalcular o IVA» no rascunho antes de o emitir.» Com o NIF por validar, a taxa portuguesa é a certa. Numa fatura já emitida, o «Recalcular o IVA» já não se aplica: corrige-se com nota de crédito.
• Autoliquidação nas compras (construção civil, sucatas e outros casos): trata-se na fatura de fornecedor, em Como lançar uma fatura de fornecedor. As taxas 0% AUT … de venda e os seus motivos estão na tabela de Como criar um artigo com o IVA e o tipo certos.
• Uma fatura emitida com a taxa errada não se altera: corrige-se com nota de crédito e fatura nova (Como emitir uma nota de crédito).

Clientes e empresas dos Açores e da Madeira

As regiões autónomas têm taxas próprias, fixadas pelas assembleias regionais (CIVA, art. 18.º, n.º 3):

Região	Reduzida	Intermédia	Normal	Nome no ecrã
Continente	6 %	13 %	23 %	6%, 13%, 23%
Açores	4 %	9 %	16 %	4% AZ, 9% AZ, 16% AZ
Madeira	4 % (desde 1/10/2024)	12 %	22 %	4% MA, 12% MA, 22% MA

As taxas do continente estão no CIVA (art. 18.º, n.º 1). As das regiões vêm do Decreto Legislativo Regional n.º 15-A/2021/A (Açores, desde 1/7/2021) e do Decreto Legislativo Regional n.º 6/2024/M (taxa reduzida da Madeira). O quadro da AT que as junta é o do Ofício Circulado n.º 25045/2024. A lista de impostos tem ainda 5% MA, a taxa reduzida da Madeira até 30/09/2024: não a use numa fatura de hoje.

Cliente com morada nos Açores ou na Madeira. Por omissão, a fatura vem com a posição Portugal e a taxa do continente: na demonstração, o Pão de forma a um cliente do Funchal entrou com 6%. Para aplicar a taxa da região, escolha a posição numa fatura nova, em Outra Informação › Posição Fiscal (Portugal — Açores ou Portugal — Madeira), antes de pôr as linhas. Na demonstração, o mesmo artigo entrou então com 4% MA (Madeira) e 4% AZ (Açores). Confira sempre a coluna Impostos antes de confirmar. Quem decide se a venda leva a taxa da região é o contabilista certificado. Pendente de validação por contabilista certificado: que taxa leva a venda de bens de uma empresa do continente a um cliente dos Açores ou da Madeira, e quando se considera a operação feita na região.

As duas opções da ficha da empresa (administrador). Estão no separador Localização PT, no grupo POSIÇÕES FISCAIS REGIONAIS (AÇORES/MADEIRA), e vêm desligadas:

• Aplicar posição fiscal regional pela região do parceiro (bens): ligada, a posição regional entra sozinha pelo código postal do cliente. Na demonstração, com ela ligada, a fatura ao cliente do Funchal veio com Portugal — Madeira e 4% MA. A ajuda do ecrã pede que confirme com o contabilista certificado antes de a ligar. Escolher a posição à mão funciona sempre, com a opção ligada ou desligada.
• Usar taxas regionais por omissão (região da própria empresa): para uma empresa cuja Região fiscal é Açores ou Madeira. Segundo a ajuda do ecrã, ao ligá-la a taxa por omissão da empresa passa a ser a taxa normal da região, e as linhas de documentos já existentes não mudam. Desligá-la não repõe a taxa anterior, que se corrige à mão. A ajuda também pede a confirmação do contabilista certificado.

Problemas frequentes

«Operação inválida»: o NIF ainda não foi validado no VIES

• Mensagem: «A fatura (ainda sem número) tem a isenção intracomunitária (0 % EU) para o cliente "Software Berlin GmbH", mas o NIF ainda não foi validado no VIES. …». Com o serviço do VIES indisponível, com um NIF que o VIES deu como inválido, com um NIF sem o código do país ou com um cliente sem País, a mensagem muda: todas estão em O NIF do cliente é inválido ou está em falta.
• Causa: a linha tem 0% EU ou 0% EU S e o NIF do cliente não está Válido no VIES (ver «Notas importantes»).
• O que fazer: carregue em Fechar e siga «O que fazer» em O NIF do cliente é inválido ou está em falta.

«Operação inválida»: o cliente não está estabelecido noutro Estado-Membro

• Mensagem: «A fatura (ainda sem número) usa uma taxa de isenção intracomunitária, mas o cliente "Papelaria Exemplo, Lda" não está estabelecido noutro Estado-Membro da UE (país: Portugal). A isenção (RITI art. 14.º) só vale para um cliente de outro Estado-Membro com NIF válido. Como resolver: escolha a taxa certa (para um cliente português, a taxa normal ou reduzida de IVA) ou corrija o país do cliente.»
• Causa: escolheu uma taxa intracomunitária numa linha de uma fatura a um cliente português (ou de fora da União Europeia); na demonstração, a 0% EU S, que é a que a lista de impostos da linha mostra. Antes de confirmar, o rascunho já mostra uma faixa vermelha: «Esta fatura tem a isenção intracomunitária (0 % EU), mas o cliente não está estabelecido noutro Estado-Membro da UE (é de Portugal ou de um país fora da UE), por isso não pode ser confirmada, nem sequer com um motivo do Responsável fiscal. …»
• O que fazer: carregue em Fechar, troque a taxa da linha (por exemplo 6% ou 23%) e carregue em Confirmar. Se o país do cliente está errado, corrija-o na ficha do cliente.

A linha de um cliente da UE vem com IVA português

• Causa: o NIF do cliente não está validado no VIES (o aviso por cima da fatura di-lo).
• O que fazer: valide o NIF na ficha do cliente. Os passos, e o que fazer num rascunho feito antes da validação, estão em Como criar um cliente com os dados fiscais certos, secções «Validar o NIF no VIES: os quatro estados» e «Rascunho feito antes da validação». Com o NIF por validar, não ponha a isenção à mão: fale com o contabilista certificado.