Como exportar as demonstrações financeiras em PDF para assinar
Para que serve?
As demonstrações financeiras do fim do exercício assinam-se pelo gestor e pelo contabilista certificado. Exportar PDF para assinar dá o PDF pronto para isso: cabeçalho da entidade, título da demonstração, os valores, o espaço das assinaturas e uma impressão digital do conteúdo. Cada exportação fica registada, para provar o que foi entregue para assinar.
Quando utilizar?
- Quando a demonstração está fechada e vai ser assinada: balanço, demonstração de resultados, fluxos de caixa ou alterações no capital próprio.
- Para saber, mais tarde, o que foi exportado, por quem e quando.
- Não o use para conferências: para isso, Exportar PDF ou a folha de cálculo (ver Como filtrar, comparar períodos e exportar um relatório). O balancete, por exemplo, não tem esta opção.
Onde encontrar?
- A opção: em cada demonstração, Exportar › Exportar PDF para assinar. No exemplo, Contabilidade › Consultar › Demonstrações financeiras › Fluxos de caixa.
- O registo: Contabilidade › Declarar › Declarações anuais › O que há para fazer com as declarações anuais? e, em Mapas e ficheiros, Exportações de PDF para assinar.
Antes de começar
- O seu perfil é Contabilista. Com ele faz todos os passos deste artigo (testado com o perfil Contabilista). O Auditor também (testado até ao último passo): entra na aplicação Auditoria e abre a Contabilidade no menu das aplicações. O PDF e a linha do registo ficam com o nome de quem exporta.
- O exercício está concluído: o PDF mostra os valores de hoje.
- O exemplo é a Demonstração dos Fluxos de Caixa (SNC) da Empresa Demonstração, Lda, em 2026, a 03/11/2026.
Como utilizar
- Abra a demonstração, por exemplo Contabilidade › Consultar › Demonstrações financeiras › Fluxos de caixa, e confira o período na barra do topo.
- Carregue em Exportar. A lista tem Exportar com opções…, Exportar XLSX, Exportar PDF para assinar, Exportar CSV (formato PT), Exportar CSV (técnico) e Imprimir. Está no Balanço, na Demonstração de resultados, nos Fluxos de caixa e nas Alterações no capital próprio.
- Escolha Exportar PDF para assinar. O PDF descarrega-se com o nome da empresa, da demonstração e do período (
Empresa_Demonstracao_Lda_Demonstracao_dos_Fluxos_de_Caixa_SNC_2026-01-01_2026-12-31.pdf). - Abra o PDF. No exemplo tem uma página, com a entidade e o título «DEMONSTRAÇÃO INDIVIDUAL DE FLUXOS DE CAIXA PERÍODO FINDO EM 31 DE DEZEMBRO DE 2026», a empresa, o NIF, o período, a unidade monetária (euro), a data de emissão e o utilizador, as rubricas com os valores do ecrã, o bloco Assinaturas (Gestor 1 (nome e assinatura), Gestor 2 (nome e assinatura) e Contabilista certificado (n.º OCC) (nome e assinatura)) e, no rodapé, o SHA-256 do conteúdo.
- Para ver o que foi exportado, abra Contabilidade › Declarar › Declarações anuais › O que há para fazer com as declarações anuais? e, em Mapas e ficheiros, carregue em Exportações de PDF para assinar. Cada exportação é uma linha: Exportado em, Relatório, Exportado por, Nome do ficheiro, Páginas e SHA-256 do ficheiro.
- Abra uma linha para ver a ficha, com o Formato, as Páginas e o bloco PROVA DO QUE FOI ENTREGUE PARA ASSINAR: o SHA-256 do ficheiro e o SHA-256 do conteúdo. O do conteúdo é o que está no rodapé do PDF (no exemplo,
dfa32c53…).
Resultado esperado
- Um PDF com a entidade, os valores do ecrã e o espaço das assinaturas. O balanço, a demonstração de resultados e os fluxos de caixa saem com o título formal; as alterações no capital próprio saem com o título do ecrã (ver «Notas importantes»).
- Uma linha nova em Exportações de PDF para assinar por cada exportação.
- O PDF não é assinado pelo Odoo: leva os espaços para assinar.
Notas importantes
- Cada exportação cria um registo, mesmo repetida. No exemplo, duas exportações seguidas dos fluxos de caixa deram duas linhas, com SHA-256 do ficheiro diferentes. Entregue para assinar o ficheiro cujo código está no registo.
- Uma demonstração a zero também se exporta. Numa empresa sem lançamentos, o PDF sai com os valores a 0,00 € e a linha fica no registo. Os avisos do ecrã não passam para o PDF: confira a demonstração antes de exportar.
- As páginas variam. No exemplo: fluxos de caixa e demonstração de resultados, 1 página; balanço e alterações no capital próprio, 2 páginas. As assinaturas ficam no fim da última.
- As alterações no capital próprio ainda não têm o cabeçalho formal. O PDF sai com «Demonstração das Alterações no Capital Próprio (SNC)», sem a linha «Entidade:» nem «DEMONSTRAÇÃO INDIVIDUAL…» das outras três. Confirme com o contabilista certificado antes de o usar como peça final.
- A demonstração tem de estar certa antes de exportar. Um PDF assinado e entregue não se corrige: se os valores mudarem, exporte outro. Pendente de validação por contabilista certificado: o formato do cabeçalho e das assinaturas face ao modelo oficial das demonstrações financeiras.
Problemas frequentes
Não vejo «Exportar PDF para assinar»
- Causa: está num relatório que não é uma demonstração financeira, como o balancete.
- O que fazer: abra o balanço, a demonstração de resultados, os fluxos de caixa ou as alterações no capital próprio.