Como conferir as compras com o e-Fatura

Para que serve?

O Confronto com o e-Fatura compara, num só passo, o ficheiro das suas compras que descarregou do Portal e-Fatura com as faturas de fornecedor que tem na contabilidade e diz-lhe quais faltam de cada lado. Para as que a AT conhece e a contabilidade não tem, prepara o rascunho da fatura.

Nada é enviado à AT: o fiscaldoo nunca se liga ao Portal das Finanças. É você que descarrega o ficheiro e o carrega aqui.

Quando utilizar?

• Antes de fechar o IVA, para apanhar as compras que um fornecedor comunicou à AT e que ainda não lançou.
• No fim do ano, para conferir se tudo o que consta do e-Fatura está na contabilidade (e o contrário).
• Não é o mesmo que importar o ficheiro: Como importar as faturas do e-Fatura guarda os documentos do Portal e acompanha cada um até ser lançado. Este confronto é uma comparação rápida, que não fica guardada.

Onde encontrar?

• Contabilidade › Reconciliar › Bancos e caixa › Confronto com o e-Fatura, com o perfil Contabilista (ou Responsável fiscal).
• Auditoria › Conferências › Conferência dos documentos de compra, com o perfil Auditor ou Responsável fiscal: o relatório que cruza as faturas de fornecedor com os documentos importados do e-Fatura (ver o passo 7).

Antes de começar

• O Copiloto tem de estar ligado na empresa, com o interruptor «Confronto com o ficheiro do e-Fatura». Quem os liga é o perfil Administração fiscal (no exemplo, o administrador), em Copiloto › Controlo › Interruptores, escolhida a empresa no canto superior direito: ligue Copiloto (interruptor geral da empresa) e Confronto com o ficheiro do e-Fatura. Este confronto é «seguro»: só compara dados que já tem e não usa inteligência artificial.
• Tem o ficheiro da lista de compras do Portal e-Fatura, em CSV ou XLSX. Pendente de validação no ecrã: o caminho da exportação no Portal das Finanças e os títulos exatos das colunas do ficheiro de 2026 (a demonstração não liga à AT real; o ficheiro do exemplo foi escrito à mão, com colunas que o ecrã reconhece).
• O exemplo é a Empresa Demonstração, Lda, com as compras de setembro de 2026. O ficheiro tem 7 faturas, de 02/09/2026 a 28/09/2026, com as colunas NIF Emitente, Nome Emitente, Tipo Documento, Número Documento, Data Documento, Valor IVA e Total.

Como utilizar

1. Abra Contabilidade › Reconciliar › Bancos e caixa › Confronto com o e-Fatura. Abre a ficha Confronto com o ficheiro do e-Fatura, com o campo Ficheiro do e-Fatura (CSV ou XLSX).
2. Carregue em Escolher ficheiro e escolha o ficheiro.
3. Carregue em Comparar. O ecrã lê o ficheiro e conta: Ficheiro: 7 faturas de 02/09/2026 a 28/09/2026; Nos dois sítios: 5; A AT conhece e a contabilidade não tem: 2; A contabilidade tem e a AT não conhece: 1; e Ficaram de fora 1 faturas de fornecedores sem NIF português (a fatura de um fornecedor dos EUA, que a AT não conhece).
4. Leia a tabela. Só aparecem as diferenças:
   • A AT conhece-a, a contabilidade não a tem (a laranja): FT SC/2026/77 da Serralharia do Cávado, Lda (369,00 €) e FT PAP/2026/131 da Papelaria Central, Lda (123,00 €). Cada linha tem Criar o rascunho.
   • A contabilidade tem-na, a AT não a conhece (a azul): FT EML/2026/45 da Equipamentos e Mobiliário Lusitano, Lda (246,00 €), com Abrir a fatura. Pode ser uma fatura que o fornecedor não comunicou, ou uma fatura sua com o número ou a data diferentes do Portal; peça a confirmação ao fornecedor.
5. Para uma fatura em falta, carregue em Criar o rascunho. Abre o Rascunho de fatura de fornecedor com o fornecedor (se o NIF não existir, cria-o), a Referência da Fatura igual ao número do documento, a Data da Fatura de Fornecedor (17/09/2026), o diário Compras e uma só linha com o total (369,00 €, conta 6228 Outros, sem IVA e sem dedução de IVA). A conversa regista: «Rascunho preparado pelo Copiloto a partir do ficheiro do e-Fatura: só se conhece o total. Complete os impostos e a conta e confirme-o.»
6. Complete o rascunho antes de o confirmar: reparta o valor pela base e pelo IVA (neste exemplo, 300,00 € mais 69,00 €), escolha a conta de gastos certa e confira a Data Contabilística (30/09/2026 neste exemplo), que decide o período do IVA. O passo-a-passo está em Como lançar uma fatura de fornecedor. Depois de criado o rascunho, voltar a comparar o mesmo ficheiro dá Nos dois sítios: 6 e só resta uma fatura em falta (a FT PAP/2026/131). Um rascunho já conta como «nos dois sítios»: o confronto não prova que a fatura foi confirmada.
7. Para a fotografia do ano inteiro, o relatório Conferência dos documentos de compra (Auditoria › Conferências) lista cada fatura de fornecedor com e-Fatura: conferido ou e-Fatura: não encontrado no ficheiro importado. Só conhece o que foi importado pelo menu Lançar › Importar (ver o artigo sobre a importação): no exemplo, depois de importar as 6 faturas de setembro, as de setembro com o mesmo NIF e número ficaram «conferido» e todas as outras «não encontrado», mesmo as legítimas. Este relatório não usa o ficheiro deste confronto.

Resultado esperado

• Uma lista só com as diferenças, uma linha por fatura, e a contagem do que está nos dois sítios.
• O rascunho de cada fatura em falta, por confirmar. A fatura só entra na contabilidade quando a confirma.

Notas importantes

• Uma fatura está «nos dois sítios» se tem o mesmo NIF do fornecedor e o mesmo número de documento (espaços e sinais não contam), ou, na falta de número igual, o mesmo NIF, a mesma data e o mesmo total (tolerância de 0,01 €). O total não é conferido quando o número é igual: no exemplo, a FT TEL/912 vinha no ficheiro com 120,00 € e na contabilidade tem 116,85 €, e o ecrã deu-a como «nos dois sítios» sem avisar. Confira os valores no relatório de compras ou na fatura.
• Só compara as faturas da contabilidade com data dentro do período do ficheiro (da data mais antiga à mais recente do ficheiro). Um ficheiro de setembro não deteta o que falta em outubro.
• Não conhece faturas de fornecedores estrangeiros (a AT não as tem): ficam de fora e o ecrã diz quantas. Nem faturas canceladas.
• O rascunho guarda só o total: sem IVA, sem dedução e com a conta 6228. Não o confirme sem completar. Pendente de validação por contabilista certificado: a dedução do IVA das faturas criadas por este confronto (o ecrã põe 0,00 € de IVA dedutível até as completar).
• Notas de crédito. As notas de crédito de fornecedor que tem na contabilidade entram na comparação como qualquer fatura: se o ficheiro não trouxer uma linha com o mesmo NIF e número, aparecem em «A contabilidade tem-na, a AT não a conhece». O que o ecrã não vê é a situação do documento no Portal (por exemplo, anulado). Pendente de validação no ecrã: como o confronto trata as linhas do tipo nota de crédito do próprio ficheiro.
• Quem não pode ligar o Copiloto (por exemplo, o Responsável fiscal que não é Administração fiscal) recebe a mensagem e não faz o confronto.

Problemas frequentes

«O Copiloto está desligado para a empresa»

• Causa: o interruptor geral ou o do confronto estão desligados na empresa.
• O que fazer: peça ao perfil Administração fiscal que os ligue em Copiloto › Controlo › Interruptores. A mensagem do ecrã diz: «O Copiloto está desligado para a empresa "Empresa Demonstração, Lda". Nada foi feito. Só o perfil «Administração fiscal» pode ligar o Copiloto e este agente: peça a alguém com esse perfil.»

«Escolha o ficheiro que descarregou do Portal e-Fatura (CSV ou XLSX)»

• Causa: carregou em Comparar sem escolher o ficheiro.
• O que fazer: escolha o ficheiro e compare de novo.

«O ficheiro não tem nenhuma linha de fatura utilizável»

• Causa: o ficheiro só tem a linha dos títulos (ou as linhas estão vazias).
• O que fazer: confirme que a lista que descarregou tem faturas de compra.

«As colunas do ficheiro não foram reconhecidas»

• Causa: os títulos das colunas não são os que o ecrã conhece (testado com Emissor, Referência, Dia e Montante). O ecrã abre uma janela que diz o formato lido, as colunas do ficheiro e o que falta indicar.
• O que fazer: escreva, nas quatro caixas Coluna do NIF do fornecedor, Coluna do número do documento, Coluna da data do documento e Coluna do total, o título da coluna do seu ficheiro, carregue em Guardar e depois em Comparar. No exemplo, com os quatro títulos, o ecrã comparou a linha única do ficheiro («Nos dois sítios: 1»). A mensagem usa nomes técnicos (supplier_vat, document_number, document_date, total_amount) para o que falta: são, pela ordem, o NIF, o número, a data e o total.