Como funciona o IVA de caixa

Para que serve?

No regime de IVA de caixa, o IVA das vendas só se torna exigível quando o cliente paga (ou no prazo limite), e não quando a fatura é emitida. O fiscaldoo guarda esse IVA numa conta de IVA suspenso enquanto a fatura não é recebida, mostra-o num mapa por cliente e por documento, e só o leva à declaração periódica no mês do recebimento.

Pendente de validação por contabilista certificado: condições para aderir ao regime, comunicação à AT, prazo máximo de exigibilidade e deveres de faturação e de recibo (DL 71/2013). O produto não valida estas condições.

Quando utilizar?

• A empresa aderiu ao regime de IVA de caixa e quer saber quanto IVA está por receber e quando passa a exigível.
• Vai preparar a declaração periódica e quer confirmar que as vendas por receber não entraram.

Se a empresa não está no regime, não há IVA suspenso para reportar: veja o apuramento do IVA e a declaração periódica. A configuração geral do IVA está em Como configurar o IVA.

Onde encontrar?

• A adesão: Definições › Utilizadores e empresas › Empresas (ficha da empresa), separador Localização PT, bloco Regime de IVA de caixa (DL 71/2013), botão Aderir ao regime de IVA de caixa.
• O mapa: Contabilidade › Declarar › IVA › O que há para fazer com o IVA?, no grupo Listas de apoio, IVA de caixa suspenso (janela Mapa do IVA suspenso).

Antes de começar

• A adesão faz-se com o perfil Administrador, que abre a ficha da empresa.
• O Mapa do IVA suspenso abre e gera-se com cada um destes perfis sozinho: Contabilista, Contabilista Certificado / Gestor fiscal, Responsável fiscal e Administração fiscal. Com o perfil Administrativo ou Auditor sozinho, o menu Declarar não aparece.
• Nesta versão, ponha primeiro como ativa, no canto superior direito, a empresa que adere. A janela de adesão aplica-se à empresa ativa e mostra-a no campo Empresa, mesmo que tenha aberto a ficha de outra empresa (ver «Problemas frequentes»).
• A empresa emite faturas numa série certificada e ativa: veja Séries documentais. Na demonstração, a Empresa Demonstração, Lda já tem a série FT D26 no diário Vendas e um diário de recibos (Recibos (RG)).
• O artigo da linha tem referência interna (por exemplo o «Serviço genérico», código SERV): a AT exige o código do artigo em todas as linhas.

Como utilizar

O exemplo foi feito na Empresa Demonstração, Lda, a 05/11/2026, com o perfil Contabilista sozinho (e o Administrador no passo 1).

1. No canto superior direito, ponha como ativa a empresa que adere (nesta versão, a janela usa a empresa ativa e não a da ficha aberta). Abra a ficha dessa empresa e, no separador Localização PT, carregue em Aderir ao regime de IVA de caixa. Confira o campo Empresa da janela e preencha Comunicado à Autoridade Tributária em (15/10/2025), O regime começa em (01/01/2026) e Registada para IVA desde (01/03/2020), que são obrigatórios. Carregue em Confirmar. O bloco passa a mostrar Regime de IVA de caixa assinalado, IVA de caixa desde, Opção comunicada em e o botão Sair do regime de IVA de caixa. O fiscaldoo cria as taxas de caixa (por exemplo 23% (IVA de caixa), 13% (IVA de caixa) e 6% (IVA de caixa), e as dos Açores e da Madeira) e usa a conta 24331 IVA - Liquidado - regime de caixa (por receber). Não envia nada à AT: a comunicação é a data que escreveu.
2. Em Contabilidade › Lançar › Vendas e cobranças › Faturas de clientes, carregue em Novo. Escolha o cliente (Papelaria Central, Lda) e, em Adicionar uma linha, o artigo Serviço genérico. O imposto vem sozinho como 23% (IVA de caixa). Ao escolher o artigo, o preço fica a 0,00 €: escreva depois a descrição (Manutenção anual (IVA de caixa)) e o preço (1.000,00). O total mostra Valor sem Impostos 1.000,00 €, IVA 23% 230,00 € e Total 1.230,00 €.
3. Carregue em Confirmar. A fatura fica Publicada com o número FT D26/34. No exemplo há uma segunda fatura ao mesmo cliente, FT D26/35 (500,00 € + 115,00 €), que fica por receber.
4. Abra IVA de caixa suspenso. A data A vem com o dia de hoje. Carregue em Gerar. Com as duas faturas emitidas e nenhuma recebida, o mapa mostra IVA suspenso 345,00 € (230,00 € da FT D26/34 e 115,00 € da FT D26/35), Dos quais exigível por prazo 0,00 € e uma linha por documento: Cliente, Documento, Data, Moeda do documento, IVA suspenso (moeda do documento), IVA suspenso, Exigível em (30/11/2027) e Exigível por prazo.
5. Quando o cliente paga a FT D26/34, abra a fatura e carregue em Emitir recibo. A janela traz o Diário, a Conta bancária, o Valor (1.230,00 €), a Data de Pagamento (hoje) e o Memorando. Carregue em Criar Pagamento. A fatura passa a Paga, o recibo RG D26/16 fica emitido e o IVA passa a exigível.
6. Gere o mapa outra vez: a FT D26/34 sai da lista e fica só a FT D26/35, com 115,00 €.
7. Para ver o que vai à declaração, abra a declaração periódica do mês do recebimento (no exemplo, novembro de 2026) e calcule-a. O IVA da FT D26/34 entra nos campos da taxa normal desse mês. A FT D26/35, por receber, não entra.

Resultado esperado

Para a fatura FT D26/34 (1.000,00 € + 230,00 €, de 05/11/2026), o fiscaldoo lança:

Momento	Conta	Débito	Crédito
Fatura FT D26/34 (05/11/2026)	2111 Clientes gerais	1.230,00 €
	721 Prestações de serviços		1.000,00 €
	24331 IVA - Liquidado - regime de caixa (por receber)		230,00 €
Recibo RG D26/16 (05/11/2026), diário Recibos (RG)	120002 Recebimentos Pendentes	1.230,00 €
	2111 Clientes gerais		1.230,00 €
Exigibilidade, lançamento CABA/2026/00001 (05/11/2026), diário Impostos de Fundo de Caixa	24331 IVA - Liquidado - regime de caixa (por receber)	230,00 €
	2433 IVA - Liquidado		230,00 €

O lançamento da exigibilidade também move a base: 1.000,00 € a débito e a crédito em 721 Prestações de serviços, a segunda com a marca da declaração.

Na declaração de novembro de 2026 da demonstração, calculada antes do recibo, o campo 3 (base à taxa normal) tinha 120,00 € e o campo 4 (imposto) 27,60 €, das outras vendas do mês: as duas faturas já estavam emitidas e não entraram. Depois do recibo, o campo 3 passou a 1.120,00 € e o campo 4 a 257,60 €: mais 1.000,00 € e 230,00 €, só da FT D26/34.

Pendente de validação por contabilista certificado: leitura dos campos 3 e 4 da declaração para o IVA exigível no recebimento, e a regra de que o IVA dedutível das compras segue o pagamento ao fornecedor.

Notas importantes

Sem recebimento: exigível ao fim de 12 meses

O IVA de caixa não fica suspenso para sempre. Se a fatura não for recebida, o IVA torna-se exigível o mais tardar no período do 12.º mês posterior ao da emissão (DL 71/2013). Para a FT D26/35 (05/11/2026) esse período é novembro de 2027, por isso o mapa mostra Exigível em 30/11/2027. Gerado com a data A igual ou posterior (por exemplo 01/12/2027), o mesmo documento aparece com Exigível por prazo assinalado e Dos quais exigível por prazo 115,00 €.

Na demonstração, a declaração de novembro de 2027, calculada com a fatura ainda por receber, mostrou no campo 3 500,00 € e no campo 4 115,00 €: a FT D26/35 entra nesse mês sem recibo.

Pendente de validação por contabilista certificado: o tratamento do IVA exigível por prazo na declaração e o lançamento que o passa de 24331 para 2433 (ao calcular a declaração de novembro de 2027 não se criou nenhum lançamento novo no diário Impostos de Fundo de Caixa).

Séries com a marca de IVA de caixa

O Responsável fiscal pode marcar uma série de vendas como de IVA de caixa: em Contabilidade › Configurar › Diários, abra o diário da série (na demonstração, Vendas), assinale Série em regime de IVA de caixa e grave. Com o perfil Contabilista Certificado / Gestor fiscal sozinho, esta opção não aparece. Sem a marca, a menção «IVA - regime de caixa» aparece quando alguma linha usa uma taxa de caixa (na demonstração, o PDF da FT D26/34 tem-na). A marca só se aceita numa empresa que esteja no regime; noutra, ao gravar: «A empresa "Empresa Teste Filial" não está no regime de IVA de caixa, por isso a série "Vendas" não pode ser marcada como IVA de caixa. Peça primeiro ao administrador que adira ao regime nas definições fiscais da empresa.»

Pendente de validação no ecrã: a menção «IVA - regime de caixa» numa fatura de uma série marcada em que nenhuma linha usa a taxa de caixa.

Sair do regime

O botão Sair do regime de IVA de caixa está na ficha da empresa. Sair do regime não faz parte deste artigo.

O que o mapa não vê

O mapa lista só faturas a clientes da empresa ativa, uma linha por documento, e não mostra o IVA das compras. As exportações para XLSX e PDF estão na janela e não foram usadas neste artigo.

Problemas frequentes

«A empresa … não está no regime de IVA de caixa: não há IVA suspenso para reportar»

• Sintoma: ao carregar em Gerar, janela Operação inválida: «A empresa "Empresa Teste Filial" não está no regime de IVA de caixa: não há IVA suspenso para reportar. Se for o caso, peça ao administrador que adira ao regime nas definições fiscais da empresa.»
• Causa: a empresa ativa não aderiu ao regime. Quem trabalha em mais de uma empresa vê também o campo Empresa na janela do mapa.
• O que fazer: confira a empresa no topo do ecrã. Se é a certa e deve estar no regime, peça ao administrador que adira (passo 1).

Aderi ao regime, mas a ficha da empresa continua sem ele

• Sintoma: abriu a ficha de uma empresa, carregou em Aderir ao regime de IVA de caixa e em Confirmar, e o bloco dessa ficha continua com o botão Aderir.
• Causa: nesta versão, a janela aplica-se à empresa ativa (a do canto superior direito), que aparece no campo Empresa da janela, e não à empresa da ficha aberta. Na demonstração, com a Empresa Teste Portugal ativa e a ficha da Empresa Demonstração, Lda aberta, a janela mostrou «Empresa Teste Portugal» e foi essa que ficou no regime.
• O que fazer: escolha no topo a empresa certa e repita o passo 1. Se uma empresa ficou no regime por engano, fale com o contabilista certificado antes de emitir faturas nela.

«Ainda não é possível confirmar»

• Sintoma: ao confirmar a fatura: «Falta uma coisa: A(s) linha(s) 1 não têm um artigo com referência interna. A Autoridade Tributária exige o código do artigo (ProductCode do SAF-T) em todas as linhas de uma fatura; uma linha só com texto livre não pode ser comunicada. Escolha o artigo na coluna «Artigo» («Produto») de cada linha (se a coluna não aparecer, ligue-a no menu de colunas, à direita do cabeçalho). Para o que não está nos seus artigos use o artigo genérico «Serviço genérico» (código SERV) e escreva na «Descrição» da linha o que está a cobrar, ou crie primeiro o artigo.»
• Causa: a linha foi escrita só com texto.
• O que fazer: escolha o artigo em cada linha e confirme outra vez.

«A data do recibo … é posterior a hoje»

• Sintoma: em Emitir recibo, com uma Data de Pagamento futura, ao carregar em Criar Pagamento: «A data do recibo (03/12/2026) é posterior a hoje (05/11/2026). Um recibo regista um pagamento já recebido: use a data de hoje ou uma anterior. Depois de emitido, a série fica fechada a recibos datados até 03/12/2026, e anular o recibo não a reabre (o número e a data de um documento anulado ficam na série). Nada foi registado.»
• O que fazer: emita o recibo no dia em que recebe, com a data desse dia. O IVA passa a exigível nessa data.