Como calcular e regularizar o pró-rata de dedução do IVA
Para que serve?
Uma empresa que faz operações com e sem direito a dedução do IVA (um sujeito passivo misto) só pode deduzir parte do IVA das compras. O fiscaldoo guarda essa percentagem por ano, aplica-a às faturas de fornecedor e, no fim do ano, calcula a diferença entre a percentagem provisória e a definitiva e lança-a como regularização.
Pendente de validação por contabilista certificado: regras do CIVA art. 23.º usadas neste artigo (percentagem provisória com base no ano anterior, percentagem definitiva calculada no fim do ano, regularização só depois de acabar o ano, e arredondamento).Quando utilizar?
- A empresa tem operações isentas sem direito a dedução e operações tributadas, e deduz o IVA das compras só em parte.
- Começou o ano e precisa de registar a percentagem provisória.
- Fechou o ano e precisa de calcular a percentagem definitiva e regularizar o IVA já deduzido.
Se a empresa deduz todo o IVA, ou se só uma despesa tem dedução limitada (por exemplo combustíveis), não use o pró-rata: a dedução limitada trata-se por regras de dedução próprias (veja Como o fiscaldoo calcula o IVA dedutível).
Onde encontrar?
- Contabilidade › Configurar › Geral › Definições, no bloco IVA (PT) (setting Sujeito passivo misto), com o perfil Administrador.
- A ficha do ano abre-se pelo botão Abrir a percentagem de dedução do IVA (pró-rata), nesse mesmo setting.
- Sem modo programador, o Responsável fiscal chega à ficha também por Contabilidade › Declarar › IVA › O que há para fazer com o IVA?, onde está Pró-rata de dedução do IVA (visto no painel do Contabilista certificado; o Contabilista não o vê). O item em Contabilidade › Configurar › IVA e retenções continua só no modo programador.
Antes de começar
- Perfil Administrador para assinalar o Sujeito passivo misto (Definições). A ficha do pró-rata e o botão Regularização anual são do perfil Contabilista Certificado / Gestor fiscal ou Responsável fiscal.
- Confirme que está na empresa certa: o setting é por empresa. Com várias empresas, mude de empresa antes (na demonstração, o administrador abre em «Empresa Teste Portugal»).
- Tenha à mão o volume anual de operações com direito a dedução e o de todas as operações da atividade.
- Confirme que o exercício em que vai trabalhar não está bloqueado. Um exercício bloqueado impede lançar nele: se a regularização de um ano já bloqueado precisar de um lançamento datado nesse ano, peça ao Responsável fiscal que reabra o exercício (Administração fiscal) antes de a lançar.
- O exemplo deste artigo é o da «Empresa Teste Filial», no exercício de 2025, que não tem bloqueio.
Como utilizar
- Em Definições, no bloco IVA (PT), assinale Sujeito passivo misto e carregue em Guardar, antes de gravar a ficha do ano: sem isto, gravar a ficha é recusado (ver «Problemas frequentes»).
- Carregue em Abrir a percentagem de dedução do IVA (pró-rata) e depois em Novo. A ficha abre com o Exercício do ano em curso (no exemplo, escreva
2025) e o Método «Percentagem de dedução (CIVA art. 23.º n.º 1 b)». A opção Afetação real (CIVA art. 23.º n.º 2) não é descrita neste artigo. - Escreva a Percentagem provisória (%), por exemplo
80, e grave. A Estimada (início ou alteração substancial da atividade) vem assinalada: desassinale-a se a percentagem vem do ano anterior (no exemplo, desassinalada). - A partir daqui, as faturas de fornecedor do ano usam a percentagem do registo para dividir o IVA em dedutível e não dedutível. No exemplo, a fatura de fornecedor de 15/06/2025, de 1.000,00 € mais 230,00 € de IVA (23 %), lançada em
6228 Outros, fica com 184,00 € de IVA dedutível (80 %) e 46,00 € de IVA não dedutível. - No fim do ano, carregue em Propor a partir das operações. Com vendas do ano lançadas, a ficha mostra o Numerador proposto, o Denominador proposto e a Percentagem proposta (%), e a proposta arredonda o quociente para cima; os botões Documentos do numerador e Documentos do denominador abrem as linhas que entram em cada valor, para conferir. Na «Empresa Teste Filial» não há vendas lançadas em 2025, por isso o botão recusa («Não há operações de 2025 para calcular a percentagem de dedução»): passe ao passo seguinte e escreva os valores à mão.
- Escreva em Operações com direito a dedução e Todas as operações da atividade económica os valores do ano (a proposta não os copia): no exemplo,
48000e50000. Grave e carregue em Calcular a percentagem definitiva. A Percentagem definitiva (%) passa a 96,00 (48.000,00 ÷ 50.000,00) e o estado a Definitivo. Em IVA das compras do ano, a ficha mostra 230,00 € de IVA das compras, 184,00 € de IVA dedutível e 46,00 € de IVA não dedutível. - A partir de 01/01 do ano seguinte, carregue em Regularização anual (antes disso o botão recusa, ver «Notas importantes»). A janela mostra a Percentagem provisória (80,00), a Percentagem definitiva (96,00), a Regularização (36,80 €) e o Diário («Operações Diversas»). Escolha a Conta de gasto que recebe a regularização, por exemplo
6228(o mesmo gasto das compras), e carregue em Lançar a regularização.
Resultado esperado
O produto abre o lançamento da regularização, MISC/2025/00001, Publicada, no diário «Operações Diversas», datado de 31/12/2025 e com o texto «Regularização do pró-rata 2025 (art. 23.º do CIVA): 80.0 % → 96.0 %». Na ficha do pró-rata, o Lançamento da regularização aponta para ele e o Valor da regularização é 36,80 €:
| Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
2434 IVA - Regularizações | 36,80 € | |
6228 Outros | 36,80 € |
Confirmação com os números do exemplo: a compra FTF/2025/00001 (1.000,00 € + 230,00 € de IVA) foi lançada a 80 %, com 184,00 € de IVA dedutível. Com a percentagem definitiva de 96 %, o IVA dedutível passa a 220,80 € (230,00 € × 96 %), mais 36,80 €, que a regularização passa do gasto 6228 para o IVA a deduzir. Na ficha, IVA das compras 230,00 €, IVA dedutível 184,00 € e IVA não dedutível 46,00 € são os da percentagem provisória, antes da regularização.
No lançamento da própria fatura, o IVA dedutível (184,00 €) vai para 2432 IVA - Dedutível, os 46,00 € de IVA não dedutível vão para o gasto 6228 Outros com o texto «IVA não dedutível (CIVA art. 23.º)», e 2211 Fornecedores gerais fica a crédito 1.230,00 €.
A captura mostra 2027, um ano que ainda não terminou: para o ano em curso a recusa tem o mesmo texto até ao fim do ano (31/12).
Notas importantes
A percentagem definitiva também se aplica às faturas novas
Com a ficha em Definitivo, as faturas seguintes do ano usam já a percentagem definitiva. Se escrever 0 em Percentagem definitiva (%), o estado fica Definitivo e as faturas novas deduzem 0 % do IVA; a ficha mostra agora o aviso «A percentagem definitiva é 0 %» e o texto «as faturas de compra deste exercício não deduzem IVA: todo o IVA é custo (CIVA art. 23.º)». Confira o valor antes de gravar.
A regularização é um lançamento publicado
A regularização só se lança depois de acabar o ano (CIVA art. 23.º n.º 6): antes disso o botão recusa com «Ainda não é possível regularizar o pró-rata de 2027» (o ano da captura) e, até lá, as faturas mantêm a percentagem provisória. Depois, o lançamento fica Publicado e datado de 31/12 do ano. Quem tem de o desfazer usa o estorno. Confirme o valor do IVA dedutível no apuramento do IVA do último período.
Problemas frequentes
Gravar a ficha do ano é recusado: «não está assinalada como sujeito passivo misto»
- Sintoma: janela Erro de Validação com «A empresa "Empresa Demonstração, Lda" não está assinalada como sujeito passivo misto — a percentagem de dedução (CIVA art. 23.º) só se aplica a quem realiza operações com e sem direito a dedução. Assinale primeiro «Sujeito passivo misto» na empresa.»
- Causa: o setting está desligado na empresa em que está (ou em outra).
- O que fazer: em Definições, assinale Sujeito passivo misto na empresa certa e grave de novo.
«Preencha o montante anual de todas as operações»
- Sintoma: ao carregar em Calcular a percentagem definitiva, «Preencha o montante anual de todas as operações (maior que zero) para calcular a percentagem definitiva.»
- Causa: Operações com direito a dedução ou Todas as operações da atividade económica estão a 0,00 €.
- O que fazer: escreva os dois valores do ano (o Propor a partir das operações mostra o que o razão tem) e calcule de novo.
«Escolha a conta de gasto»
- Sintoma: em Lançar a regularização, «Escolha a conta de gasto que recebe a regularização do IVA.»
- Causa: a Conta de gasto da janela está vazia.
- O que fazer: escolha a conta e carregue de novo.