Como criar um diário

Para que serve?

Um diário agrupa os lançamentos do mesmo tipo (compras, vendas, banco, caixa, operações diversas) e dá-lhes a numeração própria, com o prefixo que escolher. O assistente Criar um diário cria-o em três passos e deixa já preenchido o que depende do tipo.

Criar um diário não gera lançamentos: o razão só se mexe quando se lança um documento nesse diário.

Quando utilizar?

• Quer separar um tipo de compras ou vendas dos outros, por exemplo as compras de serviços.
• Abriu uma conta bancária, uma caixa ou um cartão de crédito novos e precisa do diário correspondente.
• Quer um diário de operações diversas à parte, por exemplo para os acréscimos e diferimentos do fecho.

Para o diário de uma série de faturas certificadas, não use este assistente: as séries têm o seu próprio artigo (Como criar uma série e comunicá-la à AT).

Onde encontrar?

Contabilidade › Configurar › Geral › Criar um diário.

Antes de começar

• O seu perfil é Contabilista Certificado / Gestor fiscal, Responsável fiscal ou Administrador da Contabilidade. Com o perfil Contabilista o item Criar um diário não aparece em Configurar: peça a um destes perfis.
• Escolha o código curto antes de começar: não pode repetir o de um diário da empresa (ver «Problemas frequentes»).

Como utilizar

1. Abra Contabilidade › Configurar › Geral › Criar um diário. A janela abre no Passo 1 de 3: para que serve o diário?.

2. Escolha uma das seis opções: Vendas (faturas a clientes), Compras (faturas de fornecedores), Banco, Caixa, Cartão de crédito ou Operações diversas («Tudo o resto: depreciações, acréscimos, lançamentos de salários, ajustamentos»). Carregue em Seguinte.

3. No Passo 2 de 3: nome e código, escreva o Nome do diário, por exemplo «Compras de serviços». O Código curto vem sugerido pelo tipo («BILL1» nas compras, «INV1» nas vendas, «BNK2», «CSH1», «CCD1» e «MISC1» nos outros): troque-o por um código seu, por exemplo CSV. O campo aceita no máximo 5 caracteres. A Moeda só se preenche para um diário em moeda estrangeira. Carregue em Seguinte.

4. No Passo 3 de 3: contas, a janela mostra as contas do tipo escolhido. Nos bancos e na caixa diz «Deixe a conta principal vazia e ela é criada por si no plano de contas»; nas vendas e nas compras mostra um aviso (ver abaixo). Todas se podem deixar vazias; o que o fiscaldoo preenche então está na secção «O que o fiscaldoo preenche sozinho nos bancos e na caixa»:

   Tipo	Contas pedidas
   Vendas, Compras, Operações diversas	Conta principal
   Banco, Cartão de crédito	Conta principal e Conta de pendentes
   Caixa	Conta principal, Conta de pendentes, Conta de ganhos por diferenças de caixa e Conta de perdas por diferenças de caixa

   Nas compras, deixar a Conta principal vazia dá ao diário a conta de despesas predefinida (no exemplo 6228 Outros), e o assistente avisa: «Não escolheu a conta principal: o diário vai usar a conta por omissão da empresa, 311 Mercadorias. Escolha aqui outra se os lançamentos deste diário pertencem a uma conta diferente.» Nas vendas dá a conta de rendimentos predefinida (no exemplo 721 Serviço A), com o mesmo aviso. A conta que o aviso nomeia (311 Mercadorias, 711 Mercadorias) não é a que o diário recebe: confirme sempre a Conta de Despesas Predefinida na ficha do diário e, se não for a que quer, escolha a conta aqui, no passo 3.

5. Carregue em Criar diário. Abre-se a ficha do diário novo.

Resultado esperado

Abre-se a ficha do diário Compras de serviços, com Tipo «Compras», Prefixo da sequência CSV e Tipo de transação SAF-T por omissão «N — Normal». No separador Lançamentos contabilísticos, a Conta de Despesas Predefinida é 6228 Outros e Sequência de Notas de Crédito Dedicada vem assinalada: as notas de crédito de fornecedor têm numeração própria. O diário já aparece ao lançar uma fatura de fornecedor.

Notas importantes

O que o fiscaldoo preenche sozinho nos bancos e na caixa

Se deixar as contas vazias no passo 3, o fiscaldoo preenche-as com efeito contabilístico:

Diário	Conta principal	Conta de pendentes	Ganhos / perdas por diferenças
Banco (exemplo «Banco Poupança», código BPO)	cria 122 Banco Poupança, com o nome do diário	120001 Conta Transitória	7888 Outros não especificados (ganhos) e 6888 Outros não especificados (perdas)
Caixa (exemplo «Caixa da loja», código CXL)	cria 112 Caixa da loja	120001 Conta Transitória	as mesmas 7888 e 6888

Quem não escolhe contas fica, portanto, com uma conta nova no plano (uma por diário) e com contas de «Outros não especificados» para as diferenças de caixa e de banco. Antes de começar a lançar, confirme com o contabilista certificado se essas contas servem à empresa; as contas estão no separador Lançamentos contabilísticos da ficha do diário. Pendente de validação por contabilista certificado: contas de pendentes e de diferenças adequadas aos diários de banco e de caixa.

O código é a numeração do diário

O Prefixo da sequência da ficha é o código curto que escolheu. Escolha-o a pensar na leitura dos lançamentos e do SAF-T: o Tipo de transação SAF-T por omissão («N — Normal») vem do assistente e pode ser mudado na ficha. Pendente de validação por contabilista certificado: tipo de transação SAF-T adequado a cada diário.

Problemas frequentes

«Há campos obrigatórios por preencher»

• Sintoma: no Passo 2, ao carregar em Seguinte com o nome vazio, aparece «Há campos obrigatórios por preencher. Preencha os campos assinalados a vermelho para poder guardar.»
• Causa: o Nome do diário é obrigatório.
• O que fazer: escreva o nome e carregue em Seguinte.

«Já existe um diário com o código»

• Sintoma: janela Operação inválida com «Já existe um diário com o código «CSV» em Empresa Demonstração, Lda. Os códigos de diário não se repetem: escolha outro.» A mensagem aparece logo no Passo 2, ao carregar em Seguinte.
• Causa: o código é único em cada empresa.
• O que fazer: carregue em Fechar, troque o código no Passo 2 e carregue de novo em Seguinte.

O código só aceita 5 caracteres

• Sintoma: no Passo 2, o campo Código curto pára de aceitar letras ao chegar ao quinto caracter.
• O que fazer: escolha um código com no máximo 5 caracteres (por exemplo BPO ou CSV).