Como configurar as categorias de ativos e os modelos de depreciação

Para que serve?

Cada ativo tem uma categoria (onde estão as contas do balanço e dos gastos) e um modelo de depreciação (o método, os anos ou a taxa). Configurar isto uma vez evita preencher o mesmo em cada ativo: quando se escolhe a categoria num ativo novo, o ativo herda o modelo, o método e a vida útil. Em SNC, os ativos tangíveis depreciam-se e os intangíveis amortizam-se; a categoria diz a que classe pertence.

Quando utilizar?

• Quando a empresa começa a usar ativos fixos, ou passa a ter um tipo de ativo novo.
• Quando quer mudar o método ou os anos por omissão de uma categoria.
• Não o use para registar um ativo nem para o depreciar: veja registar um ativo e processar depreciações.

Onde encontrar?

• Categorias: Contabilidade › Configurar › Bancos e ativos › Categorias de ativos.
• Modelos de depreciação: Contabilidade › Lançar › Terceiros e ativos › O que há para fazer com os ativos?, quadro Listas de apoio › Modelos de depreciação. O mesmo quadro tem as Localizações dos ativos.
• Taxas de depreciação fiscais e Limites de baixo valor: listas de consulta (o mapeamento do produto põe-nas em Configurar › Bancos e ativos, mas o Contabilista certificado não as vê nesse menu na demonstração; abriram-se pelo endereço da ação).

Antes de começar

• O seu perfil é Contabilista certificado. O Contabilista e o Auditor consultam as categorias e os modelos, mas não têm o botão Novo (confirmado no ecrã com os três perfis).
• A empresa tem o plano de contas com as contas dos ativos (432, 435, 4385, 6425, etc.). A demonstração traz 4 categorias: Edifícios e outras construções, Equipamento administrativo, Equipamento de transporte (tangíveis, 43x) e Programas de computador (intangíveis, 44x).

Como utilizar

1. Abra Listas de apoio › Modelos de depreciação. Numa empresa sem modelos a lista está vazia e diz «Aqui aparecem os modelos de amortização; crie um com «Novo», indicando o método e o número de anos, e escolha-o depois ao registar um ativo.» Carregue em Novo.
2. Escreva o Nome (por exemplo «Equipamento, 8 anos linha reta»). Em Método pode escolher Linha reta, Quotas degressivas, depois linear ou Quotas degressivas (sem passar a linear). Em Definido por escolha Número de anos (preencha os Anos) ou Taxa anual (preencha a Taxa anual (%); os anos calculam-se). Aqui: Linha reta, Número de anos, 8.
3. Grave. A Vida útil (anos) fica 8,00.
4. Nos dois métodos degressivos aparece o Fator de saldo decrescente, e a taxa pode ser a base (12,5 % dá 8 anos de vida útil). O fator tem de ser pelo menos 1 (1 equivale à taxa linear): com um valor menor o ecrã recusa e diz «O fator degressivo de "…" é no mínimo 1 (1 = a taxa linear). Corrija-o e grave de novo.»
5. Abra Categorias de ativos e a categoria Equipamento administrativo. Em Taxa DR 25/2009 por omissão escolha a taxa da tabela (por exemplo «[I-1565] Mobiliário») e em Modelo de amortização por omissão escolha o modelo criado. Grave. A categoria também tem a Natureza fiscal, Um ativo por unidade, o Diário de ativos e, no separador Contas, as contas do ativo, das depreciações acumuladas e dos gastos, da alienação e sinistros, e da revalorização e imparidade.
6. Abra Ativos fixos e carregue em Novo: ao escolher a categoria Equipamento administrativo, o separador Quadro contabilístico passa a mostrar o Modelo de depreciação «Equipamento, 8 anos linha reta», o Método contabilístico Linha reta e a Vida útil contabilística (anos) 8,00, e as contas vêm da categoria.

Resultado esperado

• O modelo aparece na lista com o método, a vida útil e a taxa; a categoria tem o modelo e a taxa por omissão; os ativos novos dessa categoria herdam o modelo, o método e a vida útil. Não há lançamentos contabilísticos nesta configuração: os lançamentos nascem quando se registam e processam os ativos (processar depreciações).
• Taxas fiscais e Limites de baixo valor são só de consulta: o limite de baixo valor é lido da regra legal com data (na demonstração, 1.000,00 € de custo unitário, «DR 25/2009 art. 19.º n.º 1», em vigor desde 01/01/2010). Pendente de validação por contabilista certificado: se este limite e a taxa escolhida para cada categoria se aplicam à empresa.

Notas importantes

O ativo herda os valores da categoria ao ser criado

O modelo, o método e a vida útil aparecem no ativo quando se escolhe a categoria ou o modelo, e ficam copiados para o ativo. Se mudar depois os anos, a taxa ou o método de um modelo, ou o modelo por omissão da categoria, os ativos que já existem não mudam: só os ativos novos usam os valores novos. Se apagar um modelo que já está em uso, os ativos ficam sem modelo mas conservam o método e a vida útil. Se um ativo precisa de outro método ou de outros anos, altere-os no próprio ativo.

• A Taxa DR 25/2009 da categoria é a taxa da tabela fiscal; o modelo é o método contabilístico. São dois campos separados. Pendente de validação por contabilista certificado: como tratar a diferença entre a taxa do modelo e a taxa fiscal (ver mapas fiscais dos ativos).
• A lista de categorias tem a coluna Contas em falta, vazia nas 4 categorias da demonstração (não provocada).

Problemas frequentes

«Já existe um modelo de depreciação com este nome»

• Sintoma: ao gravar: «A operação não pode ser concluída: Já existe um modelo de depreciação com este nome. Escolha outro nome ou edite o modelo existente.»
• O que fazer: mude o nome ou edite o modelo que já existe.

«precisa de um número de anos superior a zero»

• Sintoma: com 0 anos: «O modelo "…" precisa de um número de anos superior a zero. Preencha os anos e grave de novo.»

«precisa de uma taxa anual acima de 0 e até 100»

• Sintoma: com 150 %: «O modelo "…" precisa de uma taxa anual acima de 0 e até 100. Corrija a taxa e grave de novo.»

Não vejo o botão Novo

• Causa: cria e altera o Contabilista certificado (e o Administrador); os restantes perfis só leem categorias e modelos.