Como criar um cliente com os dados fiscais certos

Para que serve?

O nome, a morada e o NIF do cliente saem impressos em cada fatura e seguem para a Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) no SAF-T. Depois de emitido o primeiro documento para esse cliente, já não se corrigem livremente. O País, o NIF e, num cliente de outro país da União Europeia, a validação do NIF no VIES decidem também, sozinhos, o IVA das faturas desse cliente. Por isso vale a pena criar a ficha com os dados certos logo à primeira.

O fiscaldoo confirma o NIF português pelo dígito de controlo e avisa se já existe outro cliente com o mesmo NIF.

Quando utilizar?

• Antes de faturar a um cliente novo, português ou estrangeiro.
• Quando um cliente lhe pede fatura com NIF e ainda não tem ficha.
• Quando quer confirmar se um cliente já existe antes de o criar de novo.

Para um particular que não dá NIF, não crie uma ficha: use o cliente Consumidor final, que já existe (veja «Notas importantes»).

Onde encontrar?

Faturação › Clientes e artigos › Clientes › Novo

Antes de começar

• O seu perfil é Administrativo ou Contabilista.
• Tenha à mão o nome completo, a morada e o NIF do cliente, como constam do cartão ou de uma fatura dele. Num cliente de outro país da União Europeia, o NIF é o número de IVA com o prefixo do país (por exemplo DE…), e valida-se no VIES antes da primeira fatura (passo 6).

Como utilizar

1. Abra Faturação › Clientes e artigos › Clientes e carregue em Novo.
2. Em Nome (empresa ou pessoa), escreva o nome completo, por exemplo Papelaria Exemplo, Lda.
3. Em Endereço, preencha a rua, a cidade, o Código Postal e, em País, escolha o país do cliente (Portugal no exemplo). Num cliente de outro país da União Europeia, preencha o País na ficha e escreva o NIF com o código do país à frente (passo 4): sem o País, ou com o NIF sem o código do país, a fatura com 0% EU é recusada (veja «Problemas frequentes»).
4. Em NIF, escreva o número sem espaços, por exemplo 599999993, e passe para outro campo. Num NIF português, ao lado aparece NIF válido.
5. Guarde a ficha (ícone da nuvem, ao lado do nome da ficha).
6. Num cliente de outro país da União Europeia, carregue em Validar VIES, junto ao NIF, e confirme que fica Válido. Sem isso, as faturas a esse cliente saem com o IVA português (veja «Cliente de outro país: o IVA muda sozinho»).

Resultado esperado

• A ficha fica guardada, com os botões Faturado, A receber, Em atraso e Extrato no topo, ainda a 0,00 €.
• Num cliente português, o NIF mostra NIF válido, sem estado do VIES nem botão Validar VIES: esses aparecem só nos clientes de outros Estados-Membros da UE (passo 6).
• O cliente já aparece na lista Clientes e pode ser escolhido numa fatura: Como emitir uma fatura certificada.

Vídeo demonstrativo

No telemóvel, rode-o para a horizontal e veja o vídeo em ecrã inteiro: o texto do ecrã fica legível.

Criar a ficha de um cliente com o NIF · 34 s · sem som, com legendas · legendas (WebVTT)

Transcrição

Cliente de outro país: o IVA muda sozinho

O fiscaldoo escolhe a Posição Fiscal de cada fatura pela ficha do cliente: o País, o NIF e, num cliente de outro país da União Europeia, a validação do NIF no VIES. A posição fiscal troca a taxa do artigo. Numa venda comum, não a escolha à mão. Foi o que se viu a 30/10/2026, num rascunho de 10,00 € do artigo [KIT-CAN] Kit de canetas (23 %):

Ficha do cliente	Posição Fiscal na fatura (separador Outra Informação)	Coluna Impostos	Total
País Portugal	Portugal	23%	12,30 €
Outro país da União Europeia, com o NIF Válido no VIES (por exemplo Alemanha, DE811128135, depois de Validar VIES)	Intra-comunitário (UE)	0% EU (motivo de isenção M16, artigo 14.º do RITI)	10,00 €
Outro país da União Europeia, com o NIF escrito mas ainda não validado no VIES (Não verificado)	Intra-comunitário privado (UE)	23%, com o aviso «O NIF deste cliente da UE não está validado no VIES, por isso foi aplicado o IVA português e não a isenção intracomunitária…»	12,30 €
Outro país da União Europeia, sem NIF	Intra-comunitário privado (UE)	23%, com dois avisos: o do cliente sem número de contribuinte, tratado como consumidor final desse país (veja «Notas importantes»), e «Venda à distância a um consumidor de outro país da UE, abaixo do limite de 10 000 EUR: aplica-se o IVA português…»	12,30 €
País fora da União Europeia (por exemplo Estados Unidos)	Extra-comunitário (Não UE)	0% EX (motivo de isenção M05, artigo 14.º do CIVA)	10,00 €

Com o NIF por validar: IVA português

Num NIF de outro país da União Europeia acabado de escrever, a ficha mostra NIF por validar, Não verificado e o botão Validar VIES, e uma faixa no topo: «Enquanto o NIF não estiver validado no VIES, as faturas deste cliente levam o IVA português: a isenção intracomunitária (art. 14.º do RITI) só se aplica sozinha com o NIF válido. Carregue em «Validar VIES» junto ao NIF; uma fatura com a isenção intracomunitária (0 % EU) não pode ser confirmada antes disso.»

Uma fatura a esse cliente sai com 23% e mostra o aviso no topo do rascunho:

Validar o NIF no VIES: os quatro estados

Validar VIES pergunta ao VIES, o serviço da Comissão Europeia que confirma se o número de IVA está ativo, e guarda na ficha o estado e a data e a hora da validação. O estado aparece junto à data, por baixo do NIF:

Estado	O que a ficha mostra	IVA das faturas novas a esse cliente
Não verificado (ninguém validou ainda)	NIF por validar e a faixa «Enquanto o NIF não estiver validado no VIES…» (acima)	23%, posição Intra-comunitário privado (UE)
Válido	NIF válido, sem faixa do VIES	0% EU, posição Intra-comunitário (UE)
Inválido	O estado Inválido e a faixa «O VIES indica que este NIF não é válido. Corrija-o com o cliente e valide-o de novo: uma fatura com a isenção intracomunitária não pode ser confirmada com um NIF inválido.»	23%, posição Intra-comunitário privado (UE)
Serviço indisponível (o VIES não respondeu)	NIF por validar e a faixa «Não foi possível contactar o VIES, por isso o NIF não foi confirmado nem rejeitado. Tente mais tarde: enquanto o NIF não estiver validado, uma fatura com a isenção intracomunitária não pode ser confirmada.»	23%, posição Intra-comunitário privado (UE)

Só o estado Válido dá o 0% EU. Com Inválido, confirme o número com o cliente; se estava errado, corrija-o na ficha e carregue de novo em Validar VIES. Num cliente que já tem documentos emitidos, o NIF não se muda na ficha: o Contabilista certificado corrige-o com Correção auditada, na faixa do topo da ficha (Não consigo alterar uma fatura já emitida). Com Serviço indisponível, carregue de novo em Validar VIES mais tarde.

Na demonstração, Validar VIES não vai ao VIES real: responde um simulador, que se pôs a dar cada um dos estados. Foi com ele que se viram as imagens deste artigo. Numa base real, a resposta é a do VIES.

Rascunho feito antes da validação: carregue em «Recalcular o IVA» antes de confirmar

Um rascunho não muda sozinho quando o NIF fica Válido: continua com 23% e Intra-comunitário privado (UE), e o topo passa a dizer «O NIF deste cliente da União Europeia já está válido no VIES, mas este rascunho ainda tem a posição fiscal e o IVA de antes da validação. Carregue em Recalcular o IVA para aplicar a posição fiscal e os impostos do cliente. Os documentos emitidos nunca são alterados.»

1. Carregue em Recalcular o IVA, dentro desse aviso. O aviso desaparece e o histórico, por baixo da fatura, fica com «IVA recalculado: impostos das linhas segundo a posição fiscal Intra-comunitário (UE).».
2. Confira a coluna Impostos (0% EU) e, no separador Outra Informação, a Posição Fiscal (Intra-comunitário (UE)).
3. Carregue em Confirmar.

Na demonstração, a fatura recalculada ficou FT D26/38, de 10,00 €, com o lançamento: débito de 10,00 € em 2111 Clientes gerais e crédito de 10,00 € em 711 Mercadorias, sem linha de IVA. Um rascunho novo ao mesmo cliente já veio com 0% EU e Intra-comunitário (UE), sem aviso.

Se confirmar sem recalcular, o fiscaldoo não recusa: a fatura emite-se com o IVA português e a posição de antes, e o histórico fica com «Emitida sem «Recalcular o IVA», embora os impostos das linhas não correspondessem à posição fiscal Intra-comunitário privado (UE) (o rascunho foi feito antes da validação no VIES, ou a posição foi mudada à mão). Confirme os impostos deste documento.». Na demonstração, a FT D26/37 saiu assim, com 12,30 €: débito de 12,30 € em 2111 Clientes gerais, crédito de 10,00 € em 711 Mercadorias e de 2,30 € em 2433 IVA - Liquidado. Uma fatura emitida já não se recalcula: se a venda era isenta, corrige-se com nota de crédito e fatura nova, com o contabilista certificado. Pendente de validação por contabilista certificado: regularização do IVA de uma venda intracomunitária faturada com IVA português (CIVA, art. 78.º).

A isenção posta à mão: uma faixa por estado

Com o NIF ainda não Válido, a isenção pode entrar à mão de duas maneiras:

• Na linha: trocar 23% por 0% EU S (serviços), que a lista da linha mostra, ou por 0% EU (bens), que só aparece em Pesquisar mais….
• Pela posição: escolher, em Outra Informação, a Posição Fiscal Intra-comunitário (UE). O topo do rascunho diz então «Os impostos de algumas linhas não correspondem à posição fiscal deste rascunho (por exemplo, porque a posição foi mudada depois de as linhas serem acrescentadas). Carregue em Recalcular o IVA para aplicar os impostos da posição; a posição em si não muda. Os documentos emitidos nunca são alterados.» Ao carregar em Recalcular o IVA, a linha passa a 0% EU.

Com uma linha a 0% EU ou 0% EU S e a opção da empresa ligada (desligada, veja «A opção da empresa»), o topo do rascunho mostra uma só faixa vermelha, a do estado do cliente, e Confirmar recusa a fatura com a janela Operação inválida. As mensagens dessa janela, palavra a palavra, estão em O NIF do cliente é inválido ou está em falta. Na demonstração, a recusa foi vista com os perfis Administrativo, Contabilista e Contabilista certificado.

Estado do cliente	Faixa no topo do rascunho	O Contabilista certificado pode decidir emitir?
Não verificado	«Esta fatura tem a isenção intracomunitária (0 % EU), mas o NIF do cliente ainda não está validado no VIES, por isso não pode ser confirmada. Abra o cliente e carregue em «Validar VIES», ou mude o imposto. Se o contabilista certificado decidir emiti-la mesmo assim, o Responsável fiscal escreve o motivo abaixo; fica registado na auditoria.»	Sim
Serviço indisponível	«Esta fatura tem a isenção intracomunitária (0 % EU), mas o serviço VIES estava indisponível na última verificação, por isso o NIF do cliente não está provado e a fatura não pode ser confirmada. Abra o cliente e volte a carregar em «Validar VIES» mais tarde, ou mude o imposto. Se o contabilista certificado decidir emiti-la mesmo assim, o Responsável fiscal escreve o motivo abaixo; fica registado na auditoria.»	Sim
Inválido	«Esta fatura tem a isenção intracomunitária (0 % EU), mas o VIES indica que o NIF do cliente é inválido, por isso não pode ser confirmada, nem sequer com um motivo do Responsável fiscal. Corrija o NIF no cliente e carregue em «Validar VIES», ou mude o imposto.»	Não
Cliente de Portugal ou de fora da União Europeia	«Esta fatura tem a isenção intracomunitária (0 % EU), mas o cliente não está estabelecido noutro Estado-Membro da UE (é de Portugal ou de um país fora da UE), por isso não pode ser confirmada, nem sequer com um motivo do Responsável fiscal. Escolha o imposto certo (a taxa normal ou reduzida para um cliente português) ou corrija o país do cliente.» (veja Como escolher a taxa de IVA certa e saber que motivo de isenção sai)	Não
Cliente sem País (com qualquer estado do VIES)	«Esta fatura tem a isenção intracomunitária (0 % EU) mas o cliente não tem país, pelo que não pode ser confirmada, nem sequer com o motivo do Responsável fiscal: sem o país a fatura ficaria sem posição fiscal e sem classificação intra-UE, e poderia ficar de fora do campo 7 e da declaração recapitulativa. Preencha o país no cliente (o do prefixo do NIF) e valide o número no VIES, ou altere o imposto.»	Não
NIF sem o código do país à frente (por exemplo 811128135)	«Esta fatura tem a isenção intracomunitária (0 % EU) mas o NIF do cliente não tem o código do país à frente, pelo que não pode ser validado no VIES e a fatura não pode ser confirmada, nem sequer com o motivo do Responsável fiscal. Abra o cliente, escreva o NIF com o código do país à frente (por exemplo DE123456789), valide-o no VIES, ou altere o imposto.»	Não

Pendente de validação por contabilista certificado: efeito, no campo 7 da declaração periódica e na declaração recapitulativa, de uma venda intracomunitária sem o país do cliente.

Para tirar a isenção:

• Se a pôs na linha: carregue em Recalcular o IVA, a ligação no fim da faixa vermelha (com o NIF Não verificado, Inválido ou Serviço indisponível). A linha volta à taxa portuguesa da posição (23% no exemplo), a faixa vermelha dá lugar ao aviso amarelo do IVA português e o histórico fica com «IVA recalculado: impostos das linhas segundo a posição fiscal Intra-comunitário privado (UE).». Também pode trocar a taxa da linha à mão.
• Se a pôs pela posição: a faixa vermelha não tem a ligação, porque os impostos já batem com a posição. Volte a pôr em Outra Informação a posição que vinha, Intra-comunitário privado (UE), e carregue em Recalcular o IVA na faixa que aparece.

A decisão do Contabilista certificado

Só com o NIF Não verificado ou Serviço indisponível, e só depois de o contabilista certificado o decidir:

1. Com o perfil Contabilista certificado, abra o rascunho. Por baixo da faixa vermelha está a caixa Motivo para emitir sem VIES válido, com o texto de exemplo «Porque se emite esta fatura com a isenção? (fica na auditoria)». O Administrativo e o Contabilista não a veem; o administrador vê-a.
2. Escreva o motivo, com a decisão do contabilista certificado e onde está a prova, e guarde (ícone da nuvem). Um motivo só com espaços é recusado: «O motivo para emitir sem VIES válido não pode ficar em branco. Escreva porque se emite a fatura, ou deixe o campo vazio.»
3. Depois de guardado, a faixa vermelha dá lugar a uma amarela: «O Responsável fiscal registou o motivo para emitir esta fatura com a isenção intracomunitária (0 % EU), embora o NIF do cliente não seja válido no VIES: pode ser confirmada e o motivo fica na auditoria. Risco (RITI art. 14.º): sem prova de que o cliente é sujeito passivo noutro Estado-Membro, a Autoridade Tributária pode recusar a isenção e liquidar o IVA. Guarde a prova.»
4. Carregue em Confirmar. A fatura emite-se, e o histórico fica com «Emitida com a isenção intracomunitária (cliente "Software Berlin GmbH"). Situação no VIES: o NIF ainda não foi validado no VIES. Decisão do Responsável fiscal: …», seguido do motivo. Com Serviço indisponível, a situação diz «o serviço do VIES estava indisponível na última verificação».

O documento emitido mantém, no topo, uma faixa vermelha: «Este documento aplica a isenção intracomunitária, mas o NIF do cliente não está validado no VIES. Sem prova de que o cliente é sujeito passivo noutro Estado-Membro (RITI art. 14.º), a Autoridade Tributária pode recusar a isenção e liquidar o IVA. Valide o NIF na ficha do cliente («Validar VIES») e guarde a prova.»

Na demonstração, as faturas emitidas assim (com o NIF Não verificado ou Serviço indisponível), de 10,00 € com 0% EU, ficaram com a posição Intra-comunitário privado (UE) e com o lançamento: débito de 10,00 € em 2111 Clientes gerais e crédito de 10,00 € em 711 Mercadorias, sem linha de IVA. O histórico tem a decisão e o motivo, e a classificação intracomunitária da fatura.

A opção da empresa

A recusa é uma opção de cada empresa, A isenção intracomunitária exige verificação VIES válida, que vem ligada. Onde está e o aviso da atualização estão em Como configurar o IVA da empresa. Com ela desligada (administrador, na Empresa Demonstração):

• com o NIF Não verificado ou Serviço indisponível, Confirmar emite a fatura com a isenção. Antes disso, o rascunho mostra, em vez da recusa, uma faixa vermelha que depende da maneira como a isenção entrou:
  • na linha (0% EU ou 0% EU S): a faixa do documento emitido, «Este documento aplica a isenção intracomunitária…» (acima);
  • pela posição (Intra-comunitário (UE) em Outra Informação, seguida de Recalcular o IVA): «A isenção intracomunitária foi escolhida à mão, mas o NIF deste cliente não está validado no VIES. A posição fiscal é respeitada e fica registada em seu nome.» Ou seja, a escolha fica registada em nome de quem a fez.
• nos dois casos, a fatura emitida fica com a faixa de risco no topo, e o histórico com «Venda isenta intracomunitária a "Cliente Alemanha Exemplo GmbH" emitida, mas o NIF ainda não foi validado no VIES. Risco (RITI art. 14.º): a isenção depende da prova de que o cliente é sujeito passivo noutro Estado-Membro; sem ela a Autoridade Tributária pode recusá-la e liquidar o IVA. Valide o NIF com «Validar VIES» na ficha do cliente e guarde a prova.» Com Serviço indisponível, a nota diz «mas o serviço do VIES estava indisponível na última verificação». Na demonstração, a fatura de 10,00 € com a posição posta à mão saiu com 0% EU e a posição Intra-comunitário (UE), e com o lançamento: débito de 10,00 € em 2111 Clientes gerais e crédito de 10,00 € em 711 Mercadorias, sem linha de IVA;
• com o NIF Inválido, e com um cliente de Portugal ou de fora da União Europeia, a recusa mantém-se.

A opção grava-se na empresa escolhida no topo do ecrã: confirme-a antes de Guardar. Não a desligue sem o contabilista certificado.

Valide o NIF no VIES antes da primeira fatura a um cliente da UE

Com o NIF por validar, o fiscaldoo não isenta: a fatura sai com o IVA português. Antes da primeira fatura a um cliente de outro país da União Europeia, carregue em Validar VIES na ficha e confirme que fica Válido. Se não fica Válido, não ponha a isenção à mão: fale com o contabilista certificado. Para a isenção, guarde também a prova da expedição dos bens para fora de Portugal. Pendente de validação por contabilista certificado: condições da isenção intracomunitária (RITI, art. 14.º), quando se pode emitir com a isenção sem o NIF válido no VIES (motivo do Contabilista certificado), prova da expedição e exportação.

Notas importantes

• Consumidor final. A base já tem o contacto Consumidor final, com o NIF 999999990, para os particulares que não dão NIF. Escolhe-se no campo Cliente da fatura, escrevendo Consumidor; na lista Clientes só aparece depois da primeira fatura. Uma ficha nova sem NIF guarda-se sem aviso. Se o País é Portugal (ou está vazio), a fatura a essa ficha emite-se, mas antes disso o rascunho avisa que ela é tratada como emitida a consumidor final: o PDF diz «Consumidor final», o código QR leva o NIF 999999990 e o SAF-T declara o cliente da mesma forma, com um aviso e não um erro. Com outro País, o rascunho avisa da mesma forma e a fatura é tratada como emitida a consumidor final desse país: o código QR e o SAF-T levam o NIF 999999990 com o país do cliente, e o ficheiro continua válido. Os dois casos, com o aviso palavra a palavra, estão em Como emitir uma fatura certificada, «Notas importantes». Depois de emitida a fatura, o NIF só se acrescenta à ficha, não à fatura: se o cliente tem NIF, escreva-o na ficha antes de faturar. Pendente de validação por contabilista certificado: quando se pode faturar sem o NIF do cliente, e o que fazer a um particular de outro país que não dá número fiscal.
• Depois de faturar, o nome e o NIF do cliente já não se alteram na ficha: o fiscaldoo recusa, porque já saíram em documentos certificados. A morada pode alterar-se. Para um erro nesses dados, veja Não consigo alterar uma fatura já emitida.

Problemas frequentes

«O NIF «…» não é válido»

• Sintoma: com País Portugal, ao guardar abre-se a janela Erro de Validação: «O NIF «123456780» não é válido. Porquê: o último algarismo (dígito de controlo) não corresponde aos outros oito. Como resolver: Confira o número no cartão de cidadão ou no documento de identificação fiscal e escreva-o de novo.»
• Causa: o último algarismo de um NIF português é calculado a partir dos outros oito; o número escrito não bate certo. Quase sempre é um algarismo trocado.
• O que fazer: carregue em Fechar, confirme o número com o cliente e escreva-o de novo. Com um NIF escrito e inválido, a ficha não se guarda.

«O número NIF [DE123] de partner não parece ser válido»

• Sintoma: com o País de outro país, ao guardar abre-se Erro de Validação: «O número NIF [DE123] de partner não parece ser válido. Nota: o formato esperado é DE123456788 or 12/345/67890».
• Causa: o número não tem o formato do número de IVA desse país.
• O que fazer: carregue em Fechar e peça ao cliente o número de IVA completo, com o prefixo do país.

A fatura com «0% EU» é recusada: o cliente não tem País, ou o NIF não tem o código do país

• Sintoma: o rascunho mostra a faixa vermelha da linha «Cliente sem País» ou «NIF sem o código do país à frente» da tabela de «A isenção posta à mão», e Confirmar abre Operação inválida. As mensagens estão em O NIF do cliente é inválido ou está em falta.
• Causa: sem o País, a fatura não teria a posição fiscal intracomunitária; sem o código do país, o NIF não se valida no VIES. Na demonstração, o cliente sem País foi recusado mesmo com o NIF DE811128135 Válido no VIES.
• O que fazer: carregue em Fechar, abra a ficha do cliente, preencha o País (o do prefixo do NIF) ou escreva o NIF com o código do país à frente, guarde e carregue em Validar VIES. Depois, no rascunho, carregue em Recalcular o IVA se o aviso o pedir. Num cliente que já tem documentos emitidos, o NIF não se muda na ficha (veja o problema seguinte).

«Validar VIES»: o NIF «não começa pelo código de um país da União Europeia»

• Sintoma: ao carregar em Validar VIES, abre-se Operação inválida: «O NIF "811128135" de "Cliente DE sem prefixo" não começa pelo código de um país da União Europeia, pelo que não pode ser verificado no VIES. Escreva-o com o código do país à frente (por exemplo ES, DE, FR).» O estado fica Não verificado.
• Causa: o NIF foi escrito sem o código do país à frente. Na demonstração, a ficha de um cliente da Alemanha gravou-se com 811128135, sem erro, mas o VIES só verifica números com o código do país. A ficha mostra, por cima, a faixa «O NIF não tem o código do país à frente, pelo que não pode ser validado no VIES e uma fatura com a isenção intracomunitária (0 % EU) não pode ser confirmada. Escreva-o com o código do país à frente (por exemplo DE123456789).» Num cliente português, o botão não aparece: o VIES não serve para um NIF português.
• O que fazer: carregue em Fechar, escreva em NIF o número com o código do país à frente (no exemplo, DE811128135), guarde e carregue de novo em Validar VIES. Num cliente que já tem documentos emitidos, o NIF não se muda na ficha: veja Não consigo alterar uma fatura já emitida.

Aparece «Possíveis duplicados: … (Mesmo NIF)»

• Sintoma: depois de guardar, por cima da ficha aparece uma faixa amarela, por exemplo «Possíveis duplicados: Papelaria Exemplo, Lda (Mesmo NIF)».
• Causa: já existe outro cliente com o mesmo NIF.
• O que fazer: carregue no nome da faixa para abrir a outra ficha. Se é o mesmo cliente, use essa e deixe de usar a nova: no menu ⋮ (três pontos, ao lado do nome da ficha nova), carregue em Arquivar e confirme. Não apague um cliente que já tenha documentos.