Como criar o ativo a partir da fatura de fornecedor

Para que serve?

Quando lança uma fatura de um bem que vai durar mais de um ano (um computador, uma viatura, um programa), o fiscaldoo prepara sozinho a ficha do ativo fixo: traz o valor, o fornecedor, a data da fatura e a categoria. Poupa-lhe escrever tudo outra vez e evita esquecer um bem comprado. A ficha nasce Em preparação: o fiscaldoo nunca a põe em uso sozinho, porque a data de início de utilização e a vida útil são decisões suas.

Quando utilizar?

• Lançou (ou vai lançar) uma fatura de fornecedor com uma linha numa conta de ativos fixos e quer a ficha do bem já criada.
• Quer saber porque aparece o botão Ativos Fixos numa fatura, ou porque não apareceu.

Se o bem não vem de uma fatura publicada (por exemplo, já estava na empresa), crie a ficha à mão: Como registar um ativo fixo. Para a depreciação mensal depois de pôr em uso, veja Como processar as depreciações do mês.

Onde encontrar?

• Na própria fatura: Contabilidade › Lançar › Compras › Faturas de fornecedores. Depois de Confirmar, aparece no topo o botão Ativos Fixos com o número de fichas, e uma mensagem no histórico.
• As fichas ficam também em Contabilidade › Lançar › Terceiros e ativos › Ativos fixos.
• A opção Um ativo por unidade está em Contabilidade › Configurar › Bancos e ativos › Categorias de ativos.

Antes de começar

• Perfil Contabilista. Na demonstração, Categorias de ativos abre para o Contabilista mas a opção Um ativo por unidade está bloqueada: quem a liga é o Contabilista Certificado / Gestor fiscal (ou a Administração fiscal, ou o administrador); o Responsável fiscal só a vê.
• Só a fatura de fornecedor Publicada cria fichas: em rascunho não nasce nenhuma.
• A linha do bem está numa conta de ativos fixos tangíveis (43), ativos intangíveis (44) ou em curso (45), e tem valor maior do que zero. No exemplo é a conta 435 Equipamento administrativo.
• A descrição da linha diz o que é o bem (Impressora laser): é ela que dá o nome à ficha (ver «Problemas frequentes»).

Como utilizar

1. Em Faturas de fornecedores, crie a fatura (ver Como lançar uma fatura de fornecedor). Na linha do bem, escreva a descrição, escolha a conta 435 Equipamento administrativo, o preço (380,00) e o imposto 23%.
2. Carregue em Confirmar. A fatura passa a Publicada, aparece o botão Ativos Fixos 1 e o histórico diz «Fichas de ativo fixo em rascunho criadas a partir desta fatura (reveja-as e ponha-as em uso): Impressora laser.». Se aparecer a janela Confirmar entradas por um valor fora do habitual para o fornecedor, carregue em Confirmar.
3. Carregue em Ativos Fixos. A lista mostra uma ficha por linha de investimento, com o Código (AF/00017), o Nome, a Categoria, a data da fatura em Adquirido em, o Custo (380,00 €) e o estado Em preparação. Se a fatura tem 3 unidades e a categoria tem Um ativo por unidade ligado, nascem 3 fichas, Cadeira ergonómica (1/3), (2/3) e (3/3), cada uma com 150,00 €; sem essa opção nasce uma ficha só, com o valor total da linha.
4. Abra a ficha. Confira o Nome, a Categoria, o Fornecedor e a Fatura de origem. Se aparecer a faixa «Sugestão a partir da descrição: · [II-2240] Computadores», é o código da taxa do DR 25/2009 que o fiscaldoo propõe pelo nome: carregue em Usar a sugestão só se o código é o do bem.
5. Escreva a Data de início de utilização (em Geral) e, em Quadro contabilístico, a Vida útil contabilística (anos). Depois carregue em Pôr em uso. O resto da ficha (quotas, taxa fiscal, plano) é igual ao de qualquer ativo: veja Como registar um ativo fixo.

Resultado esperado

• Uma ficha Em preparação por linha de investimento (ou por unidade), ligada à fatura e à linha, com o valor da linha sem IVA. Ao criar a ficha, o fiscaldoo copia o IVA que deduziu na fatura para o Quadro fiscal (no exemplo do computador de 1.450,00 €, IVA deduzido na aquisição 333,50 €, «Da fatura de compra»).
• A fatura em si lança-se como qualquer fatura de compra: no exemplo, FTF/2026/00052 (1.450,00 € + 333,50 € de IVA):

Conta	Débito	Crédito
435 Equipamento administrativo	1.450,00 €
2432 IVA - Dedutível	333,50 €
2211 Fornecedores gerais		1.783,50 €

• Criar a ficha não lança depreciações. As quotas só entram na contabilidade depois de a ficha estar Em uso e de o mês ser processado.
• Depois de Pôr em uso (ficha do computador, início 23/10/2026, vida útil de 3 anos), o plano tem quotas anuais: a de 2026 é de 120,83 € (3 meses), as de 2027 e 2028 de 483,33 € e 483,34 €, e a de 2029 de 362,50 €. O ativo passa a Em uso com Valor líquido 1.450,00 €.

Que categoria escolhe o fiscaldoo

1. A Categoria de ativo fixo que estiver na ficha da conta (em Plano de contas, separador Contabilidade; é do Responsável fiscal). Na demonstração, com a conta 437 Outros ativos fixos tangíveis ligada a Equipamento de transporte, a ficha do Empilhador elétrico nasceu com essa categoria.
2. Se a conta não a tem, a categoria cuja conta de ativo seja essa conta, desde que seja uma só: a conta 435 dá Equipamento administrativo e a 443 dá Programas de computador.
3. Senão, a ficha nasce sem categoria e escolhe-a você: foi o que aconteceu com uma linha na conta 453 Ativos fixos tangíveis em curso.

Pendente de validação por contabilista certificado: tratamento contabilístico de uma fatura em contas de ativos em curso (45) e quando a ficha deve ser posta em uso; e o IVA não dedutível no custo do ativo (ver o artigo de registo do ativo).

Notas importantes

Quando não nasce ficha

Testado no ecrã, a fatura fica publicada normalmente e não aparece o botão Ativos Fixos nem mensagem no histórico quando:

• a linha está numa conta de gastos (exemplo: 6228 Outros);
• a linha está numa conta de depreciações acumuladas, 438, 439, 448 e 449, salvo se lhes ligou uma categoria (exemplo: 4385 Equipamento administrativo);
• o valor da linha é zero (exemplo: equipamento oferecido, a 0,00 €).

Nestes casos, se o bem existe, crie a ficha à mão em Ativos fixos. A criação das fichas nunca impede a confirmação da fatura.

Uma linha negativa (por exemplo um desconto) não reduz a ficha da linha do bem: acerte o custo na ficha.

Repor a rascunho e voltar a confirmar

Em rascunho, a fatura continua a mostrar o botão Ativos Fixos, com as fichas que já tem. Ao carregar em Mudar para Rascunho numa fatura que tem fichas, as fichas ficam como estão e o histórico avisa: «Esta fatura foi reposta em rascunho mas tem fichas de ativo fixo: reveja-as (nada foi alterado automaticamente): …». Ao confirmar de novo, as fichas não se duplicam (testado: continuam 3).

Fatura cancelada e país fiscal

Só as empresas de país fiscal PT geram fichas. Ao Cancelar a fatura, o histórico também deixa uma mensagem: «Esta fatura foi cancelada mas tem fichas de ativo fixo: reveja-as…».

Nota de crédito e devoluções

Uma nota de crédito numa conta de ativos não cria nem altera nenhuma ficha. O histórico da nota diz: «Nota de crédito numa conta de ativo fixo: nenhuma ficha de ativo é criada ou alterada automaticamente. Reveja os ativos relacionados.» Se o bem foi devolvido, trate a ficha: uma ficha Em preparação pode ser eliminada (menu Ações › Eliminar, testado); uma ficha já Em uso tem de ser abatida, ver Como abater ou vender um ativo.

Um ativo por unidade

A opção está em cada Categoria de ativos. Ligada, uma linha com quantidade 3 cria 3 fichas de igual valor, com o nome (1/3), (2/3) e (3/3); desligada, cria uma. A divisão só acontece com quantidades inteiras de 2 ou mais; com 2,5 nasce uma ficha só. Convém ligá-la quando cada unidade tem de ser inventariada, abatida ou vendida à parte.

Problemas frequentes

A ficha tem o nome «…, linha 1» e a sugestão de taxa está errada

• Sintoma: a ficha chama-se com a Referência da fatura seguida de «, linha 1», e a faixa sugere uma taxa que não tem nada a ver com o bem (no teste, «[I-1245] Equipamentos de centrais: Linhas de AT e suportes»).
• Causa: a linha da fatura não tinha descrição. O fiscaldoo dá à ficha a referência da fatura e o número da linha, e a sugestão procura-se nesse nome.
• O que fazer: escreva o nome do bem na ficha, antes de carregar em Usar a sugestão, ou escolha o código certo em Quadro fiscal › Taxa DR 25/2009. Da próxima vez, descreva a linha da fatura.

«O ativo "…" não pode ser posto em uso: falta(m) data de início de utilização, vida útil contabilística maior que zero»

• Sintoma: ao carregar em Pôr em uso numa ficha acabada de criar, janela Erro de Validação: «O ativo "Cadeira ergonómica (1/3)" não pode ser posto em uso: falta(m) data de início de utilização, vida útil contabilística maior que zero. A depreciação começa com a entrada em funcionamento e reparte-se pela vida útil, por isso são necessárias. Preencha-os e tente novamente.»
• Causa: a ficha criada pela fatura traz o valor mas não a data de início nem a vida útil.
• O que fazer: preencha a Data de início de utilização e a Vida útil contabilística (anos) (passo 5) e carregue de novo.

A fatura publicada não tem o botão «Ativos Fixos»

• Causa: a conta da linha não é de ativos fixos (43, 44 ou 45), a linha vale zero, a conta é de depreciações acumuladas (438, 439, 448 e 449, salvo se lhes ligou uma categoria), a fatura ainda está em rascunho, ou é uma nota de crédito (ver «Notas importantes»).
• O que fazer: confira a conta da linha. Se é um bem, corrija a conta (repondo a rascunho) ou crie a ficha em Ativos fixos.

Não consigo ligar «Um ativo por unidade»

• Causa: o perfil Contabilista vê a categoria mas a opção está bloqueada.
• O que fazer: peça ao Contabilista Certificado / Gestor fiscal (ou à Administração fiscal) que a ligue. Só se aplica às faturas confirmadas depois de ligada: as fichas já criadas não se refazem.