Como preparar a empresa para emitir documentos certificados

Para que serve?

Antes do primeiro documento certificado (fatura, nota de crédito, recibo, guia), a empresa tem de ter duas coisas prontas, que não são a mesma:

• Para emitir: os dados fiscais da empresa, o certificado do programa e uma série ativa, com código de validação da AT, para cada tipo de documento e ano. Sem série, o fiscaldoo recusa confirmar o documento.
• Para comunicar à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT): os dados de acesso do subutilizador da AT, com os perfis de cada serviço. Sem eles, os documentos emitem-se na mesma, mas nada segue para a AT. Na demonstração, sem dados de acesso, as faturas da série FT D26 e os recibos confirmaram-se normalmente.

Este artigo é a lista dessas peças, pela ordem em que se preparam, com o sítio onde se confirma cada uma. Cada peça tem o seu artigo, para onde a lista o leva.

Quando utilizar?

• Antes de emitir o primeiro documento certificado de uma empresa.
• Quando junta uma empresa nova à base de dados. Uma empresa nova prepara-se primeiro com o assistente: Como configurar uma empresa nova com o assistente.
• Quando uma fatura não confirma (falta uma peça para emitir) ou não segue para a AT (falta uma peça para comunicar) e quer ver o que falta.

Onde encontrar?

Definições › fiscaldoo · Certificação, na parte de baixo da página, nos grupos Configurar a certificação: séries e chaves, Configurar a certificação: comunicação com a AT e Configurar a certificação: SAF-T. Cada linha tem um botão Abrir que leva ao ecrã certo.

Antes de começar

• Precisa de acesso às Definições, que só o administrador técnico vê. Sem elas, o perfil Contabilista certificado consulta o certificado do programa em Contabilidade › Configurar › Faturação certificada › Séries fiscais, no botão Certificados de software, e quem tem o acesso extra Administração fiscal abre as Credenciais da AT no mesmo grupo. Veja «Problemas frequentes».
• O pacote Faturação certificada, IVA e SAF-T está ligado: Como ativar a faturação e as aplicações do fiscaldoo.
• Está a trabalhar na empresa certa: o nome aparece no canto superior direito. Se tem várias empresas, escolha-a aí antes de abrir as listas.

Como utilizar

1. Confirme os dados fiscais da empresa (para emitir): nome, NIF, morada, país Portugal e regime de IVA. Saem em todos os documentos e no SAF-T. Veja Como preencher os dados fiscais da empresa.
2. Abra Definições › fiscaldoo · Certificação e desça até Configurar a certificação: séries e chaves.
3. Em Certificados de software, carregue em Abrir e confirme que a lista tem o certificado do programa, com Número do certificado e Válido desde preenchidos. É esse número que sai impresso em cada documento («Processado por programa certificado n.º …/AT»). Uma empresa portuguesa nova herda o certificado já registado na instalação: não o registe outra vez. Pendente de validação no ecrã: a base de demonstração só tem um certificado fictício (n.º 9876); não se viu uma instalação real.
4. Não precisa de carregar nenhuma chave de assinatura. A chave pertence ao produtor do programa, fica instalada no servidor e nunca é guardada na base de dados nem entregue ao cliente. Numa empresa nova da demonstração, Confirmar e a verificação final do assistente diziam «Não há chave de assinatura para a empresa «Empresa Nova Exemplo, Lda».» e «Não há certificado de software da AT em vigor para «Empresa Nova Exemplo, Lda» em 29/10/2026.», porque a chave e o certificado de teste da demonstração foram criados só para a Empresa Demonstração. Se vir estas mensagens numa base de produção, fale com o suporte. Pendente de validação no ecrã: numa base de produção, com a chave e o certificado do produtor para todas as empresas, uma empresa nova não foi vista.
5. Para comunicar, volte a Definições › fiscaldoo · Certificação e, em Configurar a certificação: comunicação com a AT, abra Prontidão das comunicações com a AT. A lista mostra, por Ambiente (Teste e Produção) e por Serviço (Séries, Faturas, Guias de transporte), o Estado, O que falta e a Ligação à AT. Abra os grupos para ver as linhas.
6. Resolva o que a coluna O que falta indicar. Sem dados de acesso, cada linha diz «Não há dados de acesso para o ambiente de produção da Autoridade Tributária. Sem eles não se pode enviar nada.» e a Ligação à AT fica «Desligada: nada é enviado à Autoridade Tributária». Os dados de acesso registam-se em Credenciais da AT, no mesmo grupo.
7. Para emitir, crie e comunique à AT uma série para cada tipo de documento que vai emitir (fatura, fatura simplificada, fatura-recibo, nota de crédito, recibo, guia de transporte): Como criar uma série e comunicá-la à AT.
8. Dê a cada pessoa o perfil com que vai trabalhar (por exemplo Administrativo para quem emite, Contabilista certificado para quem comunica séries). O perfil escolhe-se na ficha de cada utilizador, em Definições › Utilizadores e empresas › Utilizadores.

Resultado esperado

Para emitir:

• Certificados de software tem o certificado do programa.
• Em Séries fiscais, cada tipo de documento que a empresa emite tem uma série do ano com a coluna Estado da série em Ativa e a coluna Código de validação preenchida. Dentro da série, o mesmo código está no campo Código de validação e a barra de estado do formulário mostra Ativa.
• A primeira fatura confirma com número, ATCUD (código único do documento) e código QR: Como emitir uma fatura certificada.

Para comunicar:

• Em Prontidão das comunicações com a AT, as linhas do ambiente que vai usar já não têm nada em O que falta. Na demonstração, com as credenciais de Teste guardadas, as três linhas de Teste estão em Pronto e as três de Produção continuam em Falta alguma coisa.

Notas importantes

A chave de teste não serve para documentos reais

Numa base de dados de teste aparece Chave de assinatura e certificado de software de TESTE, com o botão Gerar. O próprio ecrã avisa: «Só numa base de dados de teste: cria uma chave de assinatura e um certificado de software fictícios para se poder confirmar e imprimir a primeira fatura. Nunca vale para um documento real.» Nunca use uma base de testes para faturar a clientes.

• O subutilizador da AT tem de ter, no Portal das Finanças, o perfil de cada serviço que vai usar: WSE para as séries, WFA para as faturas e WDT para as guias de transporte. O fiscaldoo não o consegue verificar, e a coluna O que falta lembra-o em cada linha.
• Ambiente Teste e Produção preparam-se em separado. Os documentos reais comunicam-se no ambiente de produção.
• A comunicação das faturas à AT tem prazo próprio, que não é o da emissão. Pendente de validação por contabilista certificado: prazo legal de comunicação das faturas à AT.
• Cada empresa da base de dados prepara-se à parte: os dados, as séries e os dados de acesso são de cada uma. Numa empresa acabada de criar, Confirmar diz «O diário «Vendas» não serve para emitir documentos de venda.»: ainda não há diário certificado. O passo 4. Faturação certificada do assistente cria os diários e as séries em rascunho; até a série estar ativa, Confirmar diz que a série «ainda não está ativa». Numa empresa preparada mas sem série para o ano da fatura, a mensagem traz o botão Criar a série em falta. As três mensagens estão em Como emitir uma fatura certificada.

Problemas frequentes

A Prontidão das comunicações com a AT diz «Falta alguma coisa»

• Causa: falta um dos dados que a coluna O que falta descreve; o caso mais comum é não haver dados de acesso para esse ambiente.
• O que fazer: carregue em Resolver na linha, ou registe os dados de acesso em Credenciais da AT: Como ligar o fiscaldoo à Autoridade Tributária. Depois abra de novo a lista.

Não encontro Certificados de software nem Credenciais da AT

• Causa: estes atalhos estão nas Definições, que só o administrador técnico vê. Com outro perfil, Definições mostra «Não tem acesso a «Definições de configuração». Esta área é reservada ao administrador técnico do sistema. Não faz parte do trabalho do seu perfil: não tem nada a pedir.».
• O que fazer: o perfil Contabilista certificado consulta o certificado em Contabilidade › Configurar › Faturação certificada › Séries fiscais, no botão Certificados de software. Quem tem o acesso extra Administração fiscal abre Credenciais da AT, no mesmo grupo; a prontidão abre-se no botão Ver a prontidão de cada credencial. Por agora, quem tem só esse acesso não tem caminho para Certificados de software nem para Séries fiscais: para registar um certificado, peça ao administrador técnico, que o faz em Definições › fiscaldoo · Certificação. Com outro perfil, peça ao administrador técnico que confirme os pontos 3 a 6. As séries (ponto 7) faz o Contabilista certificado em Contabilidade › Configurar › Faturação certificada › Séries fiscais.