Como vender no ponto de venda com documentos certificados
Para que serve?
O ponto de venda é o ecrã de caixa da loja. Em Portugal, cada venda paga gera um documento certificado, com número, ATCUD e assinatura. O operador não escolhe a série: o fiscaldoo decide o documento pelo cliente e pelo valor, e fica tudo na faturação e na contabilidade.
Quando utilizar?
- Vende na loja, ao balcão, e recebe no momento.
- Para vender a crédito ou emitir uma fatura com prazo de pagamento, use Como emitir uma fatura certificada.
Onde encontrar?
Ponto de venda › Painel, no cartão da sua loja.
Antes de começar
- O seu perfil é Faturação. Os passos foram feitos do princípio ao fim com este perfil, incluindo fechar a caixa. O perfil Contabilista certificado também tem a aplicação Ponto de venda; confere os documentos em Contabilidade.
- A loja está ligada a um diário certificado de faturas simplificadas ou de faturas-recibo. Sem ele, Abrir a caixa recusa: veja Problemas frequentes.
- Tem na gaveta o dinheiro do fundo de caixa, para o contar.
Como utilizar
1. Abrir a caixa
- Em Ponto de venda › Painel, carregue em Abrir a caixa no cartão da loja. Se a caixa já está aberta, o botão diz Continuar a Vender.
- Na janela Abertura da caixa, confira o Fundo de caixa. Vem sugerido o valor com que a caixa ficou da última vez. Se contou outro valor, escreva-o (no exemplo,
50). A janela avisa logo da diferença: «A última sessão deixou 20,14 € na gaveta e está a contar 50,00 €. A diferença de 29,86 € fica registada como diferença de caixa quando a caixa abrir. Se contou mal, corrija primeiro o valor.» - Carregue em Abrir a caixa.
2. Vender
- Carregue no artigo. Cada toque soma uma unidade (no exemplo, 2
Azeite virgem extra 1 L, 20,14 € com IVA). Para outra quantidade, escreva-a no teclado do ecrã com a linha selecionada. - Carregue em Pagamento.
- Se o cliente pede fatura com NIF, carregue em Cliente e escolha-o (ou Criar). O botão Fatura fica assinalado ao escolher o cliente: deixe-o assim.
- Se o cliente paga com o valor certo, carregue em Dinheiro (ponto de venda) e depois em Validar.
- Se precisa de dar troco, escreva primeiro no teclado o valor recebido (no exemplo,
50). Aparece o Troco. Carregue em Validar. O ecrã mostra o troco como valor negativo (no exemplo,-39,93 €, para uma venda de 10,07 €). - Aparece Valor Pago. O documento já está emitido. Carregue em Imprimir para o talão, ou em Continuar para a venda seguinte.
3. Que documento sai
| A venda | Documento | No exemplo |
|---|---|---|
| Sem cliente, até ao limite da fatura simplificada | Fatura simplificada, em nome de Consumidor final (NIF 999999990) | FS POS26/2, 20,14 € |
| Com cliente e o botão Fatura desligado, até ao limite | Fatura simplificada, em nome do cliente | FS POS26/4, 10,07 €, Padaria Aurora, Lda |
| Com cliente com NIF e o botão Fatura assinalado | Fatura-recibo | FR D26/3, 10,07 €, Padaria Aurora, Lda |
| Acima do limite, mesmo sem cliente | Fatura-recibo | FR D26/5, 120,84 €, Consumidor final |
| Devolução | Nota de crédito da venda original | NC FR2026/1, 10,07 € |
O limite da fatura simplificada vem do artigo 40.º, n.º 1 do Código do IVA: 1000 € nas vendas de bens por retalhistas a quem não é sujeito passivo, 100 € nos outros casos. O fiscaldoo compara-o com o total com IVA: 10 unidades de azeite, 95,00 € sem IVA e 100,70 € com IVA, deram fatura-recibo. O limite de 1000 € só se aplica quando o diário de faturas simplificadas da loja tem assinalada a opção Retalhista ou vendedor ambulante: com ela, uma venda de 130,91 € sem cliente deu fatura simplificada. A loja do exemplo não a tem, e os 120,84 € já passaram o limite de 100 €.
4. Devolver uma venda
- Carregue em Ordens. A lista abre no filtro Ativo: mude-o para Pago.
- Escolha a venda, selecione a linha e escreva no teclado a quantidade devolvida (no exemplo,
1). - Carregue em Notas de Crédito. Abre o ecrã de pagamento com o valor negativo (no exemplo,
-10,07 €). - Carregue em Dinheiro (ponto de venda) para devolver o dinheiro e, se aparecer, em Validar. A nota de crédito é emitida nessa altura, ligada à venda original.
5. Fechar a caixa
- Carregue no menu do canto superior direito e escolha Fechar a caixa.
- Confira a janela A fechar a caixa: as vendas, a Abertura, os pagamentos em dinheiro e o Contado. Conte a gaveta e escreva o valor em Contado. A Diferença é calculada. No exemplo: abertura de 50,00 €, pagamentos de 30,21 €, contado de 80,21 €, diferença de 0,00 €.
- Carregue em Fechar a caixa. O ecrã volta à entrada da caixa, e a loja fica pronta para a abertura seguinte.
6. Conferir na contabilidade
- Em Faturação › Faturar › Faturas de clientes, procure o número (no exemplo,
FS POS26/2) e abra o documento. - Confirme a Série, o ATCUD, o Hash e o cliente. Mais abaixo, confirme o Total e o Valor em Dívida a zero (no exemplo, 20,14 € e 0,00 €).
Resultado esperado
Linhas conferidas no razão do exemplo (azeite com IVA a 6 %):
| Documento | Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
FS POS26/2 | 2111 Clientes | 20,14 € | |
| 711 Vendas de mercadorias | 19,00 € | ||
| 2433 IVA liquidado | 1,14 € | ||
Recebimento PCX/2026/00003 | 111002 Caixa | 20,14 € | |
| 2111 Clientes | 20,14 € | ||
Nota de crédito NC FR2026/1 | 711 Vendas de mercadorias | 9,50 € | |
| 2433 IVA liquidado | 0,57 € | ||
| 2111 Clientes | 10,07 € | ||
Devolução PCX/2026/00006 | 2111 Clientes | 10,07 € | |
| 111002 Caixa | 10,07 € |
Cada venda fica paga logo que é validada: a saída do cliente fica reconciliada.
Notas importantes
- Mudar o fundo de caixa gera um lançamento. A janela de abertura avisa da diferença antes de abrir. No exemplo, o valor sugerido era 20,14 € e foram escritos 50,00 €. A diferença deu
PCX/2026/00002: 111002 Caixa a débito e 7888 a crédito, 29,86 €. Escreva o que está mesmo na gaveta, e não um valor redondo. - Emitir não é comunicar. Os documentos da caixa entram na comunicação mensal à AT como os outros: veja Como comunicar a faturação mensal. Nesta demonstração não se fez nenhuma comunicação à AT real.
- Devoluções: a nota de crédito leva como motivo a devolução no ponto de venda (Código do IVA, art. 78.º, n.º 2), sem perguntas ao operador.
- O que o talão traz: tipo e número do documento, ATCUD, os 4 carateres da assinatura com a frase do programa certificado, código QR, NIF do emitente e do comprador, e o IVA por taxa. O botão Imprimir abre uma janela com duas opções: Talão completo e Talão simplificado. Pendente de validação no ecrã: o talão não foi impresso; estes elementos vieram da resposta do servidor à caixa.
-
Pendente de validação por contabilista certificado: se uma fatura-recibo acima de 1000 € pode ficar em nome de Consumidor final, sem NIF. Hoje, o produto permite-o: no exemplo,
FR D26/4, 1309,10 €, sem cliente.
Problemas frequentes
A caixa não abre: o diário não é certificado
- Sintoma: ao carregar em Abrir a caixa, abre-se a janela Operação inválida: «O ponto de venda "Loja de demonstração" não pode vender: o seu diário de faturação "Vendas" não é um diário certificado de faturas simplificadas (FS) ou faturas-recibo (FR) com tipo de nota de crédito. Em Portugal toda a venda tem de sair com um documento certificado. Peça ao responsável fiscal para configurar esse diário (separador Certificação PT: tipo de documento FS ou FR, tipo de nota de crédito NC e uma série ativa para cada) e escolha-o como diário de faturação do ponto de venda.»
- Causa: em Ponto de venda › Configurar › Definições, em Diários por omissão, o campo Ordens tem outro diário. No exemplo, o diário Vendas.
- O que fazer: o perfil Faturação não tem estas definições. Peça ao administrador que escolha em Ordens o diário de faturas simplificadas ou de faturas-recibo e carregue em Guardar.
Não vejo a venda na lista de Ordens
- Sintoma: a lista só mostra a venda em curso.
- Causa: o filtro Ativo só mostra vendas por acabar.
- O que fazer: mude o filtro para Pago.