Como preencher os dados fiscais da empresa

Para que serve?

Os dados da empresa saem em todos os documentos que emite e no cabeçalho do SAF-T: nome, morada, NIF e, nas sociedades, a conservatória, o número de matrícula e o capital social. Outros dados não se imprimem, mas mudam o que o fiscaldoo faz: a Região fiscal decide o Anexo R da declaração periódica, a Periodicidade do IVA escolhe os períodos dessa declaração, e o Regime de IVA, a Contabilidade organizada e o Volume de negócios do ano anterior entram nas verificações do produto.

Estes dados estão na ficha da empresa, em dois separadores. Cada empresa da base de dados tem a sua ficha e preenche-se à parte.

Quando utilizar?

• Antes do primeiro documento certificado de uma empresa nova.
• Quando a empresa muda de sede, de capital social ou de regime ou periodicidade de IVA.

Onde encontrar?

Definições › Utilizadores e empresas › Empresas › abrir a empresa

• Nome, morada e NIF: separador Informação geral.
• Região fiscal, CAE, registo comercial e IVA: separador Localização PT.

Antes de começar

• Precisa de acesso às Definições (administrador da base de dados).
• Tenha à mão a certidão permanente do registo comercial e a declaração de início de atividade (ou a última declaração de alterações), para copiar os dados tal como estão registados.
• Confirme com o contabilista certificado o regime e a periodicidade do IVA antes de os escrever.
• Numa empresa nova, o Assistente «Configurar a empresa» (botão Configurar a empresa, no topo da ficha) pergunta estes dados em linguagem simples. Este artigo serve para os rever ou mudar depois.

Como utilizar

1. Abra Definições › Utilizadores e empresas › Empresas e abra a sua empresa.
2. No separador Informação geral, confirme o Nome da Empresa, o Endereço (rua, código postal, cidade, país Portugal), o NIF e a Moeda (EUR).
3. Abra o separador Localização PT. Tem 14 grupos; este artigo trata os três primeiros, a Forma jurídica e o IVA de caixa, que toda a empresa revê. Em IDENTIFICAÇÃO FISCAL:
   • Região fiscal: Continente, Açores ou Madeira. Decide o anexo das regiões (Anexo R) na declaração periódica; a taxa por omissão só muda com a opção das taxas regionais (Como configurar o IVA da empresa, passo 2); vem sugerida pelo código postal;
   • CAE: o código da atividade principal, com 5 algarismos;
   • Entidade fiscal: deixe como vem, a não ser que a empresa declare por estabelecimento;
   • Volume de negócios do ano anterior: o do ano civil anterior. Com ele e com a resposta seguinte, o fiscaldoo diz se o programa certificado é obrigatório; só o Responsável fiscal o altera.
4. Em Contabilidade organizada, escolha Sim, obrigada a ter contabilidade organizada ou Não (regime simplificado ou dispensada). Enquanto ficar Não definido, o ecrã avisa que o fiscaldoo «não consegue dizer se o programa certificado é obrigatório por esse motivo e só avisa: nada fica bloqueado».
5. Em REGISTO COMERCIAL, preencha a Conservatória do registo comercial, o Número de matrícula e o Capital social. Se a empresa usa um nome diferente da firma, escreva-o em Nome comercial.
6. Em IVA, confira o Regime de IVA e a Periodicidade do IVA (veja «Os campos do IVA», abaixo). Mude-os na janela Configuração fiscal PT, que pede as confirmações da lei: Como configurar o IVA da empresa. Num ano com lançamentos publicados, a ficha recusa a mudança da periodicidade.
7. Mais abaixo, no grupo FATURAÇÃO CERTIFICADA, escolha a Forma jurídica: Sociedade por quotas (Lda), Sociedade unipessoal por quotas (Unipessoal Lda), Sociedade anónima (SA), Empresário em nome individual, Cooperativa, Associação ou fundação (sem fins lucrativos) ou Outro.
8. Guarde (ícone da nuvem, ao lado do nome da empresa).

Resultado esperado

• Os documentos novos saem com os dados atualizados. Na demonstração, o PDF de uma fatura mostra no cabeçalho a morada e o NIF da empresa e, por baixo do número, «Capital social 5.000,00 € · Conservatória do Registo Comercial de Porto · Matrícula n.º 509999999».
• A Periodicidade do IVA decide os períodos da declaração periódica de IVA.

Os campos do IVA

Campo	Opções no ecrã	O que muda no fiscaldoo
Regime de IVA	Regime normal, Isento (art. 9.º do CIVA), Isento (art. 53.º do CIVA), Sujeito passivo misto (com e sem direito a dedução)	O misto liga o cálculo do pró-rata. Um regime de isenção pede Regime de IVA desde e põe o imposto da isenção nas linhas das faturas novas: na demonstração, na Empresa Teste Filial com Isento (art. 53.º do CIVA), o rascunho de uma fatura com o artigo [KIT-CAN] veio com M10 – IVA – regime de isenção e 0,00 € de IVA. Só o Responsável fiscal o altera e cada alteração fica no registo de auditoria.
Periodicidade do IVA	Mensal, Trimestral (vazia numa empresa isenta)	Decide os períodos da declaração periódica de IVA.
Periodicidade da declaração recapitulativa	(calculada, só leitura)	Mostra-se ao lado; não se escolhe.
Regime de IVA de caixa (grupo REGIME DE IVA DE CAIXA (DL 71/2013))	caixa de verificação; botão Aderir ao regime de IVA de caixa	Só muda pela adesão e pela cessação, que o Responsável fiscal faz e ficam registadas. Pede Registada para IVA desde (o ecrã lembra que o regime exige pelo menos 12 meses de registo).

Os outros grupos do separador são para casos próprios e têm os seus artigos: REFERENCIAL CONTABILÍSTICO E INVENTÁRIO, OUTRAS OPÇÕES, BALCÃO ÚNICO (OSS)…, BALCÃO ÚNICO DAS IMPORTAÇÕES (IOSS)…, REVENDEDORES DE COMBUSTÍVEIS…, DEDUÇÃO DO IVA (CIVA ART. 23.º), POSIÇÕES FISCAIS REGIONAIS (AÇORES/MADEIRA), CONTABILISTA CERTIFICADO E SUBMISSÕES e CÓPIAS DE SEGURANÇA. Do grupo FATURAÇÃO CERTIFICADA, este artigo só usa a Forma jurídica.

Empresa isenta: confira a taxa de cada linha

Numa empresa com um regime de isenção, as linhas novas vêm com o imposto da isenção (no exemplo, M10 – IVA – regime de isenção). Antes de emitir, confirme em cada linha que o imposto é esse e não 23%: uma fatura emitida não se altera. Pendente de validação por contabilista certificado: taxa e menção a usar numa empresa isenta pelo art. 53.º e como corrigir uma fatura emitida com IVA.

Notas importantes

Dados com efeito fiscal

A Região fiscal decide o Anexo R da declaração periódica e a Periodicidade do IVA os períodos dessa declaração; a taxa por omissão de uma empresa dos Açores ou da Madeira depende de outra opção (Como configurar o IVA da empresa). O Regime de IVA tem de ser o que está registado na AT e muda o imposto das linhas novas: um regime de isenção põe o imposto da isenção (veja «Os campos do IVA»). Os documentos já emitidos não mudam. Um erro aqui leva a documentos e declarações errados. Escreva estes dados como estão registados na AT e confirme-os com o contabilista certificado. Pendente de validação por contabilista certificado: efeito de cada regime de IVA nas faturas, periodicidade face ao volume de negócios e mudança de regime com documentos já emitidos.

• Nas sociedades, a lei pede que os documentos indiquem a firma, a sede, a conservatória, o número de matrícula e o capital social. Preencha o grupo REGISTO COMERCIAL antes de emitir. Pendente de validação por contabilista certificado: menções obrigatórias por forma jurídica.
• O topo do separador Localização PT avisa quando a empresa não tem contabilista certificado responsável registado. O registo faz-se em Contabilidade › Configurar › Segurança e dados › Contabilista certificado.
• O texto de ajuda de Contabilidade organizada fala do separador «Localização Portuguesa»; no ecrã, o separador chama-se Localização PT.

Problemas frequentes

Não vejo o separador Localização PT

• Causa: a ficha da empresa abre-se pelas Definições, que só o administrador da base de dados vê.
• O que fazer: peça ao administrador que preencha os dados ou que lhe dê esse acesso.