Como registar o mandato de débito direto de um cliente

Para que serve?

O mandato é a autorização escrita do cliente que permite cobrar-lhe por débito direto (SEPA) na conta dele. O fiscaldoo guarda o mandato com uma referência única (RUM), o IBAN do cliente, a data da assinatura e a validade. Sem um mandato ativo, o cliente não entra num lote de débito direto nem numa subscrição cobrada por débito direto.

Quando utilizar?

• Quando um cliente autoriza, por escrito, a cobrança por débito direto.
• Antes de criar uma subscrição com Cobrança em Débito direto SEPA.
• Não o use para o cliente que paga por transferência ou Multibanco: não precisa de mandato.

Onde encontrar?

Contabilidade › Lançar › Cobranças a clientes › Mandatos de débito direto.

Antes de começar

• O seu perfil é Contabilista ou Contabilista certificado. Gerência e Auditor abrem a lista e os mandatos, mas não têm Novo, Ativar nem Anular. O perfil Faturação não tem este menu.
• O cliente tem uma conta bancária registada com o IBAN. Sem ela, o campo Conta do devedor diz «Sem registos»: registe-a primeiro, no passo 1.
• Tem em mão o mandato assinado pelo cliente e a data em que ele o assinou.

Como utilizar

1. Abra a ficha do cliente em Contabilidade › Lançar › Clientes (grupo Terceiros e ativos). No separador Faturação, escreva o IBAN no campo Contas bancárias, escolha «Criar “…”» e guarde a ficha. A etiqueta da conta fica vermelha, com um sinal de exclamação, enquanto não estiver marcada como Conta bancária de confiança: isso não impede o mandato.
2. Abra Mandatos de débito direto. Numa empresa sem mandatos, a lista diz «Ainda não tem nenhum mandato de débito direto. O mandato é a autorização do cliente que lhe permite cobrar por débito direto.» Carregue em Novo mandato (ou em Novo, se a lista já tiver mandatos).
3. Em Cliente, escolha o cliente e, em Conta do devedor, a conta do passo 1. A lista só mostra as contas desse cliente.
4. Em Esquema, escolha CORE (consumidores) (o valor proposto) ou B2B (empresas) (ver «Mandato B2B» mais abaixo). Marque Único só se o mandato serve para uma única cobrança.
5. Em Data de assinatura, escreva a data em que o cliente assinou (por exemplo, 01/11/2026).
6. Carregue em Guardar. O mandato recebe a referência RUM/… (por exemplo RUM/00001) e fica em Rascunho. Expira em mostra 01/11/2029 para uma assinatura de 01/11/2026.
7. Carregue em Ativar. O mandato fica Ativo, com Ativo desde na data de hoje (03/11/2026, no exemplo).

Resultado esperado

• O mandato está Ativo, com Cobranças a 0, e aparece assim na lista, com o IBAN sem espaços.
• O botão Ativar desaparece e fica só Anular. Cliente, Conta do devedor, Esquema, Único e Data de assinatura deixam de se poder alterar.
• Uma subscrição do cliente com Cobrança em Débito direto SEPA já se ativa: ver subscrições. O mandato ainda não cobra nada: a cobrança faz-se num lote de débito direto.
• Este passo não faz nenhum lançamento na contabilidade nem emite nenhum documento: fica só o registo do mandato.

Notas importantes

Anular um mandato não se desfaz

Anular pede um Motivo e passa o mandato a Anulado, sem botão para o reativar; o motivo fica em Motivo da anulação. Para voltar a cobrar o cliente, registe um mandato novo, com nova assinatura. Um mandato que já foi ativado nunca se elimina; um rascunho elimina-se pelo menu de ações.

• Mandato B2B. O campo Validado pelo banco do devedor só aparece com B2B (empresas). Marque-o quando o banco do cliente confirmar o mandato: sem isso, Ativar recusa. Com B2B, Direito a reembolso fica desmarcado. Segundo a ajuda do ecrã, com CORE o devedor pode pedir o reembolso durante 8 semanas, sem justificação, e com B2B não há reembolso automático.
• Validade. Expira em conta os meses definidos na empresa (36, por omissão) desde a assinatura e, depois da primeira cobrança, desde a última cobrança. Os meses mudam-se com o perfil Administrador, em Definições, separador Faturação, grupo Débito direto SEPA, campo Meses sem cobrança até um mandato expirar. Passada a data sem cobrança, uma tarefa diária passa o mandato a Expirado: deixa de servir para cobrar e, sem botões, não se reativa; registe um mandato novo.
• Dias de pré-notificação acordados vêm a 0: é o prazo, em dias, de aviso ao cliente antes de cada débito, e pode alterar-se mesmo com o mandato ativo. Pendente de validação por contabilista certificado: prazo de pré-notificação, validade do mandato e tempo de conservação do mandato assinado.
• O fiscaldoo guarda os dados do mandato, não a assinatura do cliente: o documento assinado continua à sua guarda.

Problemas frequentes

«O IBAN … é inválido»

• Sintoma: ao criar a conta na ficha do cliente abre-se a janela Criar Contas bancárias e, ao guardar: «O IBAN "PT50 1234 5678" é inválido (dígitos de controlo do NIB português). Verifique o número no seu extrato bancário.»
• O que fazer: confirme o IBAN no documento do cliente, corrija Número da Conta e guarde. Se a janela continuar a recusar, carregue em Descartar: nenhuma conta fica criada.

«A data de assinatura … é futura»

• Sintoma: ao guardar com uma data posterior a hoje: «A data de assinatura 31/12/2026 é futura.»
• O que fazer: escreva a data em que o cliente realmente assinou (a de hoje ou anterior) e guarde de novo.

«Há campos obrigatórios por preencher»

• Sintoma: ao guardar sem Cliente, Conta do devedor ou Data de assinatura: «Há campos obrigatórios por preencher. Preencha os campos assinalados a vermelho para poder guardar.»
• O que fazer: preencha os campos a vermelho. Se Conta do devedor disser «Sem registos», o cliente não tem conta: registe o IBAN na ficha dele (passo 1) e volte ao mandato.

«… já tem o mandato ativo …»

• Sintoma: ao carregar em Ativar um segundo mandato do mesmo cliente, com a mesma conta e o mesmo esquema: «Escola de Condução Rota, Lda já tem o mandato ativo RUM/00001 para esta conta e este esquema: cancele-o primeiro ou use a outra conta.»
• O que fazer: se o novo mandato substitui o antigo, anule o antigo (o ecrã diz «cancele-o», o botão chama-se Anular) e ative o novo. Se é o mesmo mandato, elimine o rascunho.

«Um mandato B2B precisa da confirmação do banco do devedor»

• Sintoma: ao carregar em Ativar com B2B (empresas): «Um mandato B2B precisa da confirmação do banco do devedor antes da primeira cobrança: marque «Validado pelo banco do devedor» quando a tiver.»
• O que fazer: deixe o mandato em Rascunho até ter a confirmação; depois marque o campo, guarde e carregue em Ativar.

«Um mandato que foi ativado nunca se elimina»

• Sintoma: ao escolher Eliminar no menu de ações de um mandato ativo ou anulado: «Um mandato que foi ativado nunca se elimina: cancele-o (fica no histórico).»
• O que fazer: carregue em Anular, escreva o Motivo e confirme em Cancelar mandato. Sem motivo, a janela diz «Há campos obrigatórios por preencher.» e não anula.