Como ligar o fiscaldoo à Autoridade Tributária

Para que serve?

Para comunicar diretamente à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) as séries, as faturas e as guias de transporte, o fiscaldoo usa os dados de acesso da empresa aos webservices da AT: o subutilizador e a sua palavra-passe, o certificado e a chave pública da AT. Estes dados guardam-se uma vez por empresa e por ambiente (Teste ou Produção), protegidos pelo cofre de credenciais: depois de guardados, a palavra-passe e a chave privada já não se leem.

Só quem tem a permissão Editar no cofre da empresa guarda ou altera estas credenciais. Numa empresa nova ninguém a tem ainda, por isso o primeiro passo é iniciar o cofre.

Emitir não precisa desta ligação. Uma empresa sem credenciais emite e imprime faturas; o que fica por fazer é a comunicação, que então se faz pelo ficheiro mensal ou pelo Portal das Finanças.

Quando utilizar?

• Para a empresa passar a comunicar as séries, as faturas e as guias pelo fiscaldoo, sem ir ao Portal das Finanças.
• Numa empresa nova, quando a Prontidão das comunicações com a AT diz «Não há dados de acesso para o ambiente…».
• Quando o certificado da AT está perto do fim (Válido até) e a AT lhe deu um novo.

Onde encontrar?

• Contabilidade › Configurar › Cofre de credenciais › Iniciar o cofre (só numa empresa em que ninguém tem Editar).
• Contabilidade › Configurar › Cofre de credenciais › Permissões (quem pode guardar e dar permissões).
• Contabilidade › Configurar › Faturação certificada › Credenciais da AT (os dados de acesso). O botão Ver a prontidão do registo abre a Prontidão das comunicações com a AT da empresa.

Antes de começar

• Faça os passos com um utilizador com a Administração fiscal. Os passos 1 a 10 foram feitos do princípio ao fim com esse perfil, numa empresa nova da demonstração (Empresa Nova Exemplo, Lda). Se não tem esse acesso, peça-o ao administrador: em Definições › Utilizadores e empresas › Utilizadores, na ficha da pessoa, separador Ajustes avançados, ele escolhe Administração fiscal em Localização PT — Faturação, contabilidade e fiscal e junta a empresa em Empresas (o separador Perfil não tem esta opção). Veja Perfis e permissões.
• O administrador técnico (o utilizador que gere o sistema) não inicia o cofre nem dá permissões: no seu menu Cofre de credenciais só aparece Credenciais.
• A empresa já tem o número de contribuinte e o certificado do programa (Certificados de software). Veja Como preparar a empresa para emitir documentos certificados. Sem o certificado do programa, as linhas de séries e de faturas da Prontidão ficam em Falta alguma coisa (veja «Problemas frequentes»).
• No Portal das Finanças, a empresa tem um subutilizador para os webservices, com os perfis dos serviços que vai usar: WSE (séries), WFA (faturas) e WDT (guias de transporte). O fiscaldoo não consegue confirmar estes perfis: a Prontidão lembra-os em cada linha. Pendente de validação no ecrã: a criação do subutilizador no Portal das Finanças (a demonstração nunca liga à AT verdadeira, só ao simulador).
• Tem o ficheiro do certificado que a AT deu à empresa (.pfx) e a sua palavra-passe, e a chave pública da AT para o ambiente escolhido. Pendente de validação por contabilista certificado: como e a quem a empresa pede o certificado e a chave pública, e quem os guarda.
• O servidor tem a chave de cifra do cofre. Isto é com o administrador de sistema.

Como utilizar

1. Confirme, no canto superior direito, que está na empresa certa. Abra Contabilidade › Configurar › Cofre de credenciais › Iniciar o cofre. Abre a janela Iniciar o cofre de credenciais: «Ainda ninguém tem «Editar» no cofre de credenciais desta empresa, por isso ninguém pode dar permissões nem guardar credenciais. Se confirmar, RECEBE «Editar» em todos os portais desta empresa, uma só vez, e fica registado no registo de auditoria (quem, quando, que empresa).…» Se alguém da empresa já tem Editar, não inicie o cofre: peça-lhe a permissão e passe ao passo 3.
2. Carregue em Confirmar. Abre Permissões do cofre com uma linha: o seu utilizador, a empresa, Portal vazio (todos os portais), Nível Editar e o Aviso «Pode ler as palavras-passe em claro. Fica registado no registo de auditoria.».
3. Abra Contabilidade › Configurar › Faturação certificada › Credenciais da AT e carregue em Novo. O formulário avisa «Estas credenciais estão incompletas: falta(m) utilizador do serviço web, palavra-passe, certificado de cliente, chave privada. Enquanto não forem preenchidas, esta empresa não pode comunicar com a Autoridade Tributária.». O aviso atualiza-se enquanto preenche: o utilizador e a palavra-passe saem logo que os escreve, e o certificado de cliente e a chave privada saem quando escolhe o .pfx (passo 6). Com tudo preenchido, o aviso desaparece antes de guardar.
4. Confirme a Empresa (vem a empresa em que está a trabalhar). Ambiente vem em Teste; as opções são Teste e Produção. Comece por Teste.
5. Em Utilizador do webservice, escreva o subutilizador, no formato NIF/número (no exemplo, 599999993/1). Em Palavra-passe do webservice, escreva a palavra-passe dele.
6. No bloco FICHEIRO DO CERTIFICADO DA AT (.PFX), escolha o ficheiro em Ficheiro do certificado (.pfx) e escreva a Palavra-passe do .pfx. O ecrã explica: «Escolha o .pfx que a AT lhe enviou e escreva a sua palavra-passe; depois grave: o certificado e a chave privada são extraídos e guardados abaixo. O ficheiro e a palavra-passe não ficam guardados.» Em Chave pública da AT (PEM), cole a chave pública da AT para este ambiente.
7. Marque Usado para envio. É o ambiente com que a empresa comunica; só pode haver um por empresa. Se o outro ambiente da mesma empresa já estava marcado, o formulário avisa logo, por exemplo: «As credenciais do ambiente Teste são as usadas para o envio. Ao guardar estas, o ambiente Produção passa a ser aquele com que esta empresa comunica, e o outro fica desmarcado.» Ao guardar, o outro ambiente fica desmarcado.
8. Carregue em Guardar (ícone da nuvem). Válido até preenche-se com a data do certificado (no exemplo, 03/11/2027) e a palavra-passe passa a aparecer como máscara. Aparece o botão Testar a ligação (simulador), ao lado de Ver a prontidão, que já estava no registo novo.
9. Carregue em Testar a ligação (simulador). O fiscaldoo confere se as credenciais estão completas e pergunta à AT simulada; não envia nada à AT verdadeira.
10. Carregue em Ver a prontidão. Abre a Prontidão das comunicações com a AT desta empresa, agrupada por empresa e por ambiente. Abra os grupos e confirme as linhas do ambiente que guardou.

Para o ambiente de produção, repita os passos 3 a 8 com Ambiente Produção e as credenciais de produção, e marque Usado para envio nesse registo. Não precisa de iniciar o cofre outra vez: o Editar do passo 2 vale para os dois ambientes. Pendente de validação no ecrã: credenciais de produção (a demonstração nunca usa dados reais nem a AT verdadeira).

Partilhadas da empresa-mãe. Numa empresa filha (por exemplo, um estabelecimento) com o mesmo NIF da empresa-mãe, escolha neste campo as credenciais da empresa-mãe para o mesmo ambiente, em vez de as repetir. Nada é copiado.

Dar a permissão a outras pessoas. Quem tem Editar dá, muda ou retira permissões a outros em Contabilidade › Configurar › Cofre de credenciais › Permissões (colunas Utilizador, Empresa, Portal e Nível). Ninguém a dá a si próprio. Veja Como guardar senhas de portais no cofre de credenciais.

Resultado esperado

• Teste passou: as credenciais estão completas e válidas e a Autoridade Tributária simulada respondeu (aceite). Nada foi enviado à Autoridade Tributária verdadeira.
• Na Prontidão das comunicações com a AT, a empresa tem seis linhas: Teste e Produção para Séries, Faturas e Guias de transporte. As três de Teste passaram a Pronto. As de Produção continuam em Falta alguma coisa, com «Não há dados de acesso para o ambiente de produção da Autoridade Tributária. Sem eles não se pode enviar nada. A Administração fiscal introduz-os em Contabilidade › Configurar › Faturação certificada › Credenciais da AT.» e o botão Resolver.
• Em Avisos, cada linha lembra o perfil do subutilizador no Portal das Finanças, por exemplo «O subutilizador tem de ter o perfil WSE no Portal das Finanças. Só se confirma lá, por isso não é verificado aqui.». Em Ligação à AT, a demonstração diz Desligada: nada é enviado à Autoridade Tributária.

• Em Permissões do cofre, a pessoa que iniciou o cofre tem Editar nesta empresa, e o arranque ficou no registo de auditoria.
• Guardar credenciais não gera lançamentos contabilísticos e não comunica nada.

As credenciais das imagens são fictícias.

Notas importantes

Pronto não quer dizer ligado

Pronto diz que as credenciais estão completas. A coluna Ligação à AT diz se o servidor envia mesmo: com Desligada, nada sai para a AT, e as séries, as faturas e as guias continuam por comunicar. Ligar o envio verdadeiro é uma configuração do servidor, feita pelo administrador de sistema, e não um botão deste ecrã. Confirme com ele antes de deixar de comunicar pelo Portal das Finanças. Pendente de validação no ecrã: a ligação ao envio verdadeiro e o primeiro envio em produção (a demonstração só usa o simulador).

• Iniciar o cofre é uma vez por empresa. Depois, só quem tem Editar dá permissões. Com Editar também se revelam palavras-passe do cofre, e cada revelação fica registada: dê-o só a quem trata das credenciais.
• O que a Prontidão não vê. Não confirma os perfis do subutilizador no Portal das Finanças, nem se a palavra-passe está certa na AT. O teste do passo 9 usa o simulador.
• Credenciais da AT e Credenciais do cofre são coisas diferentes. As Credenciais da AT são as deste artigo e ligam o fiscaldoo aos webservices. O menu Cofre de credenciais › Credenciais guarda as palavras-passe dos portais para as pessoas da empresa: guardar lá a palavra-passe do subutilizador não liga o fiscaldoo à AT. As duas dependem da mesma permissão do cofre.
• Segredos. A palavra-passe do webservice e a chave privada só se escrevem: depois de guardadas aparecem como máscara e não se leem, só se substituem. O ficheiro .pfx e a sua palavra-passe não ficam guardados.
• Quando o certificado chegar ao fim (Válido até), abra o registo, escolha o .pfx novo com a sua palavra-passe e guarde.

Problemas frequentes

«Não tem permissão para criar, alterar ou apagar as credenciais da AT…»

• Sintoma: Guardar abre Erro de Acesso: «Não tem permissão para criar, alterar ou apagar as credenciais da AT. Peça que lhe deem a permissão «Editar» para esta empresa e para o portal da Autoridade Tributária no cofre de credenciais. Quem a dá: um utilizador da Administração fiscal que já tenha a permissão «Editar» no cofre, em Contabilidade › Configurar › Cofre de credenciais › Permissões. Se ninguém tem ainda «Editar» nesta empresa, um utilizador da Administração fiscal inicia o cofre em Contabilidade › Configurar › Cofre de credenciais › Iniciar o cofre.» Visto ao alterar as credenciais de outra empresa da demonstração, onde o cofre não estava iniciado.
• Causa: não tem Editar no cofre da empresa em que está a trabalhar.
• O que fazer: carregue em Fechar e descarte a alteração. Se alguém da empresa já tem Editar, peça-lhe a permissão (Permissões). Se ninguém tem, inicie o cofre (passos 1 e 2) e repita.

«O cofre da empresa … já está iniciado…»

• Sintoma: Confirmar, na janela Iniciar o cofre de credenciais, abre Operação inválida: «O cofre da empresa Empresa Nova Exemplo, Lda já está iniciado: Administração Fiscal (demonstração) pode(m) dar permissões. Peça a um deles.…»
• Causa: alguém da empresa já tem Editar. O cofre só se inicia uma vez.
• O que fazer: carregue em Fechar e peça a permissão a uma das pessoas indicadas na mensagem.

«As credenciais ainda não estão prontas: - Falta o número do certificado do programa…»

• Sintoma: Testar a ligação (simulador) mostra, no canto do ecrã, «As credenciais ainda não estão prontas: - Falta o número do certificado do programa na Autoridade Tributária. As séries e as faturas têm de o levar.…». Na Prontidão, as linhas de Séries e Faturas ficam em Falta alguma coisa com a mesma frase; a de Guias de transporte fica em Pronto.
• Causa: a empresa nova ainda não tem o certificado do programa em Certificados de software.
• O que fazer: a Administração fiscal regista-o em Contabilidade › Configurar › Faturação certificada › Certificados de software (fora do Administrador, o menu só aparece com o modo de programador); o administrador técnico também o encontra em Definições › fiscaldoo · Certificação, grupo Configurar a certificação: séries e chaves, linha Certificados de software. Veja Como preparar a empresa para emitir documentos certificados. Depois repita o passo 9.

«A operação não pode ser concluída: Esta empresa já tem credenciais para este ambiente.»

• Sintoma: Guardar abre Erro de Validação com esta mensagem.
• Causa: carregou em Novo para uma empresa e um ambiente que já têm registo (na demonstração, um segundo registo Teste da Empresa Nova Exemplo, Lda).
• O que fazer: carregue em Fechar e descarte o registo novo. Abra o registo que já existe na lista e substitua nele o que mudou.

«O certificado cliente não é um certificado PEM válido…»

• Sintoma: Guardar abre Erro de Validação: «O certificado cliente não é um certificado PEM válido. Cole o certificado inteiro, de «-----BEGIN CERTIFICATE-----» até «-----END CERTIFICATE-----».»
• Causa: em vez do .pfx, colou texto em Certificado cliente (PEM) e esse texto não é um certificado completo (falta a primeira ou a última linha, ou é outro ficheiro).
• O que fazer: carregue em Fechar e apague o campo. Use o .pfx (passo 6) ou cole o certificado inteiro, com as linhas «-----BEGIN CERTIFICATE-----» e «-----END CERTIFICATE-----».

«A empresa não tem número de contribuinte…»

• Sintoma: o formulário avisa «A empresa não tem número de contribuinte e a Autoridade Tributária identifica quem comunica por ele. Preencha-o nos dados da empresa.» e Testar a ligação (simulador) mostra «As credenciais ainda não estão prontas: - A empresa não tem número de contribuinte. A Autoridade Tributária identifica quem comunica por esse número. Preencha-o nos dados da empresa.»
• Causa: a ficha da empresa não tem o NIF.
• O que fazer: peça ao administrador que preencha o NIF da empresa (Como preencher os dados fiscais da empresa) e repita o passo 9.

A Prontidão continua em «Falta alguma coisa» depois de guardar

• Causa: as credenciais são de outro ambiente (as de Teste não servem as linhas de Produção), de outra empresa, ou falta outro dado da empresa.
• O que fazer: leia a coluna O que falta da linha e carregue em Resolver. Confirme o Ambiente e a Empresa do registo e a empresa escolhida no canto superior direito.