Como tratar avisos de receção e divergências

Para que serve?

Quando um retalhista envia um aviso de receção com quantidades diferentes das expedidas, cada diferença fica numa lista. A partir dela propõe a nota de crédito ou regista que o assunto ficou tratado.

Quando utilizar?

• Quando o cliente recebeu menos do que foi expedido e é preciso creditar a falta.
• Quando a diferença já foi resolvida de outra forma, por exemplo numa conversa com o cliente.
• Não use Marcar como tratada para creditar a falta: esse botão não cria nenhum documento.

Onde encontrar?

EDI › Divergências de receção. A lista abre com o filtro Por tratar e agrupada por Cliente.

Antes de começar

• O seu perfil é Faturação (testado até ao último passo com este perfil).
• O exemplo é um aviso simulado na demonstração, do cliente Retalhista Exemplo (EDI). Nenhuma mensagem foi trocada com um retalhista real.

Como utilizar

1. Abra EDI › Divergências de receção e abra o grupo do cliente. As colunas são Aviso, Cliente, Artigo, Expedido, Recebido pelo retalhista e Diferença.
2. Abra a linha. No exemplo foram expedidas 6,00 unidades e o retalhista recebeu 5,00: a Diferença é -1,00 e o Estado é Com divergência.
3. Se faltam artigos, carregue em Propor nota de crédito. Abre-se um rascunho de Nota de Crédito de Cliente, com a fatura em Documento retificado e a quantidade em falta. Repetir o botão abre o mesmo rascunho. O botão não emite nada.
4. Confira o rascunho e preencha os campos que vêm vazios: Motivo da retificação, Motivo da regularização de IVA, Data de referência da regularização e Prova da regularização. Confirmar recusa enquanto faltar algum deles. Para a escolha do motivo, siga Como emitir uma nota de crédito. No exemplo, a falta de 1 unidade a 2,40 €, com IVA a 6 %, deu a nota de crédito NC D26/2, de 2,54 €.
5. A nota de crédito não muda a linha: continua Com divergência e na lista Por tratar. Repetir Propor nota de crédito abre agora a nota já emitida. Quando o assunto estiver resolvido, carregue em Marcar como tratada. O Estado passa a Processada e os dois botões desaparecem.

Resultado esperado

Depois de tratada, a linha sai da lista Por tratar. Sem mais diferenças, o ecrã mostra «Não há divergências de receção».

Notas importantes

• Marcar como tratada não cria nenhum documento. Na demonstração, o botão só mudou o estado, sem nota de crédito nem aviso no ecrã. Se ainda deve creditar a falta, faça-o antes.
• O botão vale para o aviso inteiro. Num aviso com várias linhas, o estado muda em todas. Trate primeiro as faltas a creditar.
• Pendente de validação por contabilista certificado: quando deve emitir a nota de crédito, e como regularizar o IVA, se o cliente recebeu menos do que foi faturado.

Problemas frequentes

• «Nenhum aviso de expedição (DESADV) corresponde ao aviso SIMREC0001 (referência de expedição SIMDES0001). O que aconteceu: um aviso de receção compara-se com o que foi expedido. Como resolver: confira o aviso de expedição enviado a este cliente e processe a mensagem outra vez.» Aparece em EDI › Mensagens, na secção Erros do aviso, que fica Por rever e não entra nas divergências. Depois de conferir, carregue em Reprocessar. Enquanto o aviso de expedição não existir, a mensagem repete-se.
• «Nenhuma fatura registada da encomenda cobre os artigos em falta, por isso não foi proposta nota de crédito. Como resolver: emita primeiro a fatura, ou crie a nota de crédito à mão a partir da fatura.» Aparece, na janela Operação inválida, quando a encomenda ainda não tem fatura registada para esses artigos. Faça o que a mensagem indica.