Como configurar uma empresa nova com o assistente

Para que serve?

O assistente Configurar a empresa prepara uma empresa nova numa sequência de passos: quem é a empresa, como faz a contabilidade, o IVA, a faturação certificada, os bancos, os salários e as pessoas. Em cada passo propõe valores e explica porquê, com a referência legal. No fim mostra um resumo do que vai criar e só aplica depois de o confirmar.

O assistente não emite, não numera e não comunica nada à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT). As séries ficam em rascunho, à espera do código de validação. Também não cria lançamentos contabilísticos.

Quando utilizar?

• Quando começa a trabalhar uma empresa nova, por exemplo um cliente novo do gabinete de contabilidade.
• Quando uma empresa já existe na base de dados mas ainda não emite documentos certificados: com o Ponto de partida Rever a configuração atual.
• Quando a empresa vem de outro programa: com o Ponto de partida Vem de outro programa (importação de SAF-T).

Onde encontrar?

• Para criar a empresa: Contabilidade › Configurar › Sistema › Nova empresa cliente.
• Para o assistente, já na empresa: Contabilidade › Configurar › Geral › Configurar a empresa.

Antes de começar

• Precisa do perfil de administrador da base de dados. Os perfis Contabilista e Contabilista Certificado / Gestor fiscal não veem o grupo Sistema do menu Configurar. Todos os passos deste artigo foram feitos com o administrador.
• Tenha à mão o NIF, a morada, a forma jurídica e os valores do último ano (volume de negócios, total do balanço e número médio de trabalhadores). São os que decidem o enquadramento contabilístico e a periodicidade do IVA.
• Os dados fiscais que o assistente pergunta são os que estão registados na AT. Confirme-os com o contabilista certificado da empresa.

Como utilizar

1. Abra Contabilidade › Configurar › Sistema › Nova empresa cliente. Abre-se a janela Nova empresa cliente.
2. Escreva o Número de contribuinte (NIF), o Nome da empresa, a Morada, o Código postal e a Localidade, por exemplo 510000002, Empresa Nova Exemplo, Lda, Rua do Exemplo, 1, 1000-001 e Lisboa. Carregue em Criar a empresa e começar a configuração uma só vez. A janela avisa que a empresa fica visível só para si: as outras pessoas recebem acesso no passo 10.
3. Espere uns segundos: a janela fica aberta, com o botão desativado, enquanto a empresa é criada. Depois o assistente abre-se sozinho, já na empresa nova (o nome dela aparece no canto superior direito), no passo 1. Identificação, com o Ponto de partida Empresa nova e os dados que escreveu. Complete o CAE, a Conservatória do registo comercial, o Número de matrícula e o Capital social. Consultar a empresa no VIES? vem desmarcada; marcada, o assistente procura a empresa na base de dados de IVA da União Europeia ao carregar em Seguinte. Pendente de validação no ecrã: resposta do VIES (a demonstração não sai para a internet). Carregue em Seguinte.
4. Em 2. Enquadramento contabilístico, escreva o Volume de negócios do ano, o Total do balanço e o Número médio de trabalhadores do ano indicado em Ano dos valores, e escolha a Forma jurídica (Sociedade por quotas (Lda), Sociedade unipessoal por quotas (Unipessoal Lda), Sociedade anónima (SA), Empresário em nome individual, Cooperativa, Associação ou fundação (sem fins lucrativos) ou Outro). O Ano dos valores vem com o ano anterior. O assistente calcula a Categoria da entidade e o Enquadramento sugerido: com 50.000,00 €, 30.000,00 € e 2 trabalhadores, Microentidade e SNC-ME (microentidades). Se a empresa vende ou guarda mercadorias, marque A empresa tem existências e escolha o Método de inventário que aparece: Inventário permanente (os movimentos de existências são lançados à medida que acontecem) ou Inventário intermitente (as existências são contadas e lançadas no fim do período). O método fica na ficha da empresa e decide como o fecho do exercício trata as existências.
5. Em Enquadramento contabilístico, escolha o que a empresa usa: SNC (regime geral), SNC-PE (pequenas entidades), SNC-ME (microentidades), SNC-ESNL (entidades do setor não lucrativo), IFRS / IAS ou Outro. Se deixar o campo vazio, Seguinte aceita o Enquadramento sugerido: o campo fica preenchido com ele e o resumo mostra-o como alteração. Confirme o mês em O exercício termina em (vem Dezembro) e o Dia em que termina o exercício (vem 31). Carregue em Seguinte.
6. Em 3. IVA, confirme Onde fica a sede (Continente, Açores ou Madeira: decide as taxas de IVA), responda a Os clientes pagam tarde? e Operações com autoliquidação?, e confirme a Declaração de IVA (a Periodicidade sugerida vem do volume de negócios: Trimestral abaixo de 650.000,00 €; como no enquadramento, se a deixar vazia, Seguinte aceita a sugerida) e o Regime de IVA. Os regimes e o que mudam estão em Como preencher os dados fiscais da empresa. Carregue em Seguinte.
7. Em 4. Faturação certificada, confirme os Documentos que a empresa emite (vêm marcados [FR] Fatura-recibo, [FT] Fatura, [NC] Nota de crédito, [GT] Guia de transporte (incluindo as globais) e [RG] Outros recibos) e as Séries do ano. Em Onde se emitem os recibos, escolha Um diário próprio para recibos ou Um diário de banco do passo 5: sem escolha, o resumo não propõe a série dos recibos. Ligar o modo de formação? vem marcado e cria também uma série de formação (veja «Notas importantes»). Credenciais do Portal das Finanças no cofre vem desmarcada numa empresa nova e o botão Abrir o cofre de credenciais abre o cofre: a senha do subutilizador da AT guarda-se lá, nunca no assistente. Não é precisa para criar as séries nem para emitir; é para comunicar com a AT: Como ligar o fiscaldoo à Autoridade Tributária. A tabela de baixo tem o Estabelecimento Sede, com o Código A, que entra no nome das séries. Carregue em Seguinte.
8. Nos passos seguintes, preencha o que já sabe e carregue em Seguinte (ou em Ir para o resumo); o que ficar vazio não muda nada. 5. Bancos: uma linha por IBAN, com o formato do extrato. 6. Clientes, fornecedores e saldos de abertura e 7. Ativos: ficheiros Excel ou CSV (os saldos de abertura ficam em rascunho). 8. Salários: a empresa, 9. Trabalhadores e 14. Salários: dimensão da empresa: dados para os salários. 10. Pessoas e acessos: o perfil de cada pessoa. 12. Avisos de cobrança e 13. Condições de pagamento: as regras de cobrança por omissão (30 Dias).
9. No Resumo, leia a tabela O QUE VAI SER CRIADO E ALTERADO (colunas O quê, Tipo, Agora e Depois). As linhas com Sugestão (não aplicada) são tarefas para fazer à mão. Se algo está mal, carregue em Voltar.
10. Carregue em Aplicar o que o resumo mostra e, na janela Confirmação («Aplicar as alterações do resumo? Nada é validado, numerado nem enviado à AT.»), em Confirmar.
11. O assistente passa a 15. Verificação final. Carregue em Verificar tudo agora e leia o Semáforo de cada Área (Autoridade Tributária, SAF-T, IVA, Salários, Chave de assinatura, Certificado de software, Avisos de cobrança, Condições de pagamento), com O que se encontrou e O que fazer.

Resultado esperado

• A tabela O QUE FOI FEITO tem cada linha do resumo com Feito. Na empresa do exemplo: enquadramento SNC-ME (microentidades), Sociedade por quotas (Lda), IVA Trimestral, os diários e as séries A2026 de fatura, fatura-recibo, nota de crédito e guia de transporte, todos em rascunho, e o modo de formação. A série dos recibos só aparece se escolheu Onde se emitem os recibos? no passo 7: sem escolha, o resumo tem a linha Onde se emitem os recibos com Sugestão (não aplicada) («…Volte ao passo 4, escolha uma, e as séries de RG serão propostas.») e não cria série de recibos. A linha Subutilizador do Portal das Finanças também fica como sugestão: é feita no Portal das Finanças e no cofre.
• As áreas que ainda não estão prontas dizem o que falta. Na empresa do exemplo, Autoridade Tributária: «Não há dados de acesso para o ambiente de testes da Autoridade Tributária…»; SAF-T: problemas que bloqueiam na contabilidade, a começar pelos códigos de taxonomia das contas; Salários: os dados da entidade patronal e os trabalhadores.
• Ainda não se emitem faturas: as séries estão em rascunho. O passo seguinte é comunicar cada série e registar o código de validação: Como criar uma série e comunicá-la à AT. A lista do que falta para emitir está em Como preparar a empresa para emitir documentos certificados.
• Para voltar ao assistente depois, escolha a empresa no seletor de empresas, no canto superior direito, e abra Contabilidade › Configurar › Geral › Configurar a empresa; numa empresa já aplicada, o botão é Rever outra vez.

Vídeo demonstrativo

O primeiro vídeo mostra os passos 1 e 2 e o início do passo 3: abrir Nova empresa cliente, escrever o NIF, o nome e a morada, criar a empresa e ver o assistente abrir-se na empresa nova, no passo 1. Identificação. Não mostra o resto do passo 3 (CAE, conservatória, matrícula, capital social e Seguinte) nem os passos 4 a 11.

No telemóvel, rode-o para a horizontal e veja o vídeo em ecrã inteiro: o texto do ecrã fica legível.

Criar uma empresa nova e abrir o assistente · 29 s · sem som, com legendas · legendas (WebVTT)

Transcrição

O segundo vídeo continua na mesma empresa, já no passo 2. Enquadramento contabilístico do assistente (no passo 1. Identificação, o CAE, a conservatória, a matrícula e o capital social ficaram vazios e carregou-se em Seguinte). Mostra os passos 4 a 11: os valores do ano e a Forma jurídica, com a Categoria da entidade e o Enquadramento sugerido (passo 4); Seguinte no enquadramento e no IVA, que ficam com o sugerido (passos 5 e 6); os documentos e as séries do passo 4. Faturação certificada e Ir para o resumo, sem preencher os passos 5 a 14 do assistente (passos 7 e 8); o resumo (passo 9); Aplicar o que o resumo mostra e Confirmar (passo 10); e Verificar tudo agora, com o Semáforo de cada área (passo 11). Não mostra A empresa tem existências, a escolha do enquadramento à mão, Onde se emitem os recibos nem os passos 5 a 14 do assistente. Na demonstração, a aplicação e a verificação demoraram cerca de 6 s e 30 s; no vídeo, essas esperas foram cortadas.

No telemóvel, rode-o para a horizontal e veja o vídeo em ecrã inteiro: o texto do ecrã fica legível.

Aplicar o assistente e verificar a empresa · 33 s · sem som, com legendas · legendas (WebVTT)

Transcrição

Notas importantes

Modo de formação vem ligado

Ligar o modo de formação? vem marcado no passo 4. Cria um diário e uma série de formação: «Os documentos emitidos aí não são reais, têm numeração própria e nunca vão para a AT.» Serve para treinar. Nunca emita aí uma fatura a um cliente. Desmarque a opção se a empresa não precisa de treino.

• As propostas do assistente (periodicidade do IVA, enquadramento, isenção do art. 53.º) são sugestões com a regra e a data em que entrou em vigor, na tabela PORQUE É QUE O ASSISTENTE PROPÕE ISTO. A escolha é sua, mas o enquadramento e a periodicidade que ficarem vazios passam a ser os sugeridos quando carrega em Seguinte: confira-os no resumo. A isenção do art. 53.º nunca se aplica sozinha. Pendente de validação por contabilista certificado: enquadramento contabilístico e periodicidade do IVA de cada empresa.
• O assistente nunca dá o perfil que entrega à AT nem o de administração máxima, e não deixa um auditor ter um perfil que altera dados: esses perfis dá-os um administrador (Como dar a cada utilizador o perfil certo).
• O contabilista certificado da empresa indica-se à parte: Como indicar o contabilista certificado responsável.

Problemas frequentes

«Já existe uma empresa com o NIF…» ao criar a empresa

• Sintoma: na janela Nova empresa cliente, a janela Operação inválida diz: «Já existe uma empresa com o NIF 510000029 nesta base de dados. Não foi criado nada. Peça ao administrador que lhe dê acesso a ela em vez de a criar outra vez.»
• Causa: a empresa já foi criada, por exemplo com um segundo clique em Criar a empresa e começar a configuração enquanto a primeira criação ainda corria, ou por outra pessoa.
• O que fazer: carregue em Fechar e em Cancelar. Escolha a empresa no seletor de empresas e abra Contabilidade › Configurar › Geral › Configurar a empresa. Se a empresa não aparece no seletor, peça acesso ao administrador.

«Escolha o enquadramento contabilístico…» ao carregar em Seguinte

• Sintoma: no passo 2, Seguinte abre a janela Operação inválida: «Escolha o enquadramento contabilístico (ou responda aos valores acima para receber uma sugestão). O SAF-T e as demonstrações dependem dele.»
• Causa: o Enquadramento contabilístico está vazio e o assistente não tem sugestão, porque os valores do ano estão a zero. Com valores, Seguinte aceita a sugestão e não mostra esta janela.
• O que fazer: carregue em Fechar e escolha o Enquadramento contabilístico (passo 5 deste artigo), ou escreva os valores do ano para receber a sugestão.

Seguinte não avança no passo 2 e o Método de inventário fica a vermelho

• Causa: marcou A empresa tem existências sem escolher o Método de inventário. O ecrã não mostra mensagem: só pinta o campo.
• O que fazer: escolha o método ou, se a empresa não tem existências, desmarque a opção.

A primeira fatura da empresa nova não confirma

• Causa: antes do passo 4 a empresa não tem diário certificado; depois dele, as séries estão em rascunho até terem o código de validação.
• O que fazer: veja as mensagens e a saída em Como emitir uma fatura certificada, em «Problemas frequentes».

A verificação final diz «Não está pronto» no SAF-T

• Sintoma: na empresa do exemplo, «170 problemas que bloqueiam na contabilidade. O primeiro: 3 códigos de taxonomia candidatos correspondem ao código SNC desta conta — escolha um na conta (campo "Taxonomia") antes de gerar».
• O que fazer: carregue em Abrir nessa linha para ver a lista. A taxonomia de cada conta é uma escolha do contabilista certificado. O ficheiro SAF-T de faturação gera-se à parte: Como gerar o ficheiro SAF-T de faturação. Pendente de validação por contabilista certificado: taxonomia a escolher nas contas com mais de um código candidato.