Como assinar digitalmente o PDF da fatura

Para que serve?

Uma fatura enviada por email ao cliente em PDF é uma fatura eletrónica. O PDF assinado digitalmente garante ao cliente que o ficheiro é autêntico. O botão Assinar PDF guarda na fatura uma cópia assinada do PDF, ao lado do original, que não se altera.

O ecrã cita a lei: «DL 28/2019, art. 12.º». Pendente de validação por contabilista certificado: quando a assinatura qualificada é obrigatória e quando outro meio de garantir a autenticidade chega.

Quando utilizar?

• Antes de enviar por email o PDF de uma fatura ou nota de crédito emitida.
• Quando a fatura mostra o aviso «O PDF desta fatura não tem assinatura qualificada».
• Não o use para corrigir uma fatura: o PDF assinado é uma cópia, o documento certificado não muda.

Onde encontrar?

• Fornecedor da assinatura: Definições › Faturação, secção Certificação PT, campo Assinatura da fatura eletrónica.
• Botão: na fatura emitida, em Faturação › Faturar › Faturas de clientes.

Antes de começar

• Para escolher o fornecedor, o seu perfil é Administrador (o campo só aparece a este perfil). Cada empresa tem o seu.
• Para assinar, o seu perfil é Faturação: foi com ele que o botão foi usado neste artigo.
• A fatura está emitida (Publicada) e é de uma empresa portuguesa. Não precisa de anexar o PDF: o fiscaldoo assina o PDF da própria fatura.

Como utilizar

1. Com o perfil Administrador, abra Definições › Faturação e, na secção Certificação PT, abra o campo Assinatura da fatura eletrónica. Escolha Simulado (testes) ou Multicert (assinatura qualificada) e carregue em Guardar.
2. Abra a fatura emitida. Enquanto não tem um PDF assinado aceite, a fatura mostra o aviso «O PDF desta fatura não tem assinatura qualificada: enviado por email, a sua autenticidade não fica garantida (DL 28/2019, art. 12.º). Use «Assinar PDF» antes de o enviar.» e o botão Assinar PDF.
3. Carregue em Assinar PDF. O ecrã atualiza-se sem mostrar nenhuma mensagem: o aviso e o botão desaparecem.
4. Confirme nos anexos da fatura: há um ficheiro com o nome do PDF e «(assinado)» (no exemplo, FT_D26_30.pdf (assinado)).

Resultado esperado

• A fatura fica com o anexo «… (assinado)», com a assinatura aceite.
• O número, o ATCUD e a assinatura do documento certificado não mudam.
• O PDF assinado aceite não se altera nem se apaga: é prova do que foi enviado ao cliente.

Notas importantes

Na demonstração só o fornecedor simulado funciona

Simulado (testes) assina como teste: nenhuma assinatura real é feita. Multicert (assinatura qualificada) é a opção para a assinatura real, mas numa base de teste está bloqueada (ver «Problemas frequentes»). Pendente de validação no ecrã: a mensagem de Multicert numa base de produção, que só se vê fora de uma base de teste; o código da versão atual indica que a ligação a este fornecedor ainda não está entregue. Confirme com o seu fornecedor do fiscaldoo antes de contar com a assinatura qualificada.

• Um PDF não se assina duas vezes.

Problemas frequentes

«Não está escolhido nenhum fornecedor de assinatura»

• Sintoma: ao carregar em Assinar PDF: «Não está escolhido nenhum fornecedor de assinatura para Empresa Demonstração, Lda, por isso o PDF não pode ser assinado. (…) Peça ao administrador do sistema que escolha o fornecedor em Definições › Faturação › Certificação PT.»
• O que fazer: peça ao Administrador que faça o passo 1.

«O fornecedor real de assinatura (Multicert) está bloqueado numa base de teste»

• Sintoma: com Multicert escolhido, numa base de teste: «O fornecedor real de assinatura (Multicert) está bloqueado numa base de teste: nada real sai de um ambiente de teste. Escolha o fornecedor simulado para experimentar o fluxo.»
• O que fazer: numa base de teste, escolha Simulado (testes).