Como ligar o EDI e a Saphety

Para que serve?

O EDI é a troca de documentos entre computadores, sem papel nem e-mail. Muitos retalhistas pedem aos fornecedores que recebam as encomendas e enviem os avisos de expedição e as faturas por EDI, através de um operador. No fiscaldoo, o operador é a Saphety. Este artigo prepara a empresa e o cliente para essa troca. O EDI só transmite os documentos: a fatura, a guia e a encomenda continuam a ser emitidas pelo fiscaldoo, como sempre.

Nesta versão, só a conta de testes da Saphety

Nesta versão, o fiscaldoo só liga ao ambiente de testes da Saphety: a ligação ao ambiente real (produção) é recusada pelo programa. As encomendas, as respostas, os avisos de expedição e as faturas trocados por EDI não chegam ao retalhista, mesmo quando o ecrã mostra «Aceite». Use este artigo para preparar e testar a ligação com a conta de testes que a Saphety lhe der. Enquanto a ligação real não estiver disponível, receba as encomendas e envie ao retalhista as faturas e os documentos pela via habitual.

Quando utilizar?

• Um retalhista pediu-lhe que passe a trabalhar por EDI.
• Vai acrescentar um novo cliente EDI a uma empresa que já troca EDI com outros.

Onde encontrar?

• Credenciais da Saphety: Contabilidade › Configurar › Cofre de credenciais › Credenciais.
• GLN da empresa: Definições › Utilizadores e empresas › Empresas, campo EAN/GLN.
• Cliente: Faturação › Clientes e artigos › Clientes, separador Faturação eletrónica (EDI) e campo EAN/GLN.
• Artigos: Faturação › Clientes e artigos › Artigos, campo Código de Barras.
• Teste: aplicação EDI › Receber mensagens e EDI › Comunicações externas.

Antes de começar

• O seu perfil é Administrador. Os passos foram feitos do princípio ao fim com este perfil. O Contabilista certificado, o Contabilista e a Faturação veem o separador do cliente e a aplicação EDI, mas não gravam credenciais: com o Contabilista certificado, Novo no cofre abre «Erro de Acesso — Não tem permissão para ver estas credenciais. Peça que lhe deem a permissão «Ver» para esta empresa e portal no cofre de credenciais. Quem a dá: um utilizador da Administração fiscal que já tenha a permissão «Editar» no cofre, …».
• A empresa tem contrato com a Saphety e uma conta de testes, com o utilizador e a palavra-passe que a Saphety lhe dá. O fiscaldoo não contrata em nome do cliente. Nesta versão, só a conta de testes funciona (veja o aviso em «Para que serve?»).
• A empresa e o retalhista têm GLN, o número de 13 algarismos da GS1 que identifica a empresa, as lojas e os armazéns. O GLN da empresa pede-se à GS1 Portugal; os do retalhista e das lojas, e o código de fornecedor, dá-os o retalhista.
• Os artigos que vende ao retalhista têm código de barras (GTIN).

Como utilizar

1. Credenciais. Abra Contabilidade › Configurar › Cofre de credenciais › Credenciais e carregue em Novo. Preencha Descrição, Empresa, Portal (escolha «Saphety - EDI e faturação eletrónica (conta de testes)», o único tipo da Saphety: use as credenciais da conta de testes), Nome de utilizador e Palavra-passe / segredo, e grave. A palavra-passe fica cifrada e não volta a ser mostrada.
2. GLN da empresa. Em Definições › Utilizadores e empresas › Empresas, abra a empresa e escreva o GLN em EAN/GLN. Grave.
3. GLN do cliente e das lojas. Em Faturação › Clientes e artigos › Clientes, abra o retalhista e escreva o GLN em EAN/GLN. Faça o mesmo em cada morada de entrega (loja ou armazém) do separador Contactos.
4. Ativar o EDI no cliente. Ainda na ficha do retalhista, abra o separador Faturação eletrónica (EDI) e, no bloco ESTE CLIENTE TROCA EDI COM ESTA EMPRESA:
   • marque EDI ativo;
   • em Operador EDI, escolha Saphety;
   • em O nosso código de fornecedor no cliente, escreva o código que o retalhista lhe deu.
5. No bloco MENSAGENS PEDIDAS PELO CLIENTE (ENCOMENDAS E FATURAS SEMPRE), marque as mensagens que o retalhista pede: Resposta à encomenda (ORDRSP), Aviso de expedição (DESADV) e Aviso de receção (RECADV). Com o aviso de expedição, escolha também se é enviado sozinho (Enviar o aviso de expedição automaticamente) e se o cliente pede o código das paletes (O cliente pede o SSCC das paletes). Grave.
6. Artigos. Em Faturação › Clientes e artigos › Artigos, confirme que cada artigo vendido ao retalhista tem o Código de Barras (GTIN). É por ele que as encomendas do retalhista encontram o artigo.
7. Testar. Abra EDI › Receber mensagens. Aparece a mensagem «Mensagens recebidas. 0 mensagem(ns) nova(s).» (ou o número de mensagens novas) e abre-se a lista Mensagens EDI. Em EDI › Comunicações externas, cada receção fica numa linha com o Serviço «Troca EDI (receção)», o Estado e o Ambiente.

Resultado esperado

• O retalhista fica com o separador Faturação eletrónica (EDI) preenchido e, a partir daí, as encomendas dele entram em Vendas › Ordens › Encomendas EDI: veja Como receber e responder a encomendas EDI.
• Na demonstração, o Retalhista Exemplo (EDI) tem o GLN 5609999000012, a loja Loja Exemplo - Lisboa o 5609999000036 e a empresa o 5609999000029; os artigos [EDI001] Bolachas de água e sal 200 g (EDI) e [EDI002] Sumo de laranja 1 L (EDI) têm os códigos de barras 5609999110018 e 5609999110025. São números de exemplo, sem validade real.
• Em EDI › Comunicações externas, a receção de teste ficou com o Estado «Aceite», o Transporte «Simulado» e o Ambiente «Teste».

Notas importantes

• Cada empresa tem o seu contrato e as suas credenciais. Os campos do separador EDI também são por empresa: o mesmo retalhista pode trocar EDI com uma empresa e não com outra.
• Na demonstração não há Saphety. As mensagens vêm de um simulador e o cofre de credenciais da demonstração está vazio («Ainda não há credenciais no cofre.»). Nesta documentação nunca se fez uma ligação à Saphety real, por isso os passos 1 e 7 com a Saphety verdadeira não foram vistos. O formato das mensagens de cada retalhista e o modo de ligação confirmam-se com a Saphety. Nesta versão, em EDI › Comunicações externas, o Ambiente é sempre «Teste».
• Custos. A Saphety cobra por documento e por outros serviços. O preço pede-se à Saphety e é pago pela empresa.
• Pendente de validação por contabilista certificado: o acordo de tratamento de dados (RGPD) com a Saphety, como subcontratante.

Problemas frequentes

«Não é possível ativar o EDI: falta o GLN do cliente …»

• Sintoma: ao gravar o cliente com EDI ativo, abre-se Erro de Validação: «Não é possível ativar o EDI: falta o GLN do cliente Padaria Aurora, Lda. O que aconteceu: cada mensagem EDI identifica o comprador e o fornecedor pelo respetivo GLN. Como resolver: preencha o GLN (campo «EAN/GLN») e tente de novo.». Nada é gravado.
• Causa: o cliente (ou a empresa) não tem GLN.
• O que fazer: carregue em Fechar, escreva o GLN no campo EAN/GLN do cliente (ou da empresa, no passo 2) e grave outra vez.

«Erro de Acesso» ao carregar em Novo no cofre

• Sintoma: «Não tem permissão para ver estas credenciais. Peça a um administrador fiscal que lhe dê a permissão «Ver» para esta empresa e portal no cofre de credenciais.».
• Causa: o seu perfil não grava credenciais.
• O que fazer: peça ao Administrador que faça o passo 1.

Não vejo o separador «Faturação eletrónica (EDI)» nem a aplicação EDI

• Causa: o seu perfil não tem a troca de EDI. Os perfis da demonstração que a têm são o Administrador, o Contabilista certificado, o Contabilista e a Faturação.
• O que fazer: peça ao Administrador que lhe dê o perfil certo.