Como emitir um pré-recibo

Para que serve?

O pré-recibo é um papel que se entrega ao cliente antes de o pagamento estar confirmado: lista as faturas que ele vai pagar e quanto paga de cada uma. É comum quando um cobrador vai buscar o pagamento, ou quando o cliente paga por cheque e o cheque ainda não teve boa cobrança.

O pré-recibo não é um recibo: não tem série fiscal, ATCUD nem assinatura, não cria lançamentos e não paga a fatura. O número é interno (PREC/00001, PREC/00002…). Quando o dinheiro entra, converte-o no recibo verdadeiro.

Quando utilizar?

• Quando o cliente quer um comprovativo do que vai pagar, antes de o pagamento estar feito ou confirmado.
• Quando um cobrador leva uma lista das faturas a receber de um cliente.

Se o cliente já pagou, não precisa de pré-recibo: emita logo o recibo, como em Como registar um pagamento recebido e emitir o recibo.

Onde encontrar?

Na ficha do cliente: Faturação › Clientes e artigos › Clientes, abra o cliente, carregue na roda dentada (Ações), ao lado do nome, e escolha Pré-recibos. Abre a lista dos pré-recibos desse cliente.

A lista de todos os pré-recibos está em Contabilidade › Lançar › Vendas e cobranças › Pré-recibos. Abre com o filtro Emitido: tire-o para ver também os convertidos e os anulados.

Antes de começar

• O seu perfil é Contabilista, Contabilista certificado ou Administrador. Os passos foram feitos do princípio ao fim com o Contabilista. O perfil Faturação não tem acesso aos pré-recibos.
• Se trabalha com várias empresas, escolha primeiro a empresa das faturas, no canto superior direito. Com outra empresa ativa, a lista de faturas do pré-recibo fica vazia («Sem registos»).
• O cliente tem faturas emitidas e por pagar.

Como utilizar

1. Abra a ficha do cliente, carregue na roda dentada e escolha Pré-recibos, ou abra o menu Contabilidade › Lançar › Vendas e cobranças › Pré-recibos. Carregue em Novo. Pela roda dentada, o Cliente já vem preenchido; pelo menu, escolha-o. A Data é a de hoje.
2. Em Cobrador, pode escolher a pessoa que vai buscar o pagamento (é opcional).
3. No separador Faturas, carregue em Adicionar uma linha e escolha a fatura. A lista só mostra as faturas emitidas e por pagar deste cliente. O Montante em dívida aparece sozinho; o Montante vem a 0,00 €: escreva quanto o cliente vai pagar dessa fatura.
4. Repita para cada fatura e grave. O pré-recibo fica Emitido, com o número PREC/… e o aviso «NÃO SERVE DE RECIBO: documento interno sem valor fiscal. Não cria nenhum lançamento contabilístico.».
5. Carregue em Imprimir. O navegador descarrega o PDF «Pré-recibo PREC_00001.pdf», para entregar ao cliente.
6. Quando o pagamento entrar, abra o pré-recibo e carregue em Converter em recibo. Na janela, escolha o Diário do recibo (na demonstração, Recibos (RG), o da série de recibos), confira a Data do recibo e carregue em Emitir o recibo. O ecrã abre o recibo, já com o número da série (no exemplo, RG D26/17); o caminho no topo volta ao pré-recibo.

Um pré-recibo, um recibo. Um recibo paga cada fatura por inteiro, ou uma só fatura em parte. Se o pré-recibo tem várias faturas e alguma só é paga em parte, a conversão é recusada (veja «Problemas frequentes»): nesse caso, emita um pré-recibo por fatura.

Resultado esperado

• No pré-recibo emitido: no exemplo, o PREC/00001 de Maria João Ferreira (ENI), de 02/11/2026, tinha a FT D26/27 (135,88 € em dívida, 135,88 € a pagar) e a FT D26/29 (1.461,72 € em dívida, 500,00 € a pagar), com o total de 635,88 €.
• No PDF: a empresa, «NÃO SERVE DE RECIBO», «Documento interno sem valor fiscal», o número, o cliente com a morada e o NIF, a data, o estado Emitido, as faturas com o Montante em dívida e o Montante, o total e a frase «Este documento não certifica nenhum pagamento e não é válido como recibo. O recibo só é emitido quando o pagamento é registado.».
• Depois de converter: no exemplo, o PREC/00002 (só a FT D26/29, 500,00 €) deu o recibo RG D26/17, de 500,00 €, com a data de 02/11/2026. O pré-recibo passa a Convertido, com o campo Recebimento (RG D26/17) e a data em Convertido em, e fica só com o botão Imprimir. A FT D26/29 ficou paga em parte, com 961,72 € em dívida. O recibo é igual a um recibo emitido na fatura: veja o que ele lança em Como registar um pagamento recebido e emitir o recibo.
• Anulado: um pré-recibo anulado fica Anulado, com o motivo, e só com o botão Imprimir.

Notas importantes

• Um pré-recibo emitido não se altera. Se estiver errado, anule-o e emita outro: carregue em Anular, escreva o Motivo e carregue em Anular pré-recibo. Um pré-recibo convertido ou anulado já não muda.
• Converte-se uma vez. Cada pré-recibo dá um só recibo.
• A fatura não muda com o pré-recibo. Só o recibo (no passo 6) paga a fatura.

Problemas frequentes

Aparece «O montante de FT D26/30 (99.999,00 €) é superior ao montante em dívida (4.847,43 €). Diminua o montante.»

• Sintoma: ao gravar, o pré-recibo é recusado com esta mensagem.
• Causa: o Montante de uma linha é maior do que o que falta pagar dessa fatura.
• O que fazer: carregue em Fechar, escreva no Montante um valor igual ou menor do que o Montante em dívida e grave.

Ao converter aparece «PREC/00001 tem várias faturas e algumas são pagas apenas em parte…»

• Sintoma: em Converter em recibo › Emitir o recibo, abre-se a janela Operação inválida com «PREC/00001 tem várias faturas e algumas são pagas apenas em parte (FT D26/29). Um recibo paga cada fatura por inteiro, ou uma única fatura em parte: anule o pré-recibo e emita um por fatura.». Nada é emitido.
• Causa: o pré-recibo junta várias faturas e pelo menos uma não é paga por inteiro.
• O que fazer: anule o pré-recibo, com o motivo, e emita um pré-recibo por fatura. No exemplo, o PREC/00001 foi anulado e o PREC/00002, só com a FT D26/29, foi convertido.

A janela pede o Diário ou o Motivo

• Sintoma: «Há campos obrigatórios por preencher. Preencha os campos assinalados a vermelho para poder guardar.»
• Causa: em Converter em recibo falta o Diário; em Anular falta o Motivo.
• O que fazer: preencha o campo a vermelho e carregue outra vez no botão.