Como dar a cada utilizador o perfil certo

Para que serve?

O perfil decide o que cada pessoa vê e pode fazer: emitir faturas, lançar, fechar períodos, entregar declarações ou só consultar. Um perfil a mais deixa alguém fazer o que não devia; um perfil a menos esconde-lhe os menus de que precisa.

Quando utilizar?

• Quando uma pessoa nova começa a usar o fiscaldoo.
• Quando alguém muda de funções, por exemplo passa a entregar as declarações.
• Quando uma pessoa diz que não vê um menu que os colegas veem.

Onde encontrar?

• Uma pessoa: Definições › Utilizadores e empresas › Utilizadores, abra o utilizador, separador Perfil.
• Várias pessoas de uma vez: Definições › Utilizadores e empresas › Atribuir um perfil.

Antes de começar

• Precisa de acesso às Definições (administrador da base de dados). Os passos foram feitos com o administrador. Nenhum valor do campo Perfil (Administrativo, Contabilista, Contabilista certificado, Processador de salários, Gestor de RH, Gerência, Trabalhador, Auditor) vê as Definições.
• O utilizador já existe, com nome e e-mail de acesso. Para criar um, carregue em Novo na lista Utilizadores.

Como utilizar

1. Abra Definições › Utilizadores e empresas › Utilizadores e abra o utilizador, por exemplo Utilizador Exemplo.
2. No separador Perfil, escolha um Perfil: Administrativo, Contabilista (opera), Contabilista certificado (assina, fecha períodos), Processador de salários, Gestor de RH, Gerência, Trabalhador ou Auditor / ROC. O ecrã explica: «Escolher um perfil define os grupos de acesso certos. Para algo diferente, use «Ajustes avançados».»
3. Para um auditor externo, preencha também Acesso de auditor até com a data em que o acesso acaba.
4. Carregue em Guardar (ícone da nuvem).
5. Para ver ou acertar o que o perfil deu, abra o separador Ajustes avançados e desça até ao grupo LOCALIZAÇÃO PT. É aqui que se dá um acesso extra que nenhum perfil da lista do passo 2 dá, por exemplo Administração fiscal ou Submissões fiscais.

Resultado esperado

Ao guardar, o perfil escolhido passa a estes valores do grupo LOCALIZAÇÃO PT (vistos na demonstração, um perfil de cada vez):

Perfil (separador Perfil)	Localização PT — Faturação, contabilidade e fiscal	Outros do grupo LOCALIZAÇÃO PT
Administrativo	Faturação	nenhum
Contabilista (opera)	Contabilista	nenhum
Contabilista certificado (assina, fecha períodos)	Contabilista Certificado / Gestor fiscal	Responsável fiscal (submete à AT)
Gerência	nenhum	Gerência
Auditor / ROC	nenhum	Auditor (só consulta)
Processador de salários, Gestor de RH, Trabalhador	nenhum	nenhum (dão o grupo Salários PT: Processador de Salários, RH ou Trabalhador (portal-lite))

Os níveis de Localização PT — Faturação, contabilidade e fiscal são Não, Faturação, Contabilista, Contabilista Certificado / Gestor fiscal e Administração fiscal, e cada um inclui o anterior. O texto de ajuda do campo (o «?» ao lado) diz o que cada um faz: a Faturação cria faturas, notas de crédito e de débito e recibos, sem lançamentos nem configuração fiscal; o Contabilista faz lançamentos, reconciliação e relatórios; o Contabilista Certificado / Gestor fiscal faz o fecho do ano, a configuração fiscal e prepara as declarações, mas «por si só não permite submeter declarações à Autoridade Tributária: para isso é preciso o perfil «Responsável fiscal» ou «Submissões fiscais»»; a Administração fiscal tem acesso total às funções fiscais. Nenhum valor do campo Perfil dá a Administração fiscal nem as Submissões fiscais: o administrador tem-nas, e a mais alguém só se dão aqui, como acesso extra.

Na próxima entrada, a pessoa vê só as aplicações e os menus do perfil. Na demonstração, o Administrativo não tem a aplicação Contabilidade; o Contabilista tem Contabilidade, mas no menu Configurar só os modelos de lançamento e os bancos; o Contabilista certificado vê também Auditoria e a configuração fiscal.

Vídeo demonstrativo

O vídeo dá o perfil Contabilista (opera) ao Utilizador Exemplo (o passo 3 é só para um auditor).

No telemóvel, rode-o para a horizontal e veja o vídeo em ecrã inteiro: o texto do ecrã fica legível.

Dar o perfil certo a um utilizador · 27 s · sem som, com legendas · legendas (WebVTT)

Transcrição

Notas importantes

O Auditor não deve alterar dados

Um auditor ou revisor oficial de contas só consulta. Não lhe junte, nos Ajustes avançados, um perfil que altera dados. Hoje a ficha do utilizador deixa guardar Auditor (só consulta) com Contabilista sem nenhum aviso (o assistente da empresa nova recusa-o, a ficha não). Confirme o grupo LOCALIZAÇÃO PT depois de guardar. Pendente de validação por contabilista certificado: incompatibilidades de funções que a lei impõe ao revisor e ao auditor.

• O acesso Responsável fiscal é o de quem entrega à AT e vem com o perfil Contabilista certificado. Dê esse perfil (ou só este acesso, nos Ajustes avançados) a quem tem essa responsabilidade na empresa. Escolher outro perfil no separador Perfil tira-o (a demonstração tirou o Responsável fiscal ao passar de Contabilista certificado para Administrativo).
• O perfil é por base de dados; as empresas a que a pessoa acede escolhem-se em Ajustes avançados, Empresas.
• Atribuir um perfil faz o mesmo para vários utilizadores: escolha o Perfil, os Utilizadores e carregue em Aplicar.

Problemas frequentes

Um utilizador não vê um menu

• Causa: o perfil dele não inclui esse menu. Por exemplo, o Contabilista gera o SAF-T mas não vê Descarregar ficheiro: Como gerar o ficheiro SAF-T de faturação.
• O que fazer: confirme o perfil no separador Perfil e o grupo LOCALIZAÇÃO PT dos Ajustes avançados. Se a pessoa precisa só daquele passo, prefira que outra pessoa com o perfil certo o faça, em vez de lhe dar um perfil acima.