Como proteger os dados pessoais dos trabalhadores nos salários
Para que serve?
Os salários guardam dados que nem todos os colegas devem ver: quanto cada pessoa ganha, as penhoras, as baixas, as greves e as quotas sindicais. Os dados de saúde e a filiação sindical são categorias especiais do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD, art. 9.º).
O fiscaldoo protege-os de três formas: cada perfil só abre o que lhe cabe, o tipo de ausência tem um nome neutro para quem não pode saber o motivo, e o certificado de uma baixa fica num registo reservado. Este artigo mostra como dar o perfil certo, onde guardar o certificado e onde consultar quem fez o quê.
Quando utilizar?
- Quando dá acesso aos salários ou às ausências a uma pessoa nova.
- Quando alguém tem de tratar certificados de baixa.
- Quando quer saber quem processou um recibo ou quem consultou um certificado.
Onde encontrar?
- Perfis: Definições › Utilizadores e empresas › Utilizadores, na ficha do utilizador.
- Registo reservado das baixas: Salários › Preparar › Ausências e presenças › Baixas por incapacidade. Só aparece com o perfil Ver ausência médica. Quem tem só esse perfil encontra-o logo em Salários › Preparar.
- Quem fez o quê: Auditoria › Registos › Registo de auditoria e Auditoria › Pacote do auditor › Relatório de auditoria dos salários.
- Registo do portal do trabalhador e Campos da ficha do trabalhador: abrem-se no painel Salários › Preparar › O que há para fazer este mês?. Cada perfil vê a sua ligação: a primeira no painel do RH, a segunda em Outros registos e tabelas, no do Administrador de Salários.
Antes de começar
- Para atribuir perfis, entra como administrador do sistema.
- O perfil Ver ausência médica não vem atribuído a ninguém, nem ao administrador do sistema. Sem ele, o administrador recebe «Não tem acesso a «Registo de ausência por incapacidade (PT)»».
- Decida quem trata os certificados. Este perfil dá acesso a dados de saúde: quanto menos pessoas, melhor.
O que cada perfil vê hoje
Visto na empresa de demonstração, com um utilizador de cada perfil. Um «não» quer dizer que o menu não aparece ou que o acesso é recusado.
| O quê | RH | Processador de Salários | Administrador de Salários | Gerência | Auditor | Ver ausência médica (sozinho) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Ausências (lista de toda a empresa) | sim | sim | sim | não | não | não |
| Nome real do tipo de uma ausência de saúde | não: nome neutro | não: nome neutro | não: nome neutro | não | não | sim, no registo reservado |
| Baixas por incapacidade (registo reservado) | não | não | não | não | não | sim |
| Ficheiro de uma ausência de saúde ou de família, ou de um certificado | não | não | não | não | não | sim |
| Ausências de greve de outros trabalhadores | não | sim | sim | não | não | não |
| Recibos de vencimento | não | sim | sim | sim | não | não |
| Penhoras e Quotas sindicais a entregar | não | sim | sim | não | não | não |
| Relatório de auditoria dos salários | não | não | não | sim | sim | não |
O perfil Contabilista não tem os menus Salários nem Auditoria, por isso a resposta é «não» em todas as linhas. Se abrir o registo reservado por uma ligação, recebe «Não tem acesso a «Registo de ausência por incapacidade (PT)»».
Cada Trabalhador vê em O meu espaço só as suas ausências e O meu recibo. O ficheiro da sua própria baixa fica fechado também para ele: se o pedir, quem tem o perfil Ver ausência médica pode entregar-lho.
Esta tabela não substitui o parecer sobre as regras do RGPD na empresa, como a base legal e os prazos de conservação. Pendente de validação por jurista: bases de licitude, prazos de conservação e direito de acesso do trabalhador ao ficheiro (RGPD, art. 15.º).
Como utilizar
Dar o perfil a quem trata os certificados
- Abra Definições › Utilizadores e empresas › Utilizadores e abra o utilizador.
- No separador Perfil, escolha o perfil do trabalho do dia a dia. Para quem trata das ausências, escolha Gestor de RH.
- Carregue em Ajustes avançados. Em Salários PT — Ver ausência médica (saúde), escolha Ver ausência médica. As restantes linhas de Salários PT ficam como estão.
- Carregue em Guardar. Escolher depois outro Perfil não retira esta linha: tire-a à mão, escolhendo Não, quando a pessoa deixar de tratar certificados.
- Peça à pessoa que entre de novo e confirme que tem o menu Baixas por incapacidade, em Salários › Preparar.
O perfil Ver ausência médica sozinho dá acesso ao registo reservado, mas não às ausências: o botão Abrir a ausência não lhe aparece. Dê-lhe também Gestor de RH se a mesma pessoa regista as ausências, ou se tem de juntar o documento a uma ausência de família.
Registar a ausência sem revelar o motivo
- Em Salários › Preparar › Ausências e presenças › Ausências, carregue em Novo e escolha o Trabalhador.
- Em Tipo de tempo, escolha a letra indicada por quem tem o perfil Ver ausência médica. Os tipos de saúde têm só um nome neutro («Falta justificada — impossibilidade de prestar trabalho…», «Falta justificada — protegida por lei…») e uma letra, e o ecrã explica porquê.
- Deixe Descrição vazia. Num tipo de saúde ou de greve, o programa recusa qualquer texto ao guardar.
- Carregue em Guardar. Não anexe aqui o certificado, nem numa nota: o programa recusa.
Os passos completos de uma baixa, com a aprovação e o efeito no recibo, estão em Como tratar uma baixa por doença ou acidente de trabalho.
Guardar o certificado no registo reservado
Este procedimento faz-se com o perfil Ver ausência médica.
- Abra Baixas por incapacidade, em Salários › Preparar, e abra a baixa. O registo aparece logo que a ausência é guardada, e o aviso do topo diz o que pode ser escrito.
- No separador Certificados, carregue em Adicionar uma linha e preencha Número do certificado, Emitido em, Válido desde e Válido até.
- Em Ficheiro, junte a cópia do certificado e carregue em Guardar.
- Não escreva o diagnóstico: nem em Nota, nem no nome do ficheiro.
Quando a baixa fica Aprovado, o ecrã diz «Este registo já está fechado (validado, aprovado, pago ou enviado), por isso já não se altera.» e Adicionar uma linha desaparece. Junte o certificado antes de a ausência chegar a esse estado.
Juntar o documento de uma ausência de família
Os tipos de assistência a um familiar ou à pessoa cuidada, de cuidador informal, de acompanhamento de grávida, de deslocação para o parto, de amamentação e de dádiva de sangue também pedem um documento: «É obrigatório juntar um documento que justifique este tipo de ausência.» Esse documento pode revelar dados de saúde, por isso fica fechado como o de uma baixa. Só quem tem Ver ausência médica o junta e o abre, e essa pessoa precisa também de um perfil que abra as ausências, como Gestor de RH.
- Em Salários › Preparar › Ausências e presenças › Ausências, abra a ausência.
- No separador Lei portuguesa: comunicação, prova e efeito, em Documento de prova, carregue em Anexar ficheiro e escolha o documento.
- Carregue em Guardar.
Para os outros perfis, Documento de prova continua vazio: não veem que há um ficheiro nem o conseguem abrir.
Consultar quem fez o quê
- Para os salários, abra Auditoria › Pacote do auditor › Relatório de auditoria dos salários. Mostra quem criou, calculou, validou, pagou, corrigiu ou submeteu cada recibo e declaração, e quando. A lista vem agrupada por Utilizador. Para tirar a lista do programa é preciso a permissão de exportar: o perfil Auditor não tem Ações ao marcar as linhas.
- Para os dados de saúde, abra Auditoria › Registos › Registo de auditoria. A lista vem agrupada por tipo de evento: abra o grupo Dados de uma ausência médica consultados. Cada vez que alguém abre uma baixa fica uma linha, com ou sem certificado: os certificados lidos ao abrir contam como parte da abertura. Ler só os certificados deixa uma linha própria. Cada linha diz quem foi e quando, mas não de quem era nem que tipo de ausência: em Registo (na data do evento) aparece
[restrito]. Assim é para quem não tem o perfil Ver ausência médica, incluindo Auditor, Gerência e o administrador do sistema. - Para o portal, abra o Registo do portal do trabalhador (perfil RH ou administrador do sistema). Mostra, por exemplo, «Recibo descarregado», com o trabalhador e a hora.
Rever os dados que a ficha do trabalhador guarda
Com o perfil Administrador de Salários (ou de administrador do sistema), abra Campos da ficha do trabalhador. São 27 dados, cada um com a Classificação (por exemplo Fiscal (IRS), Segurança Social ou Opcional (gestão interna)), a Base legal e as datas de validade.
Esta lista documenta para que serve cada dado. Não decide quem o vê: o que cada pessoa vê depende só do perfil. Num dado já em uso, o ecrã não deixa alterar a linha: feche-a em Válido até e registe uma nova.
Resultado esperado
- Quem regista a ausência vê um nome neutro e não consegue escrever o motivo nem juntar o ficheiro.
- O certificado e o ficheiro só abrem a quem tem o perfil Ver ausência médica. Para os outros perfis, a ligação direta ao ficheiro responde que a página não existe.
- O administrador do sistema não vê os dados de saúde sem o perfil, nem no registo de auditoria, mas é ele quem o atribui: escolha com cuidado quem é administrador.
- Na lista de ausências, o menu Ações do perfil RH só tem Eliminar: não há exportação por ali.
- Nada disto gera lançamentos contabilísticos.
O que estas proteções não cobrem
- Nome do tipo nas ausências de família. Tipos como Assistência a membro do agregado familiar (art. 252.º) têm o nome à vista de quem abre as ausências. Só o ficheiro fica fechado. Por isso, não escreva dados de saúde de um familiar em Descrição.
- Listas do registo reservado. O registo de auditoria guarda a abertura de um registo, não a consulta da lista.
Notas importantes
- Cada empresa vê só os seus dados. Um utilizador criado noutra empresa não vê as baixas desta, mesmo com o perfil: confirme a empresa da ficha.
- O relatório e o registo de auditoria dizem o que o programa registou. Não veem o que alguém leu num papel, numa captura de ecrã ou numa cópia fora do programa.
Problemas frequentes
«Este tipo de ausência não pode ter texto livre»
- Sintoma: ao guardar, a janela Operação inválida diz «Este tipo de ausência não pode ter texto livre. O que aconteceu: os «Motivos» e a «Descrição» de uma ausência são lidos por colegas e chefias e, numa ausência por motivo de saúde ou greve, revelariam uma categoria especial de dados (RGPD art. 9.º).»
- O que fazer: apague a Descrição e guarde. O que for preciso registar fica no registo reservado, sem diagnóstico.
«Não se podem anexar ficheiros a esta ausência»
- Sintoma: ao juntar o ficheiro a uma ausência de saúde ou de família, em Documento de prova ou numa nota, aparece «Não se podem anexar ficheiros a esta ausência. O que aconteceu: um ficheiro desta ausência é um dado de saúde (RGPD, art. 9.º) e os colegas e chefias leem a ausência. Como resolver: peça ao perfil «Ver ausência médica» que o anexe (na ausência de um familiar, essa pessoa precisa também de um perfil que abra as ausências, como «RH»).»
- O que fazer: entregue o ficheiro a quem tem o perfil Ver ausência médica. Numa baixa, junta-o em Certificados. Numa ausência de família, em Documento de prova.
O menu Baixas por incapacidade está vazio
- Sintoma: a pessoa tem o perfil, mas a lista diz «Aqui aparecem as baixas por doença dos trabalhadores».
- O que fazer: confirme na ficha do utilizador se a empresa é a certa. Na demonstração, um utilizador criado noutra empresa via a lista vazia, com as baixas registadas.
Uma exportação por outra via é recusada
- Sintoma: um pedido de exportação de fora do ecrã (por exemplo de uma integração), com os perfis RH, Processador de Salários, Administrador de Salários ou Gerência, responde «O seu perfil não tem permissão para exportar dados por esta via. Para obter um ficheiro, use as exportações dos relatórios (XLSX ou PDF) ou peça ao administrador do sistema.»
- O que fazer: use as exportações dos relatórios a que o perfil tem acesso. Não peça um perfil maior só para exportar.