Como configurar os salários da empresa

Para que serve?

Antes do primeiro mês de salários, cada empresa precisa de três registos: a ficha do empregador (os dados que vão para as declarações e o seguro de acidentes de trabalho), a dimensão da empresa (micro, pequena, média ou grande) e as definições de salários, onde a empresa escolhe como se calcula o valor diário, o que acontece a um trabalhador sem perfil de IRS e que controlos impedem validar um recibo.

Estas escolhas valem para todos os recibos da empresa. Configurar não gera lançamentos contabilísticos: os lançamentos só nascem quando os recibos são contabilizados.

Quando utilizar?

• Ao começar a processar salários numa empresa nova no fiscaldoo.
• Em janeiro, para registar a dimensão do ano (a média de trabalhadores do ano anterior).
• Quando muda a seguradora ou a apólice de acidentes de trabalho, ou a empresa passa a ter um instrumento de regulamentação coletiva.
• Quando o contabilista certificado decide uma das escolhas que o fiscaldoo deixa à empresa (lista em Para o contabilista).

Não use este artigo para o valor do salário mínimo: está em Como atualizar o salário mínimo e aplicar reduções.

Onde encontrar?

Salários › Configurar › Empresa, com três entradas: Definições de salários, Ficha do empregador e Dimensão da empresa.

Antes de começar

• O seu perfil é Administrador de Salários. O menu Configurar não aparece ao Processador de Salários.
• Confirme a empresa ativa no canto superior direito: cada empresa tem a sua ficha, a sua dimensão e as suas definições. Na demonstração, o Administrador de Salários abre em Empresa Teste Portugal: escolha Empresa Demonstração, Lda para ver as fichas deste artigo.
• Tenha à mão a apólice de acidentes de trabalho (seguradora, número e data de fim) e o número médio de trabalhadores do ano anterior.

Como utilizar

1. Abra Salários › Configurar › Empresa › Ficha do empregador. Numa empresa sem ficha, a lista diz «Aqui aparecem os dados do empregador usados nas declarações; criam-se com «Novo», um por empresa.» Carregue em Novo.
2. Preencha Válido desde e o Número de Segurança Social do empregador. O Número de identificação fiscal (NIF/NIPC) e o CAE vêm da empresa e não se editam na ficha: o NIF (509999999 na demonstração) e o CAE (46900) mudam-se nos dados da própria empresa. Deixe NIPC da Segurança Social (DMR) vazio até ter o número das instruções oficiais da declaração mensal de remunerações: o fiscaldoo nunca o presume. A Base legal da ficha é só de leitura.
3. Em Acidentes de trabalho e acordos, escolha a Seguradora (acidentes de trabalho), escreva o Número da apólice (acidentes de trabalho) e a Apólice válida até. Em Prémio do seguro, escolha Prémio fixo ou Prémio variável (no variável, a seguradora cobra sobre os salários do mês e a empresa envia-lhe a folha mensal). Abrangida pelo regime de acidentes em serviço vem marcada: desmarque-a só se a empresa não estiver abrangida. Pendente de validação por contabilista certificado: quando se desmarca Abrangida pelo regime de acidentes em serviço, e a FGCT (art. 106.º/3-m) (referência do Fundo de Garantia de Compensação do Trabalho): quando e como se preenche. Preencha o Instrumento de regulamentação coletiva aplicável (IRCT) e as Partes que o assinaram, se houver. Guarde.
4. Abra Salários › Configurar › Empresa › Dimensão da empresa e carregue em Novo.
5. Escreva Válido desde (por exemplo 01/01/2026) e, em Trabalhadores em média, o número médio de trabalhadores do ano civil anterior (no ano de início de atividade, os trabalhadores nesse dia). A Dimensão preenche-se sozinha: com 8 fica Microempresa (menos de 10 trabalhadores); com 60, Média empresa (50 a menos de 250).
6. Em Origem do número de trabalhadores, diga de onde vem o número (por exemplo Média de 2025 (Relatório Único)) e guarde.
7. Abra Salários › Configurar › Empresa › Definições de salários e carregue na linha da empresa. A linha já existe em todas as empresas, mesmo antes do primeiro salário.
8. No topo, confirme o valor diário e o mês incompleto:
   • Regime de declaração de Segurança Social ativo: Regime antigo (ficheiro DR mensal) ou Regime novo (Segurança Social Direta / RRT). Decide como se faz a declaração à Segurança Social.
   • Método por omissão para mês incompleto (admissão, saída ou suspensão a meio do mês): 30 dias fixos (prática por omissão) ou Dias de calendário reais do mês.
   • Modo de pagamento por omissão do subsídio de férias (SF): Antes do início do período de férias (regra legal por omissão) ou Juntamente com a retribuição mensal (acordo escrito).
   • Divisor da retribuição diária: 30 por omissão. Uma retribuição de 1.500,00 € dá 50,00 € por dia.
9. Em Trabalhador sem perfil de IRS, escolha Nada se presume: não se calcula IRS enquanto não existir o perfil de IRS do trabalhador (o recibo fica sem IRS e não se contabiliza) ou Reter como «não casado, sem dependentes» (tabela I) e avisar no recibo. Em Arredondamento da retenção de IRS, a omissão é Cada retenção isoladamente (a mensal e a de cada subsídio).
10. Reveja os controlos que impedem validar um recibo. Por omissão estão todos ligados:
    • Exigir o enquadramento da Segurança Social para calcular: sem regime e tipo de beneficiário no contrato, o recibo não se calcula.
    • Verificar o salário mínimo ao validar um recibo: um recibo abaixo do salário mínimo aplicável não se valida.
    • Piso do instrumento coletivo: Bloquear a validação ou Só alertar (o mínimo legal continua a bloquear).
    • Ficha do empregador obrigatória: o recibo só se valida com a apólice de acidentes de trabalho em vigor.
    • Exigir o código de Segurança Social de toda a rubrica com valor para fechar um recibo e Controlar os descontos (CT art. 279.º) ao calcular e validar.
11. Em Recibo: informação além do mínimo legal (boa prática), marque o que quer imprimir a mais no recibo: Recibo: mostrar o custo para a entidade empregadora, Recibo: mostrar os totais do ano, Recibo: mostrar o saldo de férias (o único marcado por omissão) e Recibo: juntar a explicação do cálculo.
12. Guarde as definições.

Resultado esperado

• Ficha do empregador e Dimensão da empresa têm uma linha cada, com a data de início. Depois de guardada e em uso, a ficha mostra «Este registo já está em uso, por isso já não se altera. Para o mudar, feche o período (preencha «Válido até») e registe um novo com a data de início.»: só continuam editáveis Válido até e NIPC da Segurança Social (DMR). A dimensão mostra ainda o texto antigo «Este registo já está fechado (validado, aprovado, pago ou enviado), por isso já não se altera. …», e nela só continuam editáveis Válido até (enquanto estiver vazio) e a Origem do número de trabalhadores.
• As Definições de salários guardam sem mensagem. Como dizem as ajudas dos campos, as escolhas só chegam aos recibos calculados depois; os recibos já validados não mudam.
• Nenhum lançamento contabilístico é criado.

Notas importantes

• Mudar um dado fechado faz-se por períodos. Uma dimensão ou uma ficha nova começa no dia seguinte ao fim da anterior: preencha Válido até na antiga e crie a nova com Novo. Em janeiro, registe a dimensão do ano novo da mesma forma. A ficha não tem botão «Nova versão» (só Duplicar e Eliminar, na engrenagem), e Eliminar uma ficha que já começou é recusado: «Operação inválida. Os dados do empregador que já começaram não podem ser eliminados: registe uma nova versão.»
• A dimensão conta para o trabalho suplementar. O limite anual de horas extra de cada trabalhador depende da dimensão em vigor (175 horas numa microempresa). Sem dimensão registada, o contador diz «A dimensão da empresa não está registada (Salários › Configurar › Empresa › Dimensão da empresa), por isso o limite não pode ser aplicado.» Ver Como registar e pagar trabalho suplementar.
• A escolha da secção Contabilidade, Lançar os salários (Por trabalhador ou Agregado por lote, o valor das empresas novas), decide-se com o contabilista certificado: muda o detalhe do lançamento, não os totais por conta. Ver Como contabilizar o processamento dos salários.
• Os campos DMR: horas antes do reenvio simulado e DMR: máximo de tentativas simuladas só mexem no simulador da comunicação com a AT; não alteram nenhum recibo.

Problemas frequentes

Ao guardar aparece «Há campos obrigatórios por preencher»

• Sintoma: «Há campos obrigatórios por preencher. Preencha os campos assinalados a vermelho para poder guardar.»
• Causa: falta Válido desde (na ficha ou na dimensão).
• O que fazer: escreva a data de início e guarde de novo.

A dimensão da empresa sobrepõe-se a outro período

• Sintoma: «A dimensão da empresa sobrepõe-se a outro período (01/01/2026). O que aconteceu: duas dimensões não podem estar em vigor no mesmo dia. Como resolver: termine o período anterior na véspera do início deste.»
• Causa: a dimensão anterior não tem Válido até, ou acaba depois do início da nova.
• O que fazer: feche a janela, carregue em Descartar, abra a dimensão anterior e preencha Válido até com a véspera; depois crie a nova. Atenção: Válido até, depois de guardado, já não se altera.

«A empresa já tem dados do empregador para estas datas» ao guardar uma ficha nova

• Sintoma: «Erro de Validação. A empresa já tem dados do empregador para estas datas (desde 01/01/2026). Como corrigir: use «Nova versão» ou feche o «Válido até» da anterior.»
• Causa: a ficha anterior não tem Válido até ou acaba depois do início da nova.
• O que fazer: carregue em Fechar e descarte a ficha nova; abra a anterior, preencha Válido até com a véspera e crie a nova. Não há botão «Nova versão», apesar da mensagem.

O divisor não aceita zero

• Sintoma: «O divisor da retribuição diária tem de ser um número positivo.»
• O que fazer: escreva um número maior do que zero (30 por omissão).

A dimensão (e os tipos de falta) diz que «já está fechado» e não tem botões para anular

• Sintoma: «Este registo já está fechado (validado, aprovado, pago ou enviado), por isso já não se altera. Para corrigir, use as ações do documento: anule-o ou crie uma correção.» O registo não tem botões de anular nem de correção. A ficha do empregador já diz o texto certo (ver «Resultado esperado»).
• Causa: a dimensão e a ficha não se alteram depois de guardadas, para os recibos já feitos continuarem a ter os dados com que foram calculados. A mensagem é a dos documentos e não diz como se corrige um registo destes.
• O que fazer: termine o registo em Válido até e crie outro com Novo (ver as Notas importantes).

Para o contabilista

Escolhas das Definições de salários que a lei não fixa ou que o próprio fiscaldoo marca para validar. Ficam registadas quando mudam e só chegam aos recibos calculados depois. Pendente de validação por contabilista certificado: a opção a usar em cada uma destas escolhas.

Definição	Opções no ecrã (a primeira é a da demonstração)
Fração do ano de antiguidade (compensação por cessação, aviso prévio)	Meses completos sobre 12 (os dias do mês incompleto não contam) · Dias sobre 365
Compensação de termo certo (política) (contratos iniciados antes de 01/05/2023)	vazia · Os 24 dias sobre toda a duração do contrato · Os 24 dias só para o serviço desde 2023-05-01
Anos de antiguidade para a exclusão de IRS	Uma fração de ano conta como um ano · Anos e a fração proporcional
RMMG dos limites da compensação	Último dia do contrato · Data da comunicação
Subsídio numa suspensão	Aplicar a regra da Segurança Social (prestação compensatória) · Não calcular até haver decisão · O empregador paga tudo
Base do limite de um sexto (descontos do CT art. 279.º)	Retribuição mensal ilíquida (por omissão) · Retribuição mensal líquida (depois de IRS e Segurança Social)
Descontos acima do limite	Adiar: o excedente transita para os recibos seguintes (nunca é perdoado) · Bloquear: um recibo cujos descontos excedam o limite não pode ser validado
Despesa compensada sem mapa de deslocação	Tributar: … · Bloquear: …
Ordem das penhoras · Conflito entre penhoras	Pela data da notificação (CPC art. 794.º/1) · Alimentos antes das dívidas comuns (interpretação); Alertar no recibo · Recusar a validação até o agente decidir
Escolha do empregador para o trabalho em feriado	Descanso compensatório de metade das horas · Acréscimo de 50 % da retribuição
Pagar 2 horas quando o registo do suplementar não é visado (art. 231.º)	desligado · ligado
Descontar o aviso em falta no recibo final	desligado · ligado

Mais duas escolhas ao lado dos regimes: Novo modelo de declaração desde? e Origem do método da antiguidade?, que o ecrã mostra sem valor na demonstração. Pendente de validação por contabilista certificado: o que escrever nestes dois campos.

Os outros campos do formulário: Rever recibos que variem mais de (%) (20 %, para a lista de diferenças a rever antes de fechar), Obrigações de transparência salarial (desligado: hoje não altera nenhum recibo), Horas perdidas por dia de descanso ou feriado da extensão, O processador de salários aprova férias e ausências, Alertar quando a base mensal atinge (€), A empresa não está obrigada a encerrar nos feriados obrigatórios (art. 236.º/1), os quatro campos do acréscimo de férias e subsídios (Método do acréscimo, Arredondamento do acréscimo, Acrescer as contribuições da entidade patronal, Taxa do seguro de acidentes de trabalho sobre os subsídios (%)) e os parceiros Segurança Social (parceiro) e Autoridade Tributária (parceiro) usados nos lançamentos.