Como emitir a declaração anual de rendimentos aos trabalhadores
Para que serve?
Cada trabalhador recebe da empresa, até 20 de janeiro, um documento com o que lhe foi pago no ano anterior, o IRS retido e as contribuições obrigatórias. O fiscaldoo cria um comprovativo por trabalhador a partir dos recibos pagos no ano e imprime-o em PDF.
Quando utilizar?
- Em janeiro, depois de pagos os salários de dezembro, para o ano anterior.
Onde encontrar?
- Para criar os comprovativos do ano: Salários › ecrã O que há para fazer este mês? › bloco Listas de apoio › Gerar os comprovativos anuais.
- Para os abrir, emitir e imprimir: Salários › Declarar › Comprovativos aos trabalhadores.
Antes de começar
- O seu perfil é Processador de Salários: gera, emite e imprime.
- Os salários do ano estão todos pagos, incluindo os de dezembro e as diferenças de correções. Um pagamento ainda não executado não entra.
Como utilizar
- Abra Salários. No ecrã O que há para fazer este mês?, desça até Listas de apoio e carregue em Gerar os comprovativos anuais.
- Na janela, em Ano do rendimento, escreva o ano do exemplo,
2026(por omissão vem o anterior ao de hoje, 2025 a 01/11/2026). Em Departamento, escolha um departamento só se quiser gerar parte dos trabalhadores. Carregue em Gerar. - Abre-se Comprovativos aos trabalhadores, agrupada por ano, com um comprovativo em Rascunho por trabalhador com pagamentos no ano: Tipo «Anual (até 20 de janeiro)», Prazo, Rendimentos e IRS retido.
- Abra o grupo do ano e o comprovativo de um trabalhador (a lista vem agrupada por ano) e confira os Totais (Rendimentos, IRS retido, Contribuições obrigatórias, Quotizações sindicais, Rendimentos sem retenção na fonte e Prémio isento (A41)), o separador Rendimento por código e o separador Pagamentos, com os recibos que entraram.
- Se mudou algum recibo do ano depois de gerar, carregue em Calcular para refazer os totais.
- Carregue em Emitir. Se o ano ainda está a decorrer, o botão chama-se Emitir como provisório e abre a janela «O ano deste comprovativo ainda está a decorrer, por isso só indicará os rendimentos pagos até hoje e ficará marcado como provisório. Depois de emitido não se altera. Emitir como provisório?», com Confirmar e Descartar. O comprovativo passa a Emitido, com a data em Emitido em, e já não se altera; num ano a decorrer mostra «Comprovativo provisório: emitido com o ano ainda a decorrer, só indica os rendimentos pagos até ao dia da emissão. Depois de o ano terminar, gere e emita o definitivo.»
- Carregue em Imprimir (PDF) e entregue o PDF ao trabalhador.
Exemplo. Ana Margarida Pinto recebeu em 2026, até 01/11/2026, quatro salários de 2.400,00 € (pagos a 30/06, 31/07, 31/08 e 30/09/2026) e o de outubro (2.529,15 €, com 129,15 € de subsídio de alimentação, pago a 01/11/2026). O comprovativo de 2026 tem:
- Rendimentos 12.129,15 €: 12.000,00 € com o código A «Rendimentos do trabalho dependente sujeitos (exceto os referidos com outros códigos)» e 129,15 € com o código A21 «Subsídio de refeição (parte não sujeita)»;
- IRS retido 855,00 € (5 × 171,00 €);
- Contribuições obrigatórias 1.320,00 € (11 % de 12.000,00 €);
- Quotizações sindicais e Rendimentos sem retenção na fonte 0,00 €.
O PDF «Comprovativo de rendimentos e retenções» repete estes totais, tem a marca «PROVISÓRIO: emitido com o ano ainda a decorrer, só indica os rendimentos pagos até ao dia da emissão.» e lista os cinco pagamentos com a data, os rendimentos e o IRS retido de cada um. Os 8 comprovativos de 2026 da Empresa Demonstração, Lda somam 57.843,30 € de rendimentos e 4.233,00 € de IRS retido.
Pendente de validação por contabilista certificado: prazo de 20 de janeiro (CIRS art. 119.º, n.º 1, alínea b)); e se a parte não sujeita do subsídio de alimentação (A21, 129,15 € no exemplo) deve somar nos Rendimentos do comprovativo, como hoje faz, ou ficar fora deles.Emitir os comprovativos não gera lançamentos contabilísticos.
Resultado esperado
- Cada trabalhador tem um comprovativo Emitido, com o PDF.
- Os totais de cada comprovativo batem certo com os recibos pagos do ano e com as DMR do ano.
Notas importantes
- Emita só depois do último pagamento do ano. Num ano a decorrer o fiscaldoo pede confirmação e marca o comprovativo como provisório, mas emite-o na mesma, só com o que foi pago até hoje, e um comprovativo emitido já não se altera. Para entregar ao trabalhador, gere e emita o definitivo em janeiro do ano seguinte, depois de pagos os salários de dezembro.
- Só conta o que foi pago. O recibo de novembro, validado mas por pagar, não entra num comprovativo gerado hoje: só entram os pagamentos executados.
- Ano sem pagamentos. Para 2025, ano sem salários na empresa (e o ano que vem por omissão), Gerar não cria nenhum comprovativo e não aparece nenhuma mensagem: confirme o Ano do rendimento.
- Gerar outra vez não mexe nos comprovativos que já existem: só cria os que faltam.
- Trabalhador que sai a meio do ano. Pendente de validação no ecrã: o comprovativo pedido na saída não foi ensaiado.
Problemas frequentes
Gerar não criou nenhum comprovativo
- Causa: o ano escolhido não tem pagamentos executados (por exemplo 2025 na demonstração), ou o Departamento escolhido não tem trabalhadores com pagamentos.
- O que fazer: confirme o Ano do rendimento e deixe o Departamento vazio.
Falta um salário no comprovativo
- Causa: o pagamento desse salário não foi executado (está gerado mas não pago), ou foi pago já no ano seguinte.
- O que fazer: execute o pagamento (Como pagar os salários) e, no comprovativo ainda em Rascunho, carregue em Calcular.