Como controlar os documentos dos trabalhadores com validade

Para que serve?

Guarda os documentos de cada trabalhador que caducam, com o número, as datas e a digitalização. Antes de um documento caducar, o fiscaldoo cria uma tarefa a avisar.

Quando utilizar?

• Quando um trabalhador entrega um documento com validade, por exemplo uma autorização de residência.
• Quando um documento é renovado.
• Não use esta lista para contratos nem para recibos: os documentos gerados pelo fiscaldoo ficam em cada registo.

Onde encontrar?

Pessoas › Trabalhadores › Documentos dos trabalhadores.

Antes de começar

O seu perfil é Administrador de Salários, Processador de Salários ou RH. Tem à mão o documento e a data de validade.

Como utilizar

1. Abra a lista. Abre com o filtro A expirar ou expirados: para ver todos, retire-o na barra de pesquisa.
2. Carregue em Novo. Escolha o Trabalhador e o Tipo: Cartão de Cidadão, Passaporte, Autorização de residência, Carta de condução, Cédula ou licença profissional ou Outro documento.
3. Preencha Número, Emitido em e Válido até.
4. Em Avisar com estes dias de antecedência, deixe 30 ou aumente. Para uma autorização de residência, por exemplo, pode pôr 90.
5. Em Digitalização, junte o ficheiro. Carregue em Guardar. A Situação preenche-se sozinha.
6. Quando o documento for renovado, abra-o e escreva a nova data em Válido até. A Situação muda, e o aviso volta a contar para a nova data.

Exemplo. A 04/11/2026, uma autorização de residência válida até 20/11/2026, com 30 dias de aviso, fica A expirar: faltam 16 dias. Com a validade a 20/05/2027, fica Válido.

Resultado esperado

• A lista mostra a Situação: Válido, A expirar ou Expirado.
• Quando o documento entra no período de aviso, o fiscaldoo cria, uma vez, uma tarefa para o responsável do trabalhador, com a data da validade. Sem responsável, a tarefa fica para quem registou o documento.

Notas importantes

• O trabalhador não recebe este aviso. Vai para quem o gere. Veja Que avisos o fiscaldoo envia aos trabalhadores.
• Não bloqueia nada. Um documento expirado não impede o processamento de salários.
• A tarefa diz, por exemplo, «Documento a expirar: Cartão de Cidadão de …» e, na nota, «Como resolver: renove-o e registe a nova validade.»
• A lista não vê documentos que não tenha registado: não lê o número do cartão do separador Pessoal da ficha.

Problemas frequentes

A data de validade é recusada

• Mensagem: «O documento de … expira antes de ter sido emitido. Como resolver: corrija as datas.»
• Causa: Válido até é anterior a Emitido em.
• O que fazer: corrija as datas.

Não guarda: campos a vermelho

• Mensagem: «Há campos obrigatórios por preencher. Preencha os campos assinalados a vermelho para poder guardar.»
• Causa: falta Trabalhador, Tipo ou Válido até.
• O que fazer: preencha-os.

Registei um documento e não aparece na lista

• Sintoma: a lista fica vazia, ou sem o documento acabado de criar.
• Causa: o filtro A expirar ou expirados esconde os válidos.
• O que fazer: retire o filtro na barra de pesquisa.