Como pagar os salários (ficheiro de pagamento)

Para que serve?

Depois de validar o lote do mês, os salários pagam-se por transferência. Os recibos entram na contabilidade, o fiscaldoo cria um pagamento por recibo, junta-os num ficheiro de transferências SEPA que se carrega no banco e, quando o banco pagou, regista os pagamentos como executados e o lote como pago.

O fiscaldoo não fala com o banco: gera o ficheiro e guarda o que lhe diz. A data em que regista o pagamento é a que conta para a declaração mensal de remunerações (DMR).

Quando utilizar?

• Logo a seguir a processar e validar os salários do mês, antes da data-limite do pagamento que o recibo mostra.
• Quando o banco confirmar que as transferências foram feitas, para fechar o pagamento no fiscaldoo.
• Para desfazer um pagamento marcado por engano, antes de o banco o ter contabilizado (ver «Desfazer um pagamento»).

Onde encontrar?

Salários › Processar › Processar o mês › abrir o lote do mês (por exemplo Salários de outubro de 2026) › Contabilizar, Gerar pagamentos, Ficheiro de transferências, Banco executou e Marcar como pago

Os pagamentos, um por recibo, ficam em Salários › Pagar › Pagamentos de salários. No ecrã O que há para fazer este mês?, o passo 5, Pagar os salários, abre essa lista.

Antes de começar

• O passo 1 (Contabilizar) é do Administrador de Salários. Os passos 2 a 6 fazem-nos o Processador de Salários e o Administrador de Salários: o Processador gera pagamentos e o ficheiro num lote já contabilizado sem qualquer mensagem. Repor para Validado é só do Administrador.
• Se entra com o perfil de Administrador, escolha primeiro a empresa certa (por exemplo Empresa Demonstração, Lda) no seletor do canto superior direito: o lote só aparece na empresa a que pertence.
• O lote está Validado. Um salário não se paga sem lançamento: com o Processador de Salários, Ficheiro de transferências e Banco executou são recusados enquanto os recibos não estiverem contabilizados. Com o Administrador de Salários, esses dois botões contabilizam primeiro o que falta, sem mensagem. Ver Como contabilizar o processamento dos salários.
• Cada trabalhador recebe por transferência e tem o IBAN na ficha.
• Tem acesso ao homebanking da empresa para carregar o ficheiro.

Como utilizar

1. Com o perfil Administrador de Salários, abra o lote validado e carregue em Contabilizar. Não aparece mensagem. Detalhe e conferência do lançamento em Como contabilizar o processamento dos salários.
2. Carregue em Gerar pagamentos (pode ser o Processador de Salários). Não aparece mensagem: em Salários › Pagar › Pagamentos de salários surge um pagamento por recibo, com o Método Transferência bancária, o Estado Gerado (num lote) e a Data-limite do recibo (30/10/2026 em outubro de 2026).
3. Carregue em Ficheiro de transferências. O navegador descarrega o ficheiro com o nome do lote, por exemplo Salários de outubro de 2026.xml.
4. Carregue o ficheiro no homebanking da empresa, como um pagamento de ordenados por ficheiro, e autorize-o no banco.
5. Quando o banco tiver executado as transferências, volte ao lote e carregue em Banco executou. Na janela «Confirme que o banco executou as transferências do ficheiro. Os pagamentos ficam executados hoje e os recibos pagos.», carregue em Confirmar.
6. Carregue em Marcar como pago. Abre-se a janela Marcar como pago: «Todos os 8 recibos do lote «Salários de outubro de 2026» (líquido total 10.382,03 €) já foram pagos pelo banco. Ao confirmar, o próprio lote passa a «Pago» e fica o evento de auditoria; não é criado nenhum pagamento.» Carregue em Marcar como pago para confirmar (Anular deixa tudo como estava). O lote passa a Pago.

Exemplo. O lote de outubro de 2026 tem 8 recibos com 10.382,03 € de líquido a receber. O ficheiro descarregado no passo 3 é uma transferência SEPA (formato pain.001.001.09) com 8 transferências e o total de 10.382,03 €, igual ao total do lote. Cada transferência leva o descritivo «Salarios de outubro de 2026».

Gerar os pagamentos antes de contabilizar também funciona (o ficheiro aproveita-os). A ordem acima evita a recusa ao Processador de Salários.

Resultado esperado

• O lote está Pago e mostra «O lote está «Pago» e os seus recibos não se alteram, mas ainda não está fechado. Um Administrador de Salários pode devolvê-lo com «Repor para Validado» (recusado quando um pagamento está contabilizado ou reconciliado); use «Fechar» quando estiver tudo pago.» O Processador de Salários vê Gerar pagamentos, Ficheiro de transferências e Fechar; o Administrador de Salários vê também Contabilizar e Repor para Validado.
• Na contabilidade, os pagamentos executados geram um só movimento no diário do banco, no total do lote: débito em 2312 Ao pessoal e crédito em 120003 Pagamentos Pendentes, 10.382,03 € (lançamento PBNK1/2026/00040 da demonstração, com a data do dia em que carregou em Banco executou). A conta Ao pessoal, que o lançamento dos salários creditou, fica a zero.
• Em Pagamentos de salários, os 8 pagamentos estão Executado, com a Data-valor do dia em que carregou em Banco executou (01/11/2026 no exemplo).
• No ecrã do mês, o passo 5, Pagar os salários, fica Feito («Os salários estão pagos.»).

Desfazer um pagamento

Repor para Validado devolve o lote Pago ao estado Validado. É só do Administrador de Salários; o Processador de Salários não vê o botão.

1. Abra o lote Pago e carregue em Repor para Validado.
2. Na janela, escreva o Motivo (obrigatório: sem ele aparece «Há campos obrigatórios por preencher…») e carregue em Repor para Validado. O motivo fica no registo de auditoria.

Só é possível enquanto nenhum pagamento estiver contabilizado na Contabilidade nem reconciliado com o banco. Depois de Banco executou o pagamento fica contabilizado, por isso, no exemplo, o fiscaldoo recusa (ver «Problemas frequentes»). Nesse caso desfaça primeiro o pagamento na Contabilidade (desreconcilie-o ou cancele-o) ou corrija o recibo com um recibo corretivo (Como corrigir um processamento).

Pagar um recibo em numerário

Em numerário não há ficheiro nem banco: o pagamento regista-se no diário da caixa. No exemplo, o recibo final de um trabalhador, de 4.467,65 €.

1. Com o perfil Administrador de Salários, abra o recibo validado e carregue em Contabilizar.
2. Carregue em Registar pagamento. Na janela, escolha em Diário de banco ou caixa o diário Caixa, confira a Data do pagamento e o valor em Pagar agora e carregue em Registar pagamento.
3. Carregue em Pagar. A janela Marcar como pago diz «Vai marcar o recibo «…» como pago (líquido …), com a data de pagamento …», sem pedir motivo. Carregue em Marcar como pago. O recibo passa a Pago.

O passo 2 faz este lançamento, que salda o líquido do recibo:

Conta	Débito	Crédito
2312 Ao pessoal	4.467,65 €
111001 Caixa		4.467,65 €

Não dá para saltar o passo 2. Sem pagamento registado, a janela do passo 3 só tem Anular e explica: «O recibo «…» está contabilizado e ainda não foi pago (líquido …), por isso não se pode marcar como pago aqui: processar não é pagar, o líquido é um valor em aberto do trabalhador e só um pagamento o salda. Como resolver: feche esta janela e peça a um Administrador de Salários que use «Registar pagamento» no recibo. Não é preciso motivo.»

Notas importantes

• Trabalhador sem IBAN. Gerar pagamentos avisa: «Pagamentos não ordenados. 1 trabalhador(es) sem IBAN válido ficam fora do ficheiro de transferências: … Corrija a conta bancária de cada trabalhador (botão «Ver quem é preciso corrigir» no lote) e faça o ficheiro de transferências de novo.» Banco executou só conta quem foi no ficheiro e avisa «Não pago pelo banco.» Quem ficou de fora continua por pagar, e Marcar como pago não fecha o lote enquanto esse líquido estiver em aberto: corrija o IBAN, faça outra vez o ficheiro e use Banco executou de novo, ou registe o pagamento no recibo.
• Carregue em Banco executou no dia em que o banco pagou. A janela não pede data: os pagamentos ficam executados no dia em que confirma. A DMR declara o rendimento pago em cada mês, por isso um pagamento confirmado a 2 de novembro entra na DMR de novembro e não na de outubro. Na demonstração, a DMR de um mês sem pagamentos confirmados é recusada com «Não há recibos pagos em 11/2026 …». Ver Como enviar a declaração mensal de remunerações.
• Prazo do pagamento. O recibo mostra a Data-limite do pagamento no separador Pagamento e obrigações. Em outubro de 2026 é 30/10/2026, porque 31/10/2026 é sábado. O fiscaldoo compara a data-valor com esta data: no exemplo, pago a 01/11/2026, cada pagamento ficou registado com 2 dias de atraso. Pendente de validação por contabilista certificado ou jurista do trabalho: vencimento no dia útil anterior (o recibo cita «CT art. 278.º, interpretação»).
• Fechar o lote é o último passo do mês (passo 8 do ecrã do mês), depois das declarações e da conferência da contabilidade. Um lote fechado mostra «Lote fechado: já não se altera. Um Administrador de Salários pode reabri-lo, com um motivo.»

Problemas frequentes

Ficheiro de transferências responde que os recibos não estão contabilizados

• Sintoma: «Operação inválida. Ainda não é possível fazer o ficheiro de transferências. O que aconteceu: 8 recibos não estão contabilizados, e a transferência bancária é um pagamento da Contabilidade que liquida o lançamento do recibo. São eles: Ana Margarida Pinto (sem lançamento contabilístico); Bruno Miguel Teixeira (sem lançamento contabilístico); … Como resolver: peça a um Administrador de Salários para usar «Contabilizar» no lote e carregue de novo em «Ficheiro de transferências».» A mensagem lista todos os recibos por contabilizar.
• Causa: o lote ainda não tem o lançamento dos salários.
• O que fazer: peça ao Administrador de Salários que contabilize o lote (passo 1) e carregue de novo em Ficheiro de transferências.

Executar ou Banco executou responde «O pagamento ainda não pode ser executado»

• Sintoma: «Operação inválida O pagamento ainda não pode ser executado. O que aconteceu: o(s) recibo(s) «Hugo Miguel Santos (01/11/2026 — 30/11/2026)» não estão contabilizados, e um salário não se paga sem o respetivo lançamento contabilístico. Como corrigir: peça a um Administrador de Salários que use «Contabilizar» no recibo e execute outra vez.» No lote, a mensagem lista todos os recibos por contabilizar.
• Causa: o recibo, ou o lote, ainda não tem lançamento, e está a usar o perfil Processador de Salários, que não tem o botão Contabilizar. Com o Administrador de Salários, o fiscaldoo contabiliza primeiro e não mostra esta mensagem.
• O que fazer: peça ao Administrador de Salários que carregue em Contabilizar e repita.

Ficheiro de transferências responde «Não há pagamentos para pôr num ficheiro»

• Sintoma: «Operação inválida. Não há pagamentos para pôr num ficheiro. O que aconteceu: o lote não tem nenhum pagamento por transferência gerado e à espera do banco. Como resolver: use primeiro «Gerar pagamentos».»
• Causa: ainda não carregou em Gerar pagamentos (passo 2).
• O que fazer: carregue em Gerar pagamentos e depois em Ficheiro de transferências.

Repor para Validado responde «Operação inválida»

• Sintoma: «Operação inválida O lote «Salários de outubro de 2026» não pode voltar a «Validado»: o pagamento de Ana Margarida Pinto (01/10/2026 — 31/10/2026) já está contabilizado na Contabilidade (PBNK1/2026/00040); … O que aconteceu: depois de contabilizado ou reconciliado, o pagamento faz parte da contabilidade. Como resolver: desfaça primeiro o pagamento na Contabilidade (desreconcilie-o ou cancele-o), ou corrija o recibo com um recibo corretivo.» A mensagem lista os 8 pagamentos.
• Causa: o pagamento executado já gerou o lançamento do banco (ou já está reconciliado).
• O que fazer: o que a mensagem diz: desfazer o pagamento na Contabilidade, ou corrigir com um recibo corretivo. Não há botão no lote para contornar a recusa.

O lote continua Validado depois de Banco executou

• Sintoma: depois de confirmar Banco executou, o lote continua Validado, embora a janela diga que os recibos ficam pagos.
• Causa: Banco executou marca os pagamentos como executados; o lote só muda de estado com Marcar como pago.
• O que fazer: carregue em Marcar como pago (passo 6). Se, ao confirmar Banco executou, aparecer «Contabilização bloqueada: 1 rubrica(s) com valor não têm modelo de contabilização em 31/12/2026: Penhora de retribuição.», os pagamentos não avançam e não há movimento: peça ao Administrador de Salários que crie o modelo, como a mensagem indica, e repita.