Como se calcula a retenção de IRS nos salários

Para que serve?

Em cada recibo, o fiscaldoo retém o IRS sozinho: escolhe a tabela de retenção pelo perfil de IRS do trabalhador, aplica a taxa e a parcela a abater do escalão da remuneração, desconta os dependentes e arredonda. Este artigo mostra onde se vê cada um destes valores, que dados do trabalhador os mudam e como conferir a conta.

Quando utilizar?

• O trabalhador pergunta porque lhe retiveram aquele valor.
• O IRS de um mês é diferente do mês anterior sem o salário ter mudado.
• O trabalhador entregou uma declaração nova (casamento, um filho, opção por uma taxa superior, IRS Jovem).
• Foi retido IRS a mais ou a menos num recibo já validado.

Onde encontrar?

• No recibo: Salários › Processar › Recibos de vencimento › abrir o recibo › separador Segurança Social e IRS › bloco Retenção de IRS.
• O perfil de IRS do trabalhador: Salários › Preparar › Histórico de retribuição › abrir a linha do trabalhador › separador Folha de Salários › Declaração de IRS e Opções e pagamento.
• As tabelas publicadas: Salários › Configurar › Segurança Social e IRS › Tabelas de retenção de IRS (só o Administrador de Salários).

Antes de começar

• Para ler o recibo e o perfil, o seu perfil é Processador de Salários ou Administrador de Salários. Para mudar o perfil de IRS do trabalhador, é Administrador de Salários. Para corrigir o IRS de um recibo validado (Corrigir o IRS retido), o perfil a usar é o de Administrador de Salários, mas hoje o ecrã mostra o botão também ao Processador de Salários, que o abre e regista.
• O perfil de IRS do trabalhador está preenchido. Sem ele, a configuração da empresa traz por omissão «Nada se presume: não se calcula IRS enquanto não existir o perfil de IRS do trabalhador».

Como utilizar

1. Abra o recibo do trabalhador e o separador Segurança Social e IRS.
2. Em Retenção de IRS, confira os dados que o recibo usou: Data de pagamento (IRS) (só preenchida depois de pago), Tabela de retenção na fonte de IRS, Estado civil (IRS), Dependentes, Dependentes com deficiência de 60 % ou mais, Cônjuge com deficiência de 60 % ou mais, Pensionista deficiente das Forças Armadas e Sem retenção de IRS (declarado expressamente).
3. Confira o cálculo: Base de IRS (R), Escalão de IRS aplicado, Taxa marginal aplicada (%) (com cinco casas: 22,77000), Parcela a abater (289,47000), IRS retido e Taxa efetiva (%).
4. Leia o texto Como foi calculado?, por baixo, que está sempre visível neste bloco, para ver a conta completa: a tabela e o despacho que a publicou, o escalão, a dedução por dependentes, as reduções do mês e o arredondamento.
5. Se um dado do trabalhador estiver errado (estado civil, dependentes, titularidade), corrija-o numa versão nova do contrato, a partir do mês seguinte (ver Como alterar o salário de um trabalhador, que usa a mesma versão nova), e recalcule o lote do mês, se ainda não estiver validado.

Os dados do trabalhador que mudam a retenção

No separador Folha de Salários da ficha:

• Declaração de IRS: Residência fiscal (decide as tabelas do Continente, dos Açores ou da Madeira), Estado civil (IRS), Dependentes, União de facto?, Declaração «casado, único titular», O cônjuge ou unido de facto tem rendimentos sujeitos a imposto (decide entre «casado, único titular» e «casado, dois titulares») e a Data da declaração do trabalhador. Pendente de validação por contabilista certificado: a tabela que cada combinação destes campos escolhe.
• Opções e pagamento: IRS Jovem: ano do primeiro benefício, Opção por uma taxa de retenção superior, Remuneração anual variável estimada, Rendimento de pensões (categoria H), Regime IFICI (20 %) e Reter IRS sobre rendimentos em espécie (a pedido do trabalhador).

A tabela não se escolhe à mão: o recibo diz «Tabela escolhida automaticamente pelo perfil de IRS do trabalhador em vigor em data».

Exemplo. Ana Margarida Pinto (casada, único titular, 2 dependentes, Continente) ganha 2.400,00 €.

• Outubro de 2026: tabela III, escalão «Até 2.773,00 €», taxa 22,77 %. 2.400,00 € × 22,77 % − 289,47 € − 2 × 42,86 € = 171,29 €, arredondado à unidade de euro inferior: 171,00 € retidos.
• Novembro de 2026: a mesma conta dá 171,29 €, mas Como foi calculado? explica: «Pago em 30/11/2026: redução de novembro de 2026, retém-se só 50,00 % do montante das tabelas (171,29 € → 85,645 €; Despacho n.º 12523-A/2026, de 14 de outubro, …)». Arredondado: 85,00 € retidos.

O subsídio de alimentação (129,15 €) não entra na base de IRS de nenhum dos meses. Pendente de validação por contabilista certificado: tabelas de 2026 (Despacho n.º 233-A/2026), redução de novembro de 2026 (Despacho n.º 12523-A/2026), dedução de 42,86 € por dependente, arredondamento à unidade inferior (CIRS art. 99.º-E) e limite de isenção do subsídio de alimentação.

Ler e conferir a retenção não gera lançamentos contabilísticos. O IRS retido chega à contabilidade com o recibo e declara-se na declaração mensal de remunerações (DMR) do mês do pagamento.

Resultado esperado

• Sabe que tabela, escalão, taxa, parcela e deduções o recibo usou, e a conta do IRS retido fecha com Como foi calculado?.
• Se o perfil foi corrigido, o recibo do mês seguinte mostra a tabela nova em Tabela de retenção na fonte de IRS.

Notas importantes

• Onde se lê a conta. São três sítios diferentes. (1) No separador Segurança Social e IRS, o bloco Retenção de IRS tem o texto Como foi calculado?, sempre visível, com a conta completa. (2) No separador Linhas, o botão Como foi calculado? de cada rubrica (Retribuição base, Subsídio de alimentação) abre uma janela só dessa rubrica, com a regra e a fonte legal; o IRS não tem botão nas linhas. (3) No fim do separador Linhas, Como se chegou aos valores é o resumo: o recibo de novembro diz «IRS: tabela III de 2026; base 2.400,00 €; taxa 22,77 %; parcela a abater 289,47 €; retido 85,00 €.» e, a seguir, a «Redução de novembro de 2026 (Despacho n.º 12523-A/2026 …): as tabelas dão 171,29 €, mas só se retém 50 % desse valor num pagamento feito em 30/11/2026.»
• IRS de um recibo já validado. O botão Corrigir o IRS retido abre uma janela que avisa: «O recibo não é editado. A diferença é levada pelos recibos seguintes do ano: acrescentada se foi retido a menos, devolvida se foi retido a mais (nunca mais do que o recibo retém). Não pode passar do último período de retenção do ano.» Pede IRS que era devido e Motivo, e regista com Registar a correção. O recibo fica com o aviso «Erro de IRS registado: o IRS retido estava errado em 12,00; os recibos seguintes do ano levam-no (falta corrigir: 12,00).» e o botão desaparece. No exemplo de Como corrigir um recibo já processado, um recibo de setembro com 17,00 € retidos em vez de 29,00 € fez o recibo seguinte reter 8,00 € + 12,00 € = 20,00 €, com «Correção do IRS … (CIRS art. 98.º n.º 4): 12,00 adicionados.» no Como foi calculado? do bloco. Pendente de validação por contabilista certificado: acerto da retenção nos meses seguintes do mesmo ano e efeito na DMR.
• A retenção declara-se no mês do pagamento. O IRS retido de cada recibo entra na DMR desse mês; o prazo de entrega está no artigo da DMR.

Problemas frequentes

O recibo não tem IRS retido

• Causa 1: o trabalhador não tem perfil de IRS; a empresa está configurada para não presumir nada.
• Causa 2: Sem retenção de IRS (declarado expressamente) está marcado no bloco Retenção de IRS.
• O que fazer: confira Tabela de retenção na fonte de IRS e Como foi calculado? no bloco Retenção de IRS. Se faltar o perfil, peça ao Administrador de Salários que o preencha numa versão nova do contrato.

O IRS de novembro é metade do de outubro com o mesmo salário

• Causa: a redução de novembro de 2026 aplicada pelo fiscaldoo (50 % do montante das tabelas nos pagamentos desse mês).
• O que fazer: nada no recibo. Explique ao trabalhador com o texto de Como foi calculado?.