Como conferir o custo dos salários com a contabilidade
Para que serve?
Confirma que os recibos do mês e a contabilidade dizem o mesmo. Se não disserem, mostra o valor da diferença e, na maior parte dos casos, o documento que a provoca.
Há dois mapas, porque respondem a perguntas diferentes e são abertos por perfis diferentes:
- Reconciliação dos salários: o líquido, o IRS e as contribuições dos recibos contra a contabilidade, os pagamentos e a DMR, com os documentos que explicam cada diferença.
- Custo dos salários vs contas 63x: o custo total dos recibos contra o saldo das contas de gastos com o pessoal (632 e 635 no exemplo).
Quando utilizar?
- Todos os meses, depois de contabilizar os salários e de os pagar.
- Antes de fechar o mês na contabilidade ou de preparar um mapa para a gerência.
- Quando a conta 632 ou a 635 mostra um valor que não reconhece.
- Não serve para ver variações de um trabalhador de um mês para o outro: para isso, veja Como comparar os salários com o mês anterior.
Onde encontrar?
- Salários › Fechar e consultar › Reconciliação dos salários.
- Direção › Pessoas › Custo dos salários vs contas 63x (Gerência). O administrador do sistema vê-o também em Salários › Fechar e consultar › Controlo e inventário.
Antes de começar
- Reconciliação dos salários: o seu perfil é Administrador de Salários ou Processador de Salários.
- Custo dos salários vs contas 63x: o seu perfil é Gerência. O Administrador e o Processador de Salários não têm este menu.
- O perfil Contabilista não vê nenhum dos dois mapas: não tem a aplicação Salários nem o menu Direção. Peça o valor a quem tem o perfil certo, ou peça o perfil ao administrador. O estorno de um lançamento (passo 7) é que é feito pelo Contabilista.
- O lote do mês está Validado e contabilizado. Com um lote só Calculado, o mapa mostra «0 recibos no mês» (visto em novembro de 2026).
Como utilizar
- Com o perfil Administrador de Salários ou Processador de Salários, abra Salários › Fechar e consultar › Reconciliação dos salários. Abre no mês anterior ao atual (a 03/11/2026, o Ano 2026 e o Mês 10).
- Para ver outro mês, carregue em Mês anterior ou Mês seguinte, ou escolha o Mês e carregue em Comparar. Nada se altera neste ecrã.
- Leia a frase por cima da tabela, por exemplo «8 recibos no mês; 2 de 8 comparações com diferença; 9 documentos explicam-nas.» As linhas a verde estão certas e as linhas a vermelho têm diferença.
- Em Documentos que explicam as diferenças, leia o Motivo, o Recibo ou o Lançamento contabilístico e o Valor de cada linha. Trate-a como diz a tabela «O que fazer a cada motivo», abaixo.
- Para guardar o mapa, carregue em Exportar para XLSX. O ficheiro chama-se, neste exemplo, «Reconciliação dos salários 2026-10.xlsx».
- Com o perfil Gerência, abra Direção › Pessoas › Custo dos salários vs contas 63x. Carregue em Mês e escolha Outubro de 2026. Carregue na seta ▸ de Custo total dos recibos para o ver por departamento e na seta de Saldo das contas 63x para o ver por conta.
- Se a causa for um lançamento manual errado, peça ao Contabilista que o estorne: abra o lançamento em Contabilidade, carregue em Ações › Estornar lançamento, escolha o Motivo na lista e mude a Data de Reversão para um dia do mesmo mês (31/10/2026 no exemplo). O Diário vem preenchido com Operações Diversas. Sem Motivo, Estornar não avança. A data vem com o dia de hoje: se a mantiver, a diferença do mês fica por corrigir.
- Volte a abrir os dois mapas e confirme que a diferença desapareceu.
O que fazer a cada motivo
| Motivo no ecrã | O que quer dizer | O que fazer |
|---|---|---|
| Recibo sem lançamento publicado na contabilidade | O lote foi validado, mas não contabilizado. | Contabilize o lote. |
| Pagamento não cobre o líquido | Falta pagar o recibo, ou o pagamento foi inferior ao líquido. | Pague os salários. Antes de pagar, esta diferença é normal. |
| Lançamento na conta do IRS que não vem de um recibo | Alguém lançou à mão na conta 242. | Confirme o lançamento com o Contabilista. Se estiver errado, estorne-o. |
Exemplo. Na Empresa Demonstração, Lda, o lote de outubro de 2026 (8 recibos) gerou o lançamento SAL/2026/00005, conferido no razão:
| Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 632 Remunerações do pessoal | 12.528,63 € | |
| 635 Encargos sobre remunerações | 2.745,52 € | |
| 231290 Remunerações em processamento | 12.528,63 € | 12.528,63 € |
| 2312 Ao pessoal (líquido a pagar) | 10.382,03 € | |
| 242 Retenção de impostos sobre rendimentos | 875,00 € | |
| 245 Contribuições para a Segurança Social | 4.017,12 € |
O custo total dos recibos (15.274,15 €) é igual à soma de 632 e 635 (12.528,63 + 2.745,52). O mapa do custo mostrou Diferença de 0,00 €. Foram depois publicados à mão, com data de 31/10/2026, dois lançamentos fora dos recibos:
| Lançamento | Débito | Crédito | O que mudou |
|---|---|---|---|
| Gratificação lançada à mão | 632: 150,00 € | 2781: 150,00 € | Saldo das contas 63x passa a 15.424,15 € e a Diferença a -150,00 €; a 632 abre com 12.678,63 €. |
| Acerto manual de IRS | 2781: 40,00 € | 242: 40,00 € | IRS a pagar (conta) passa a 915,00 € e a Diferença a -40,00 €, com o motivo Lançamento na conta do IRS que não vem de um recibo. |
Depois dos dois estornos, com data de 31/10/2026, as duas diferenças voltaram a 0,00 €. Ficou só Líquido a receber contra Pagamentos (10.382,03 €), porque o lote ainda não estava pago: «8 recibos no mês; 1 de 8 comparações com diferença; 8 documentos explicam-nas.»
Pendente de validação por contabilista certificado: o plano de contas da demonstração, com o líquido em 2312 «Ao pessoal», e a escolha da conta de contrapartida de cada correção.Resultado esperado
- Reconciliação dos salários: «0 de 8 comparações com diferença; 0 documentos explicam-nas.», todas as linhas a verde. É o que mostra setembro de 2026 na demonstração, com o lote pago e a DMR: Remuneração bruta 11.560,00 €, IRS retido 875,00 € e Contribuições do trabalhador 1.271,60 € iguais nos recibos e na DMR.
- Custo dos salários vs contas 63x: Diferença de 0,00 €.
Notas importantes
- O sinal. A Diferença do mapa do custo é o custo dos recibos menos o saldo das contas. Um valor negativo quer dizer que a contabilidade tem mais gasto do que os recibos explicam.
- Com um departamento escolhido, a diferença deixa de servir. Em Mais filtros › Departamentos, o custo limita-se a esse departamento mas o saldo continua a ser o da empresa toda, e o mapa avisa: «Os departamentos só limitam o custo dos recibos: a contabilidade não tem departamento, por isso o saldo da classe 63 e a diferença são os da empresa toda.» Com Administração (demonstração), a diferença passou a -10.153,97 €, que não é um erro.
- A DMR conta os recibos pagos no mês. Em outubro, com o lote por pagar e sem DMR, as três linhas da DMR mostram 0,00 € a verde. Isso não confirma nada: só dizem alguma coisa depois de o lote estar pago.
- Cada empresa tem o seu mapa. Numa empresa sem salários, como a Empresa Teste Portugal, as linhas ficam todas a 0,00 €, a verde, com «0 recibos no mês».
Problemas frequentes
O Contabilista não encontra estes mapas
- Sintoma: o perfil Contabilista não tem o menu e, com a ligação direta do mapa do custo, lê «Não tem acesso a «Custo total da empresa por trabalhador e período (PT)»…».
- Causa: os dois mapas mostram totais dos salários e não estão abertos a este perfil.
- O que fazer: peça o valor ao Administrador de Salários (reconciliação) ou à Gerência (custo), ou peça o perfil ao administrador.
O custo por departamento não abre nada
- Sintoma: a seta de Custo total dos recibos muda para ▾, mas não aparecem linhas. Com um departamento escolhido, o custo mostra 0,00 €.
- Causa: os trabalhadores não têm departamento na ficha. Os recibos deles contam no total, mas não aparecem em nenhum departamento.
- O que fazer: preencha o Departamento na ficha do trabalhador e abra de novo o mapa. O total não muda.
O Administrador de Salários não tem o mapa do custo
- Sintoma: em Fechar e consultar, o Administrador e o Processador de Salários veem Reconciliação dos salários, mas não Custo dos salários vs contas 63x.
- Causa: este mapa mostra saldos da contabilidade, e estes perfis não têm a contabilidade. Está aberto à Gerência.
- O que fazer: peça o mapa à Gerência.
Diferenças a rever não mostra nada
- Sintoma: em Salários › Fechar e consultar › Diferenças a rever, com o Mês escolhido e depois de Procurar diferenças, a lista fica vazia.
- Causa: este ecrã não confere a contabilidade. Procura variações entre os recibos deste mês e os do mês anterior acima do Limite (%), que o ecrã não deixa alterar (20,00 % na demonstração). Em outubro de 2026 nenhuma passou o limite.
- O que fazer: nada, se a lista está vazia. Pedir ao Revisor de salários abre o agente do Copiloto, que tem de estar ligado por quem tem o perfil Administração fiscal.