Como requisitar e aprovar uma viatura da empresa
Para que serve?
Reserva uma viatura da empresa para uma deslocação, com a aprovação do responsável. Evita que duas pessoas contem com a mesma viatura e deixa registados os quilómetros feitos.
Quando utilizar?
- O trabalhador vai precisar de uma viatura da empresa.
- O responsável da viatura tem um pedido para decidir.
- O trabalhador voltou e tem de indicar o conta-quilómetros.
Onde encontrar?
- Quem pede: O meu espaço › Deslocações e despesas › Requisitar uma viatura.
- Recursos Humanos: Pessoas › Deslocações › Requisições de viaturas, com os pedidos de todos.
Antes de começar
- Qualquer trabalhador faz o pedido. Os passos foram feitos até ao fim com o perfil Trabalhador, para pedir e devolver, e com o Gestor de RH, responsável da viatura, para aprovar.
- A viatura tem de estar na frota e aparecer na lista Viatura. Se não aparecer, peça a quem gere a frota.
Como utilizar
Pedir a viatura
- Abra O meu espaço › Deslocações e despesas › Requisitar uma viatura e carregue em Novo.
- Escolha a Viatura. A Matrícula preenche-se sozinha.
- Indique o Levantamento e o Regresso (data e hora), o Destino e o Motivo.
- Carregue em Pedir. O pedido recebe uma referência (aqui VR/0001) e o estado passa a Por aprovar.
Aprovar ou recusar
- O responsável da viatura recebe uma atividade para aprovar. Também pode abrir Pessoas › Deslocações › Requisições de viaturas e o pedido.
- Carregue em Aprovar ou Recusar. Ao aprovar, o estado passa a Aprovada e Aprovada por fica com o nome de quem aprovou.
Registar o regresso
- Abra o pedido em Requisitar uma viatura.
- Preencha o Conta-quilómetros no regresso (aqui, 1180).
- Carregue em Registar o regresso.
Resultado esperado
- O estado passa a Devolvida e Quilómetros feitos mostra a diferença: de 1000 km à saída para 1180 km no regresso dá 180,00.
- O conta-quilómetros da viatura na frota passa para 1180.
Notas importantes
- Quem aprova. Aprova o responsável da viatura ou, se a viatura não tiver responsável, quem gere a frota. Se quem pede é o condutor habitual da viatura, o pedido fica aprovado logo. Pendente de validação no ecrã: na demonstração só se viu o caso com responsável.
- Os botões Aprovar e Recusar também aparecem a quem pede, mas só o responsável da viatura ou a gestão da frota os podem usar (veja «Problemas frequentes»).
- Deslocação. Uma deslocação em viatura da empresa só se submete com um pedido aprovado dessa pessoa para esses dias. Pendente de validação no ecrã. Veja Como registar uma deslocação e pedir as ajudas de custo.
- Depois de pedir, os dados não se mudam. Para mudar a viatura, as datas ou o destino, carregue em Cancelar e faça outro pedido.
- O que quem pede vê da viatura. Quem não gere a frota não vê custos nem valores da viatura.
- Não há calendário por viatura. Para saber se está livre, peça-a: a sobreposição é recusada.
Problemas frequentes
«A viatura já está requisitada de … a …»
- Sintoma: ao carregar em Pedir aparece «A viatura já está requisitada de 16-11-2026 09:00 a 16-11-2026 18:00 (VR/0001). Como resolver: escolha outra viatura ou outras datas.»
- Causa: outro pedido por aprovar ou aprovado cobre essas horas.
- O que fazer: escolha outra viatura ou outras datas.
«… não tem conta-quilómetros no regresso»
- Sintoma: ao carregar em Registar o regresso aparece «VR/0001 não tem conta-quilómetros no regresso. Como resolver: preencha o conta-quilómetros no regresso.»
- Causa: o campo está vazio.
- O que fazer: preencha Conta-quilómetros no regresso e carregue outra vez no botão.
«… é aprovada pelo responsável da viatura …»
- Sintoma: quem pede carrega em Aprovar e aparece «VR/0003: é aprovada pelo responsável da viatura (RH (demonstração)) ou pelos gestores da frota, e nunca por quem a pede. Como resolver: peça-lhes que a aprovem.»
- Causa: o botão aparece a todos, mas só o responsável da viatura ou a gestão da frota podem aprovar.
- O que fazer: peça-lhes que aprovem.