Como pedir a assinatura eletrónica de um documento

Para que serve?

Quando precisa que um trabalhador assine um PDF (uma declaração de receção de equipamento, por exemplo), cria um modelo com o PDF e o sítio da assinatura, envia o pedido e acompanha-o até ter o PDF assinado e a prova do que foi assinado.

Quando utilizar?

• Quer a assinatura de um trabalhador num documento seu, e não apenas a confirmação de um documento que o fiscaldoo gera (para isso veja Como pedir ao trabalhador que confirme um documento).
• Quer reutilizar o mesmo documento com várias pessoas: o modelo guarda-se e cada pedido é uma cópia.

Onde encontrar?

Assinaturas › Modelos (o PDF e os campos) e Assinaturas › Pedidos (os envios e o seu estado). Os Papéis (quem assina: Signatário, Trabalhador, Entidade empregadora, Testemunha) e o Histórico estão em Assinaturas › Configurar.

Antes de começar

• O seu perfil é Gestor de RH; o administrador do sistema também cria modelos e pedidos.
• A Gerência e o Auditor têm a aplicação Assinaturas (Por assinar, Pedidos, Modelos; o Auditor tem também Configurar) para acompanhar, mas não criam nem alteram modelos e pedidos: as listas não têm Novo. A Gerência, quando é signatária, assina em Por assinar.
• O Trabalhador, o Processador de salários e o Contabilista não têm a aplicação Assinaturas: o Processador de salários e o Contabilista têm só As minhas assinaturas, e o Trabalhador assina em O meu espaço › As minhas assinaturas (veja Como confirmar ou assinar um documento que a empresa me enviou).
• Tenha o PDF à mão e o contacto de quem assina com o e-mail preenchido (um trabalhador tem-no na ficha).

Como utilizar

1. Abra Assinaturas › Modelos e carregue em Novo. Escreva o Nome, escolha o PDF em Escolher ficheiro e carregue em Guardar. O ecrã preenche as Páginas e o SHA-256 do PDF.
2. Carregue em Colocar os campos. No lado esquerdo escolha o Tipo (Assinatura, Nome, Data, Texto ou Caixa de seleção) e o Papel (por exemplo Trabalhador) e clique na página, ou arraste para desenhar o tamanho.
3. Com o campo selecionado, em Campo selecionado, confirme o Papel, escreva a Etiqueta e deixe Obrigatório marcado (vem marcado). Esquerda, Topo, Largura e Altura afinam a posição em percentagem da página; Apagar o campo retira-o.
4. O editor guarda cada alteração sozinho (não tem botão Guardar). Carregue em Voltar ao modelo: o separador Campos lista a Página, o Tipo, o Papel, a Etiqueta e se é Obrigatório.
5. No modelo, carregue em Novo pedido: o Modelo vem escolhido e o Documento (o nome do pedido) vem com o nome do modelo; acrescente-lhe o nome de quem assina, por exemplo «Receção do portátil - Eva Rocha». Também pode abrir Assinaturas › Pedidos e carregar em Novo: o Documento vem vazio e, quando escolhe o Modelo, passa a ter o nome do modelo; acrescente-lhe o nome de quem assina. Sem Documento, o pedido não se guarda. Se quiser, preencha o Prazo, Assinar por ordem, Lembrar a cada (dias), o Idioma do certificado e a Mensagem para os signatários.
6. No separador Signatários carregue em Adicionar uma linha e escolha o Papel (Trabalhador) e o Signatário (o contacto do trabalhador; o E-mail aparece sozinho). Carregue em Guardar.
7. Carregue em Enviar. O estado passa de Rascunho a Enviado e o signatário fica Por assinar.
8. Acompanhe em Assinaturas › Pedidos: a lista mostra Assinado (quantos já assinaram) e Número de signatários, e o Estado.
9. Quando o trabalhador assina, o pedido fica Assinado: carregue em Descarregar o PDF assinado. O separador Prova guarda as datas, as impressões digitais (SHA-256) do PDF enviado e do assinado e se está Íntegro.

Resultado esperado

No exemplo, o pedido de um só signatário (papel Trabalhador) ficou Assinado com 1 de 1 assinaturas. O PDF assinado tem o nome «Documento - assinado.pdf» e a assinatura no sítio marcado. O botão Histórico do pedido regista, com o endereço IP e a hora, quando foi criado, enviado, assinado e concluído.

Notas importantes

• O modelo copia-se para o pedido. Mudar os campos do modelo depois de enviar não altera os pedidos já enviados.
• Cada papel que assina precisa de um campo de assinatura, e cada papel com campos precisa de um signatário (veja «Problemas frequentes»).
• Assinar por ordem convida primeiro quem está na primeira linha do separador Signatários e só convida os seguintes quando os anteriores assinaram; a ordem é a das linhas (arraste-as pela pega à esquerda). No exemplo, com o Trabalhador na 1.ª linha e a Entidade empregadora na 2.ª, depois de Enviar a 1.ª ficou Por assinar e a 2.ª À espera da sua vez. Quando o trabalhador assinou, viu «A sua assinatura foi registada. O documento aguarda os outros signatários.», a 2.ª linha passou a Por assinar e o Histórico registou o convite à Entidade empregadora.
• Enviar lembrete volta a convidar quem ainda não assinou e Reenviar (na linha do signatário) reenvia só a essa pessoa. Lembrar a cada (dias) faz o mesmo sozinho, com o intervalo que indicar (0 = sem lembretes).
• Assinar presencialmente (na linha do signatário) abre o PDF com o aviso «Está a registar uma assinatura dada presencialmente. O que acontece: fica guardada como assinada presencialmente, com o seu nome como quem a registou.» Use-o só com a pessoa à sua frente e com o consentimento dela.
• Cancelar pede confirmação («Cancelar este pedido? Os signatários deixarão de o poder assinar.»). Um pedido assinado já não se cancela.
• O pedido enviado não se edita, exceto o Prazo, o Lembrar a cada (dias) e a mensagem. Para mudar mais, cancele e crie outro.
• A assinatura é eletrónica simples e o PDF assinado regista quem assinou, quando e de que endereço; não é uma assinatura digital qualificada. Pendente de validação por contabilista certificado: o valor legal desta assinatura em cada tipo de documento.
• Pendente de validação no ecrã: o convite por e-mail. A demonstração não tem servidor de correio e a comunicação ao exterior está bloqueada; o histórico diz «NÃO ENVIADO, reenviar» e o trabalhador vê o pedido em As minhas assinaturas na mesma. O Enviar lembrete e o Reenviar não mostram mensagem no ecrã; ficam no registo do pedido.

Problemas frequentes

«Há campos obrigatórios por preencher»

• Sintoma: Guardar o pedido mostra «Há campos obrigatórios por preencher. Preencha os campos assinalados a vermelho para poder guardar.»
• Causa: falta o Documento (o nome do pedido) ou, na linha do signatário, o Papel.
• O que fazer: escreva o Documento, escolha o Papel (e o Signatário) e guarde.

«O prazo já passou»

• Sintoma: Enviar abre «Operação inválida: O prazo já passou. Como resolver: escolha hoje ou um dia posterior.»
• O que fazer: corrija o Prazo e envie outra vez.

«Adicione pelo menos um signatário»

• Sintoma: Enviar abre «Adicione pelo menos um signatário. Como resolver: adicione as pessoas que têm de assinar, uma por papel.»
• O que fazer: adicione a linha do passo 6.

«… não tem email»

• Sintoma: Enviar diz «Nome não tem email. O que aconteceu: não foi possível enviar o convite. Como resolver: preencha o email do contacto.»
• O que fazer: preencha o e-mail do contacto e envie.

«O papel … não tem campo de assinatura»

• Sintoma: Enviar diz «O papel «Entidade empregadora» não tem campo de assinatura. O que aconteceu: Nome não teria nada para assinar. Como resolver: coloque no modelo um campo de assinatura para este papel.»
• Causa: adicionou um signatário de um papel que não tem campo de assinatura no modelo.
• O que fazer: retire essa linha, ou volte ao modelo, coloque o campo de assinatura desse papel e crie outro pedido (o pedido enviado ou em rascunho guarda a cópia dos campos que o modelo tinha).

«O papel … tem campos mas não tem signatário»

• Sintoma: Enviar diz «O papel «Testemunha» tem campos mas não tem signatário. Como resolver: adicione um signatário para este papel.»
• Causa: o modelo tem campos de um papel que não está na lista de Signatários do pedido.
• O que fazer: no separador Signatários, adicione uma linha com esse papel e a pessoa que o assina, e envie.