Como pedir ao trabalhador que confirme um documento

Para que serve?

Os Recursos Humanos enviam ao trabalhador um documento para ele ler e confirmar, e acompanham numa lista o que já foi confirmado. Hoje o documento que segue por este caminho é a declaração de frequência de uma ação de formação.

Quando utilizar?

• Terminou uma ação de formação e quer a confirmação de cada participante na sua declaração de frequência.
• Quer saber que declarações ainda estão à espera do trabalhador.
• O trabalhador assinou na sala, no ecrã, ou numa folha de papel, e quer deixar isso registado.

Onde encontrar?

• O pedido faz-se na ação de formação: Pessoas › Formação › Ações de formação, na linha de cada participante.
• O acompanhamento faz-se em Pessoas › Trabalhadores › Confirmações dos trabalhadores.

Antes de começar

• O perfil é o Gestor de RH. Todos os passos abaixo foram feitos até ao fim com esse perfil. Os perfis Salários e Contabilista não têm acesso a esta lista («Não tem acesso a «Confirmação de um documento pelo trabalhador»»).
• A ação de formação tem de estar registada (estado Concluída) e o participante não pode ter faltado: a Presença é Presente ou Parcial (com Faltou não há declaração). Veja Como registar uma ação de formação.

Como utilizar

Pedir a confirmação

1. Abra Pessoas › Formação › Ações de formação e a ação em causa. Se o estado ainda é Planeado, carregue em Registar: o estado passa a Concluída.
2. Na lista de participantes, na linha do trabalhador, carregue no primeiro ícone a seguir à coluna Assinatura (ao passar com o rato aparece Pedir ao trabalhador que aceite). Repita para cada participante.

Aparece a mensagem «Confirmação pedida. A declaração de frequência foi enviada a nome do trabalhador. Fica à espera em «O meu espaço» do trabalhador e em «Confirmações dos trabalhadores» até ser confirmada.». A linha continua Por assinar até o trabalhador confirmar. O trabalhador encontra a declaração em O meu espaço › Recibos e documentos › Documentos por confirmar e confirma-a como explica Como confirmar ou assinar um documento que a empresa me enviou.

Acompanhar as confirmações

1. Abra Pessoas › Trabalhadores › Confirmações dos trabalhadores. A lista tem Documento, Trabalhador, Estado, Confirmado em e Como foi confirmado, e abre com o filtro Aguarda confirmação: só mostra o que o trabalhador ainda não confirmou.
2. Para ver também as confirmações feitas, tire o filtro Aguarda confirmação (o x ao lado do nome do filtro).

Registar uma confirmação feita na sala ou em papel

Use isto quando o trabalhador não confirma no O meu espaço: porque assina consigo, no ecrã, ou porque assinou a declaração impressa.

1. Em Confirmações dos trabalhadores, abra a linha Aguarda confirmação do trabalhador.
2. Escolha uma das duas opções:
   • Registar no ecrã (sala): abre Confirmar o documento com o Nome do trabalhador. O trabalhador carrega na caixa Assinatura, escolhe Automática, Desenhar ou Carregar e carrega em Aceitar e Assinar.
   • Registar assinado em papel: abre Confirmar o documento com Digitalização do papel assinado. Carregue em Escolher ficheiro e escolha a digitalização da folha assinada.
3. Carregue em Confirmar.

Resultado esperado

• Na lista, o Estado passa a Confirmado pelo trabalhador (no O meu espaço ou no ecrã, na sala) ou a Assinado em papel, com a data e a hora em Confirmado em e o modo em Como foi confirmado: «Pelo trabalhador, em O meu espaço», «No ecrã, na sala» ou «Em papel».
• A ficha mostra o Nome assinado, Confirmado em, o Endereço IP, quem registou (Registado por), as impressões digitais (SHA-256 do PDF, SHA-256 do PDF final e, se a assinatura foi feita no ecrã, SHA-256 da assinatura), o PDF com a página de confirmação e, se foi em papel, a Digitalização do papel. Na sala e em papel, Confirmado em e Endereço IP são do momento e do computador em que os Recursos Humanos registaram, e não do dia em que o trabalhador assinou o papel.
• Na ação de formação, a Assinatura do participante passa a Assinado e os ícones de pedir e marcar desaparecem da linha.

Notas importantes

• Uma confirmação por documento e por trabalhador. Pedir outra vez para o mesmo participante é recusado (veja «Problemas frequentes»).
• Depois de confirmada, a declaração não se muda nem se apaga. É a prova de que o trabalhador a leu. Se o documento estava errado, emita um novo e peça uma nova confirmação.
• Os botões Registar no ecrã (sala) e Registar assinado em papel só existem para os Recursos Humanos. O botão Ler e confirmar é só do próprio trabalhador, no O meu espaço.
• Trabalhador sem acesso ao O meu espaço. O pedido faz-se na mesma, e o ecrã avisa: «Confirmação pedida, mas ninguém lhe pode responder. A declaração de frequência foi pedida a nome do trabalhador, que não tem utilizador, por isso não aparece em «O meu espaço» e ninguém a pode confirmar aí. Como resolver: abra a ficha do trabalhador e preencha «Utilizador» no separador «Definições», ou registe a assinatura em papel em «Confirmações dos trabalhadores».». A linha fica em Aguarda confirmação até a registar na sala ou em papel.
• O mapa mensal de deslocações não passa por aqui: o trabalhador aceita-o em O meu espaço › Deslocações e despesas › Os meus mapas mensais de deslocações (veja Como gerar os mapas mensais de deslocações).
• Se não precisa do registo do trabalhador, o ícone Marcar como assinado da linha do participante (ou Marcar todos como assinados, no topo da ação) marca a assinatura sem criar nenhuma confirmação nesta lista.
• Para um PDF qualquer (por exemplo uma declaração de receção de equipamento), use a assinatura eletrónica: veja Como pedir a assinatura eletrónica de um documento.

Problemas frequentes

«Não se pode imprimir a declaração de frequência…»

• Sintoma: ao carregar em Pedir ao trabalhador que aceite, a janela Operação inválida diz «Não se pode imprimir a declaração de frequência de … O que aconteceu: a formação não está feita ou o trabalhador faltou. Como resolver: registe primeiro a formação.»
• Causa: a ação ainda está Planeado (ou o participante faltou).
• O que fazer: carregue em Registar na ação e volte a pedir. Um participante que faltou não tem declaração.

«Este documento já foi enviado a … para confirmação»

• Sintoma: a janela Operação inválida diz «Este documento já foi enviado a … para confirmação. Como resolver: abra a confirmação existente.»
• Causa: já tinha pedido a confirmação deste participante.
• O que fazer: abra Confirmações dos trabalhadores e veja o estado; se o trabalhador não consegue confirmar, registe na sala ou em papel.

«Anexe a digitalização do papel assinado»

• Sintoma: em Registar assinado em papel, Confirmar diz «Anexe a digitalização do papel assinado. Como resolver: escolha o ficheiro em «Digitalização do papel assinado».»
• Causa: não escolheu o ficheiro.
• O que fazer: carregue em Escolher ficheiro, escolha a digitalização e confirme outra vez.