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Pendente de validaçãoOdoo 20.0Community e Enterprise

Como confirmar ou assinar um documento que a empresa me enviou

Para que serve?​

A empresa pode enviar-lhe documentos para ler e assinar. Este artigo mostra onde os encontra, como os confirma ou assina e o que fica registado.

Quando utilizar?​

  • A empresa pediu-lhe que confirme uma declaração, por exemplo a de frequência de uma formação.
  • Recebeu um pedido para assinar um PDF (uma declaração de receção de equipamento, por exemplo).
  • Não concorda com o documento e quer recusar a assinatura.

Onde encontrar?​

Há dois sítios, no O meu espaço:

  • Recibos e documentos › Documentos por confirmar: documentos que os Recursos Humanos lhe pedem para confirmar.
  • As minhas assinaturas: PDF que a empresa lhe envia para assinar.

O mapa mensal de deslocações não está em Documentos por confirmar: aceita-se em Deslocações e despesas › Os meus mapas mensais de deslocações (veja Como registar uma deslocação e pedir as ajudas de custo).

Antes de começar​

  • O perfil é o do Trabalhador: basta ter o O meu espaço. Todos os passos abaixo foram feitos até ao fim com esse perfil.
  • Só vê os documentos que lhe foram enviados a si. Se a lista diz «Nada à espera da sua confirmação» (ou «Nada à espera da sua assinatura»), não há nada pendente.

Como utilizar​

Confirmar um documento em «Documentos por confirmar»​

  1. Abra O meu espaço › Recibos e documentos › Documentos por confirmar. A lista tem Documento, Estado, Confirmado em e Como foi confirmado, e mostra por omissão o filtro Aguarda confirmação.
  2. Abra o documento e leia-o: a ligação com o nome do documento, por baixo dos campos, descarrega o PDF.
  3. Carregue em Ler e confirmar. Abre a janela Confirmar o documento, com o Nome já preenchido e a caixa Assinatura.
  4. Carregue na caixa Assinatura. Na janela Adotar a Sua Assinatura escolha Automática (o nome em letra manuscrita), Desenhar ou Carregar (uma imagem) e carregue em Aceitar e Assinar.
  5. Na janela Confirmar o documento carregue em Confirmar.

Assinar um PDF em «As minhas assinaturas»​

  1. Abra O meu espaço › As minhas assinaturas. A lista (Por assinar) tem Documento, Nome do modelo, Pedido por, Prazo, Assinado, Número de signatários e Estado.
  2. Abra o pedido e carregue em Assinar. Abre-se o PDF, com a caixa Assine aqui no sítio onde a empresa quer a sua assinatura.
  3. Em baixo, em A sua assinatura, confirme o Nome Completo e escolha Automática, Desenhar ou Carregar.
  4. Carregue em Assinar o documento.

Recusar uma assinatura​

  1. No painel A sua assinatura, carregue em Recusar. Por baixo dos botões aparece o campo Porque recusa? e o botão Confirmar a recusa, que só fica ativo depois de escrever o motivo. Se não os vir, desça a página.
  2. Escreva o motivo e carregue em Confirmar a recusa.

Resultado esperado​

  • Documentos por confirmar: o Estado passa a Confirmado pelo trabalhador e a ficha mostra Como foi confirmado («Pelo trabalhador, em O meu espaço»), o Nome assinado, Confirmado em (data e hora), o Endereço IP e as impressões digitais (SHA-256) do PDF lido, da assinatura e do PDF final. Há também o PDF com a página de confirmação.
  • As minhas assinaturas: o ecrã diz «Todas as assinaturas estão feitas. O PDF assinado está abaixo.», com a impressão digital (SHA-256) do PDF assinado, e mostra o PDF com a sua assinatura no sítio marcado. Quem pediu a assinatura vê o pedido Assinado.
  • Recusa: o ecrã diz «Recusou assinar este documento. Este pedido está fechado e não pode ser assinado.» e o pedido fica Recusado para quem o enviou, com o seu motivo no histórico.

Notas importantes​

  • Assinar é definitivo. Em As minhas assinaturas, o botão Assinar o documento assina logo com o nome e a assinatura que estão no painel (a assinatura Automática vem escolhida). Leia o PDF antes de carregar.
  • O botão Assinar o documento não funciona com o Nome Completo vazio (fica desativado).
  • A data, o seu endereço IP e a impressão digital do PDF ficam registados. É assim que a empresa prova o que assinou e quando.
  • A assinatura é uma assinatura eletrónica simples, escolhida no ecrã: não é uma assinatura digital qualificada (com Cartão de Cidadão ou Chave Móvel Digital). Pendente de validação por contabilista certificado: o valor legal desta assinatura em cada tipo de documento.
  • Pendente de validação no ecrã: a mensagem de convite por e-mail. A demonstração não tem servidor de correio (o histórico do pedido diz «NÃO ENVIADO, reenviar») e a comunicação ao exterior está bloqueada; o pedido aparece na mesma em As minhas assinaturas.

Problemas frequentes​

«A assinatura está vazia»​

  • Sintoma: em Confirmar o documento, Confirmar abre a janela «Operação inválida: A assinatura está vazia. Como resolver: desenhe a assinatura na caixa e confirme outra vez.»
  • Causa: não adotou nenhuma assinatura na caixa.
  • O que fazer: carregue na caixa Assinatura, escolha uma assinatura, Aceitar e Assinar e volte a carregar em Confirmar.

«O prazo para assinar terminou»​

  • Sintoma: ao carregar em Assinar, a página diz «O prazo para assinar terminou. Peça ao remetente um novo pedido.»
  • Causa: o pedido tinha um Prazo (visível na lista e por baixo do título) e já passou.
  • O que fazer: peça a quem enviou o documento um pedido novo.

O documento não aparece​

  • Sintoma: a lista diz «Nada à espera da sua confirmação» ou «Nada à espera da sua assinatura».
  • Causa: a empresa ainda não lhe enviou o documento; já o assinou ou recusou (o pedido sai de Por assinar); a lista tem o filtro Aguarda confirmação; ou o pedido fechou sem assinatura, porque quem o enviou o cancelou ou porque o Prazo passou (uma vez por dia, os pedidos com o prazo terminado fecham e saem da lista). Se fechou sem assinatura, peça um pedido novo.
  • O que fazer: peça aos Recursos Humanos que o enviem (veja Como pedir ao trabalhador que confirme um documento e Como pedir a assinatura eletrónica de um documento).