Como registar uma deslocação e pedir as ajudas de custo
Para que serve?
Depois de uma viagem de trabalho, a pessoa regista onde foi, quando e como, e pede a ajuda de custo. A chefia ou os Recursos Humanos aprovam e o valor segue para o recibo de vencimento.
Quando utilizar?
- Voltou de uma visita a um cliente, de uma formação ou de uma reunião fora da sede.
- Fez várias viagens no mês e quer lançá-las todas de uma vez.
- Já tem o mapa do mês fechado e precisa de o aceitar.
Se a viagem ainda não terminou, espere: o fiscaldoo só aceita a deslocação depois do regresso.
Onde encontrar?
O meu espaço › Deslocações e despesas, com estas entradas: Nova deslocação (uma viagem), Mês de deslocações (o mês em grelha), As minhas deslocações (a lista) e Os meus mapas mensais de deslocações.
Antes de começar
- O perfil é o do Trabalhador: basta ter o O meu espaço. Os passos abaixo foram feitos até ao fim com esse perfil, exceto a aprovação, que é de outro perfil (ver Como validar deslocações e ajudas de custo).
- Tenha à mão o destino, o motivo, as horas de saída e de regresso e, se foi de carro ou de mota, os quilómetros e a matrícula.
Como utilizar
- Abra O meu espaço › Deslocações e despesas › Nova deslocação.
- Em Quando, carregue em Hoje, em Ontem ou escolha a data no calendário. Para uma viagem de vários dias, carregue em Mais do que um dia: aparecem até e Dias com ajuda de custo.
- Escreva as horas em Saída (horas) e Regresso (horas). O ecrã traz 8 e 19.
- Em Para onde, escreva o Destino e o Motivo. Se a viagem foi a um cliente, escolha-o em Cliente (opcional). Assinale Deslocação ao estrangeiro só se foi fora de Portugal.
- Em Como correu, escolha o Transporte: Automóvel próprio, Motociclo próprio, Bicicleta própria, Viatura da empresa ou Transportes públicos.
- No automóvel e no motociclo escreva os Quilómetros (ida e volta) e a Matrícula. Escreva o total; o botão × 2 duplica o número, para quem escreveu só a ida.
- Na bicicleta pede só os quilómetros. Na viatura da empresa e nos transportes públicos não pede nada.
- Em Ajuda de custo, escolha 25 %, 50 %, 75 % ou 100 %. A linha Total mostra logo o valor e a parte isenta e tributável.
- Carregue em Registar e submeter. Aparece «Deslocação registada e submetida para aprovação.»
- Registar guarda sem enviar: aparece «Deslocação registada como rascunho.» e a viagem fica Rascunho em As minhas deslocações.
Para lançar o mês de uma vez, abra Mês de deslocações, vá ao mês certo com ‹ e carregue em Adicionar no dia da viagem (Repetir copia o dia anterior). Preencha o Destino, o Motivo e o transporte; depois carregue por ordem em 1. Guardar os dias («1 dia(s) guardado(s) como rascunho. Passo seguinte: submeter o mês.»), 2. Submeter o mês («1 deslocação(ões) submetida(s) para aprovação…») e, quando estiverem aprovadas, 3. Mapa mensal. Cada dia mostra o destino e o valor, e Total do mês soma-os.
Resultado esperado
- Em As minhas deslocações a viagem aparece com o estado Contas prestadas e o Total pago (no exemplo, Porto, 150 km, 125,89 €: 65,89 € de ajuda de custo e 60,00 € de quilómetros).
- Depois de aprovada, passa a Aprovado. No fim do mês, os Recursos Humanos enviam-lhe o mapa mensal; ele fica em Os meus mapas mensais de deslocações com o estado Enviado ao trabalhador. Abra-o, confira o Total pago e carregue em Aceitar: passa a Aceite pelo trabalhador, com a data e quem aceitou.
Notas importantes
- A viagem tem de estar completa. Sem Destino e Motivo perde-se a isenção da ajuda de custo, e o ecrã não deixa submeter.
- Pendente de validação por contabilista certificado: os valores de 65,89 € por dia e de 0,40 € por quilómetro vêm do produto, com a base legal escrita por baixo do Total (CIRS, DL 1/2025, DL 106/98); o próprio ecrã diz «a confirmar pelo contabilista certificado».
- Não use As minhas despesas (no mesmo menu) para registar viagens: é outro circuito, de despesas com recibo. Hoje essa lista mostra também despesas que não são suas.
Problemas frequentes
«A deslocação … ainda não terminou»
- Sintoma: Registar e submeter abre a janela «A deslocação de nome ainda não terminou. O que aconteceu: a prestação de contas só se faz depois do regresso. Como resolver: submeta-a depois do regresso.»
- Causa: a data é hoje (ou depois) e a hora de regresso ainda não passou. Foi o que o ecrã fez às 09:00 com o regresso às 19.
- O que fazer: corrija a Saída (horas) e o Regresso (horas) para as horas reais ou submeta mais tarde. Registar guarda sem submeter.
«O mapa de deslocação … está incompleto»
- Sintoma: «O mapa de deslocação de nome está incompleto. O que aconteceu: sem todos os seus elementos perde-se a isenção da ajuda de custo. Como corrigir: preencha Destino, Motivo.»
- O que fazer: escreva o Destino e o Motivo e carregue outra vez.
«Um veículo próprio precisa dos quilómetros feitos»
- Sintoma: com Automóvel próprio ou Motociclo próprio, a janela diz «Um veículo próprio precisa dos quilómetros feitos. Como resolver: preencha «Quilómetros (ida e volta)».»
- O que fazer: escreva os quilómetros no campo Quilómetros (ida e volta).