Como validar deslocações e ajudas de custo

Para que serve?

Quando um trabalhador submete uma deslocação, os Recursos Humanos conferem os dados e aprovam-na. Só a deslocação aprovada conta para o mês, para o recibo de vencimento e para o ecrã Visão fiscal, que soma o que já foi pago e mostra o que falta corrigir.

Quando utilizar?

• Há deslocações no estado Contas prestadas à espera de decisão.
• Uma deslocação foi registada por engano e tem de ser anulada.
• Quer saber quanto se pagou em ajudas de custo no ano ou num trimestre.

Onde encontrar?

• A lista das deslocações: Salários › Preparar › Mapas de deslocação (no grupo Tempo de trabalho).
• O total do ano: Pessoas › Deslocações › Visão fiscal.

Antes de começar

• O perfil é o Gestor de RH. Os passos foram feitos até ao fim com um utilizador só com esse perfil.
• O Processador de salários abre a mesma lista e vê o botão Aprovar, mas não aprova: recebe a mensagem que está em «Problemas frequentes». No menu Pessoas › Deslocações tem Visão da Gerência no lugar de Requisições de viaturas.
• A Gerência não tem Deslocações em Pessoas: acompanha as deslocações em Direção › Pessoas › Deslocações. O Contabilista não tem a aplicação Pessoas.
• O trabalhador tem de ter submetido a viagem: veja Como registar uma deslocação e pedir as ajudas de custo.

Como utilizar

1. Abra Salários › Preparar › Mapas de deslocação. As colunas são Trabalhador, Primeiro dia da viagem, Último dia da viagem, Local de destino, Montante diário, Quilómetros (ida e volta), Total pago, Tributável (acima dos limites), Estado e Elementos em falta. No fim da lista vêm os totais de todas as linhas, incluindo as que estão em Rascunho e as Anulado: com a de Braga já anulada, o total continuou em 158,83.
2. Abra a deslocação que está em Contas prestadas (no exemplo, a do Porto).
3. Confira, por esta ordem, os grupos VIAGEM (datas, destino e Motivo da viagem), HORAS E MONTANTE, TRANSPORTE E AJUDA DE CUSTO (o Transporte, a Matrícula e os Quilómetros (ida e volta)) e CLIENTES VISITADOS (POR ORDEM). Se faltar algum elemento, a coluna Elementos em falta da lista di-lo.
4. Leia VALORES ISENTOS E TRIBUTÁVEIS: Ajuda de custo paga, Ajuda de custo isenta, Quilómetros pagos, Quilómetros isentos, Total pago, Isento (até aos limites) e Tributável (acima dos limites). Por baixo, o ecrã escreve o valor por dia e por quilómetro e a lei em que se apoia.
5. Carregue em Aprovar. O estado passa a Aprovado, sem mensagem.
   • Para recusar, carregue em Anular: abre-se a janela Cancelar um mapa de deslocações, com o Motivo. Escreva-o (por exemplo «Viagem registada em duplicado») e carregue em Cancelar o mapa. A deslocação fica Anulado e deixa de ter botões. O Anular também aparece numa deslocação em Rascunho.
6. Abra Pessoas › Deslocações › Visão fiscal e escolha o Ano 2026 (ou um trimestre) para ver o total.

Resultado esperado

• A deslocação fica Aprovado. Em PRESTAÇÃO DE CONTAS E APROVAÇÃO ficam Contas prestadas em, Aprovado por (o utilizador que aprovou), Aprovado em e Conservar até (31/12/2036 no exemplo).

• Na Visão fiscal, com duas viagens aprovadas (125,89 € no Porto, com o cliente Construções Marão, Lda, e 16,47 € em Lisboa, sem cliente) e a de Braga anulada: Pago em deslocações 142,36 € («2 deslocação(ões), 0,00 € acima dos limites (tributado no recibo de vencimento)»), Mapas completos 100 %, Tributação autónoma (dos recibos de vencimento validados) 0,00 € e Deslocações a faturar a clientes 125,89 €, com «Faturá-las evita 6,29 € de tributação autónoma».

• Aprovar não gera lançamentos contabilísticos: o valor segue para o recibo de vencimento do trabalhador.

Notas importantes

• Pendente de validação por contabilista certificado: os 65,89 € por dia e os 0,40 € por quilómetro, a divisão entre isento e tributável e a tributação autónoma de 5 % vêm do produto; o ecrã escreve «a confirmar pelo contabilista certificado» por baixo dos valores e a Visão fiscal diz que são «Estimativas para a gestão, com as regras do CIRC guardadas no produto».
• Pago em deslocações conta só as deslocações aprovadas. Com a de Braga ainda em Rascunho, o valor continuou em 142,36 € e 2 deslocações.
• Uma deslocação por aprovar pesa nos outros quadros. Com a de Braga (16,47 €, cliente Padaria Aurora, Lda) em Rascunho: Mapas completos desceu para 67 %, com «16,47 € em risco: sem um mapa completo e aprovado a despesa não é dedutível no IRC»; a lista Mapas a corrigir mostrou-a com «Ainda não aprovado»; e Deslocações a faturar a clientes subiu para 142,36 €. Aprove-a ou anule-a.
• A Tributação autónoma conta só os recibos de vencimento validados: os 142,36 € aparecem como «ainda por receber» enquanto o recibo não estiver validado.
• A empresa prevê prejuízo, no topo da Visão fiscal, sobe a taxa de 5 % para 15 %: no exemplo, «Faturá-las evita 6,29 € de tributação autónoma» passou a 18,88 €. Marque-a só quando o contabilista certificado confirmar o prejuízo do ano. Pendente de validação por contabilista certificado: o agravamento da tributação autónoma num período com prejuízo fiscal (CIRC, art. 88.º/14).
• Vista detalhada abre o cálculo por período: carregue em Calcular para ver Mapas de deslocação, Mapas conformes, Mapas a corrigir, Valor em risco no IRC e a lista A faturar a clientes.

Problemas frequentes

«Não pode aprovar esta deslocação»

• Sintoma: ao carregar em Aprovar, a janela Operação inválida diz: «Não pode aprovar esta deslocação. O que aconteceu: é aprovada pela chefia direta do trabalhador, pelos recursos humanos ou pelo Administrador de Salários, e nunca por quem fez a deslocação. Como resolver: peça a um deles que a aprove.»
• Causa: o seu perfil não aprova deslocações (por exemplo, Processador de salários), ou a deslocação é sua.
• O que fazer: peça a aprovação ao Gestor de RH ou à chefia direta do trabalhador.

«Há campos obrigatórios por preencher» ao anular

• Sintoma: na janela Cancelar um mapa de deslocações, Cancelar o mapa responde «Há campos obrigatórios por preencher. Preencha os campos assinalados a vermelho para poder guardar.»
• O que fazer: escreva o Motivo e carregue outra vez em Cancelar o mapa.

Não vejo a lista das deslocações

• Sintoma: em Pessoas não há Deslocações, ou em Salários não há Mapas de deslocação.
• Causa: a lista é do Gestor de RH e dos perfis de salários. A Gerência tem só Direção › Pessoas › Deslocações; o Contabilista não tem a aplicação Pessoas.
• O que fazer: peça a quem administra os utilizadores que lhe dê o perfil, ou peça a quem o tem que aprove.

A viagem aprovada ainda não aparece no mapa do mês

• Sintoma: aprovou a viagem e o mapa mensal do mês não a mostra.
• Causa: o mapa do mês não se cria sozinho: só existe depois de alguém dos Recursos Humanos carregar em Gerar os mapas do mês anterior.
• O que fazer: veja Como gerar os mapas mensais de deslocações, onde está o caso da viagem aprovada depois de o mapa estar gerado.