Como registar uma ausência de um trabalhador

Para que serve?

Quando um trabalhador falta, tem uma licença ou dá sangue, o Gestor de RH regista a ausência no fiscaldoo. O tipo de tempo escolhido diz que ausência é e se precisa de aprovação e de prova. Depois de aprovada, fica na lista Pedidos de ausência com o estado Aprovado. As Férias anuais aparecem também no Mapa de férias.

Quando utilizar?

• O trabalhador avisou de uma falta, que tem de ficar registada antes do fim do mês.
• Chegou a justificação de uma ausência (por exemplo a declaração da dádiva de sangue).
• O trabalhador não fez o pedido no O meu espaço (veja Como pedir férias ou outra ausência) e pede-lhe que o registe por ele.

Para marcar férias, o formulário é o mesmo, mas há regras próprias (dias disponíveis, períodos de 10 dias úteis, onde as encontrar depois de guardar): veja Como marcar as férias do ano e acompanhar os saldos.

Onde encontrar?

Pessoas › Férias e ausências › Pedidos de ausência › Novo

Antes de começar

• O seu perfil é Gestor de RH.
• O trabalhador tem ficha na empresa ativa (canto superior direito). Para criar uma ficha, veja Como criar a ficha de um trabalhador.
• Tem as datas da ausência e, se o tipo pedir prova, o documento que a justifica num ficheiro (por exemplo, a declaração da dádiva de sangue em PDF).

Como utilizar

1. Abra Pessoas › Férias e ausências › Pedidos de ausência e carregue em Novo.
2. Em Trabalhador, escolha o trabalhador, por exemplo Eva Cristina Rocha.
3. Tipo de tempo já vem preenchido com Autorizada ou aprovada pelo empregador. Se não é essa a ausência, apague o que lá está, escreva parte do nome e escolha o tipo, por exemplo Dádiva de sangue. A lista segue a lei portuguesa: escreva Falta para ver as faltas justificadas, ou Licença para as licenças (parental e outras). A lista mostra só as primeiras: Pesquisar mais…, no fim dela, abre as restantes, como a Falta injustificada. O título no topo do formulário continua a dizer «Autorizada ou aprovada pelo empregador 08:00» até guardar, mesmo com outro tipo escolhido.
4. Em Datas, carregue na primeira data e escolha, no calendário, o primeiro e o último dia. Para um só dia, carregue duas vezes no mesmo dia. Por baixo aparece a duração, por exemplo 1,00 dia(s).
5. Se quiser, escreva uma nota em Descrição.
6. Se o tipo pede prova, o topo do formulário mostra «É obrigatório juntar um documento que justifique este tipo de ausência.». Abra o separador Lei portuguesa: comunicação, prova e efeito, por baixo dos dados do pedido. Em Prova, escolha o tipo de documento, por exemplo Outro documento. Se já recebeu o documento, escreva a data em Prova entregue em: depois de guardar, o Estado da prova passa a Entregue a tempo e o aviso sai do pedido. Prova é só uma lista: o ficheiro junta-se no passo 8.
7. Carregue no ícone de guardar (a nuvem ao lado de Novo).
8. Para juntar o documento, carregue em Anexar ficheiro, ao lado de Documento de prova, no mesmo separador, e escolha o ficheiro no computador. Na Dádiva de sangue, o ficheiro é um dado de saúde: só o junta quem tem também o perfil Ver ausência médica. Sem ele, o ecrã responde «Não se podem anexar ficheiros a esta ausência. O que aconteceu: um ficheiro desta ausência é um dado de saúde (RGPD, art. 9.º) e os colegas e chefias leem a ausência. Como resolver: peça ao perfil «Ver ausência médica» que o anexe (na ausência de um familiar, essa pessoa precisa também de um perfil que abra as ausências, como «RH»).» O clipe do histórico dá a mesma resposta. Nesse caso, fique pela data em Prova entregue em e peça o ficheiro a quem tem esse perfil.

Ao lado de Novo, na lista, há também Nova ausência em grupo, que este artigo não cobre.

Resultado esperado

O estado no canto superior direito depende do tipo de tempo:

• Para Aprovar, com os botões Aprovar e Recusar: a ausência espera aprovação. No exemplo, a Dádiva de sangue de 02/12/2026 ficou assim, com a data de regresso calculada (Regresso ao trabalho em 03/12/2026). Com a data em Prova entregue em, o aviso da prova saiu. A aprovação está em Como aprovar pedidos de férias e de ausência.
• Aprovado: a ausência fica logo aprovada e o histórico do pedido diz «A ausência foi aprovada automaticamente». Foi o que aconteceu com umas Férias anuais registadas com este perfil. Essas férias ficam na lista Pedidos de ausência e veem-se também em Pessoas › Férias e ausências › Mapa de férias (ver Como marcar as férias do ano e acompanhar os saldos).

Notas importantes

• O tipo de tempo decide como a ausência conta nos salários. Alguns nomes dizem-no, como Ausência com a retribuição suspensa. Se não souber que tipo escolher, pergunte a quem processa os salários antes de guardar.
• O trabalhador também pode fazer o pedido sozinho. Em O meu espaço › Ausências e presenças › As minhas ausências o pedido fica Para Aprovar e aparece aqui, em Pedidos de ausência. Quando o pedido é do trabalhador, o RH só o aprova ou recusa; use este procedimento quando é o RH a registar (por exemplo, uma ausência já passada).

Problemas frequentes

Aparece «Um trabalhador já tem uma ausência marcada que coincide com este período»

• Sintoma: ao guardar, a janela Erro de Validação diz: «Um trabalhador já tem uma ausência marcada que coincide com este período: Hugo Miguel Santos de 16/11/2026 até 27/11/2026 - Aprovado».
• Causa: o trabalhador já tem outra ausência nalgum dos dias escolhidos. No exemplo, uma Dádiva de sangue a 18/11/2026 coincidia com as férias de 16/11/2026 a 27/11/2026.
• O que fazer: carregue em Fechar e mude as datas. Se a ausência anterior estiver errada, abra-a e corrija-a primeiro: na lista Pedidos de ausência ou, se forem férias, como neste exemplo, no Mapa de férias.

Aparece «Não se podem anexar ficheiros a esta ausência»

• Sintoma: ao juntar a declaração em Documento de prova ou pelo clipe do histórico, aparece «Erro de envio» com essa frase e o ficheiro não fica.
• Causa: o ficheiro desta ausência é um dado de saúde, que só o perfil Ver ausência médica junta.
• O que fazer: escreva a data em Prova entregue em e guarde: o Estado da prova passa a Entregue a tempo e o aviso sai. Peça a quem tem o perfil Ver ausência médica que junte o ficheiro.

As férias são recusadas por terem menos de 10 dias úteis

Veja «Problemas frequentes» em Como marcar as férias do ano e acompanhar os saldos.