Como organizar departamentos e ver o organigrama

Para que serve?

Mostra como a empresa está organizada: que departamentos tem, quais dependem de quais e quem responde a quem. A partir dos departamentos, a contabilidade pode criar os centros de custo.

Quando utilizar?

• Vai começar a registar trabalhadores e quer os departamentos prontos.
• Abriu uma área nova ou mudou a chefia de uma equipa.
• A contabilidade quer ver os gastos por departamento.

Onde encontrar?

• Pessoas › Trabalhadores › Departamentos e Pessoas › Trabalhadores › Organigrama.
• A chefia de cada trabalhador: Pessoas › Trabalhadores › Trabalhadores, na ficha, separador Trabalho.

Antes de começar

• Os departamentos, as fichas e o organigrama são do perfil Gestor de RH. Os passos foram feitos até ao fim com esse perfil.
• Os centros de custo são do perfil Administrador, que chega à lista pelo caminho de Como usar centros de custo. O Gestor de RH não tem menu para esta lista.

Como utilizar

Criar um departamento

1. Abra Pessoas › Trabalhadores › Departamentos e carregue em Novo.
2. Escreva o nome do departamento (aqui, «Armazém e Logística»).
3. Se ele depender de outro, escolha-o em Departamento Pai (aqui, «Comercial»). Em Gestor, escolha o trabalhador que chefia o departamento.
4. Guarde. O título passa a mostrar o caminho completo: «Comercial / Armazém e Logística».
5. Para ver a estrutura, escolha a vista Hierarquia, no canto superior direito, e carregue no botão por baixo do departamento para ver os que dependem dele.

Pôr o trabalhador no departamento e indicar a chefia

1. Abra Pessoas › Trabalhadores › Trabalhadores e a ficha do trabalhador.
2. No separador Trabalho, escolha o Departamento.
3. Escolha também o Gestor. Escolher o departamento não o preenche, mesmo que o departamento tenha Gestor.
4. Guarde.

Ler o organigrama

Abra Pessoas › Trabalhadores › Organigrama. Cada coluna é uma chefia, com o número de trabalhadores que respondem a ela. A coluna Nenhum(a) junta quem ainda não tem Gestor. À esquerda, em DEPARTAMENTO, escolha um departamento para ver só essa parte. O número ao lado de um departamento conta também os que dependem dele.

Na ficha do trabalhador, o separador Trabalho mostra a mesma ligação: a chefia e, por baixo, o trabalhador.

Criar centros de custo a partir dos departamentos

1. Na lista Contas Analíticas, carregue em A partir de departamentos.
2. A janela Criar centros de custo a partir de departamentos abre com o Plano e com todos os departamentos da empresa. Tire os que não quer, no x de cada um.
3. Carregue em Criar centros de custo.

Resultado esperado

• O departamento aparece em Departamentos, com o número de trabalhadores e a chefia.
• O trabalhador sai da coluna Nenhum(a) do organigrama e passa para a coluna da sua chefia.
• Os centros de custo criados aparecem em Contas Analíticas, no plano escolhido e com saldo 0,00 €. Para os usar nas faturas, veja Como usar centros de custo.

Notas importantes

• O organigrama segue o Gestor de cada trabalhador, não o departamento. Um trabalhador com departamento mas sem Gestor continua em Nenhum(a).
• Os centros de custo comparam-se pelo nome. Só é ignorado o departamento cuja conta tem exatamente o mesmo nome no plano. Na demonstração já havia o centro «Comercial», e o departamento «Comercial (demonstração)» criou um centro novo. Confira os nomes antes de confirmar, para não ficar com dois centros para a mesma área.

Problemas frequentes

«Há campos obrigatórios por preencher»

• Sintoma: ao guardar um departamento aparece «Há campos obrigatórios por preencher. Preencha os campos assinalados a vermelho para poder guardar.»
• Causa: falta o nome do departamento.
• O que fazer: escreva o nome e guarde outra vez.

Não consigo guardar a ficha do trabalhador

• Sintoma: o botão de guardar fica inativo depois de escolher o departamento, e Local de trabalho habitual fica a vermelho.
• Causa: este campo é obrigatório. Se a empresa ainda não tem locais, a lista vem vazia.
• O que fazer: escreva o nome do local (por exemplo, «Armazém de Lisboa»), carregue em Criar na lista e guarde.

«Todos os departamentos escolhidos já têm um centro de custo…»

• Sintoma: a janela Operação inválida diz «Todos os departamentos escolhidos já têm um centro de custo no plano «Centro de Custo»: não há nada para criar. Escolha outros departamentos.»
• Causa: já criou estes centros.
• O que fazer: se quer outro plano, escolha-o em Plano. Caso contrário, carregue em Cancelar: os centros já existem.