Como importar contas, clientes e fornecedores

Para que serve?

Carrega as contas do plano, os clientes e os fornecedores que vêm do programa anterior, em vez de os escrever um a um. O produto traz modelos de ficheiro com as colunas certas e recusa o que está mal, por exemplo um NIF com o dígito de controlo errado ou uma conta com um código que já existe.

Este artigo cobre só as fichas. Os valores (saldos e faturas por liquidar) entram a seguir, nos saldos de abertura e nos documentos em aberto, que dependem de as contas e os parceiros já existirem.

Quando utilizar?

• Ao migrar de outro programa: contas, clientes e fornecedores são a primeira importação, antes de qualquer saldo.
• Quando a empresa tem muitas fichas para criar de uma vez.
• Não use para atualizar fichas que já existem: um cliente ou fornecedor com o NIF ou a referência de uma ficha que já existe é recusado no Teste (ver «Problemas frequentes»).

Onde encontrar?

Em cada lista, na roda dentada junto ao título, escolha Importar:

• Contas: Contabilidade › Configurar › Geral › Plano de contas.
• Clientes: Contabilidade › Lançar › Terceiros e ativos › Clientes.
• Fornecedores: Contabilidade › Lançar › Terceiros e ativos › Fornecedores.

O ecrã Importar do menu Lançar não tem estas três importações: lá estão os lançamentos, os extratos, os ativos e os saldos de abertura.

Antes de começar

• O seu perfil é Responsável fiscal ou Administrador: são os que trazem a permissão «Migração / Importação fiscal» na demonstração. Com o Contabilista, o Teste e o Importar são recusados (ver «Problemas frequentes»); o Contabilista, aliás, nem vê o Plano de contas no menu.

• Escolha a empresa certa no canto superior direito: as contas ficam na empresa ativa. Os clientes e fornecedores ficam disponíveis para todas as empresas.

• O ficheiro é CSV ou XLSX, com cabeçalho na primeira linha. Descarregue o modelo na própria página de importação (passo 2) e não mude os títulos das colunas: é por eles que o ecrã sabe para que campo vai cada coluna.

• Exemplo de contas, com dados inventados:

  code	name	account_type	reconcile	l10n_pt_taxonomy_code
  211190	Clientes - loja online	asset_receivable	True	10
  622190	Consultoria externa	expense	False	357

• Exemplo de clientes, com NIF inventados mas com o dígito de controlo certo:

  name	vat	street	zip	city	country_id	email	phone	property_payment_term_id/id	ref
  Cliente Delta, Lda	503000779	Rua do Exemplo 10	4000-001	Porto	Portugal	geral@delta.invalid	220000001	account.account_payment_term_30days	CL001
  Cliente Épsilon, Lda	504000888	Avenida Fictícia 25	1000-100	Lisboa	Portugal	geral@epsilon.invalid	210000002	account.account_payment_term_30days	CL002

  O modelo dos fornecedores é o mesmo, sem a coluna dos termos de pagamento.

Como utilizar

1. Abra a lista (por exemplo Plano de contas), carregue na roda dentada junto ao título e escolha Importar.
2. Na página de importação, antes de escolher o ficheiro, descarregue o modelo. Use o que diz Modelo de contas SNC com taxonomia SAF-T (CSV ou XLSX), ou, nos clientes e fornecedores, o modelo de parceiros com dados fiscais portugueses. O primeiro (Modelo para o plano de contas) é o modelo genérico do Odoo, sem a coluna da taxonomia. Apague a linha de exemplo («APAGAR ESTA LINHA») e preencha uma linha por conta ou por parceiro.
3. Escolha o ficheiro em Enviar (ou arraste-o para a página) e confirme à direita que cada coluna ficou ligada ao campo certo (por exemplo code a Código e account_type a Tipo). Se o ficheiro tem acentos, confirme a Codificação (utf-8 no modelo) e, se o CSV usa ponto e vírgula, mude o Separador.
4. Carregue em Teste. Com problemas, o ecrã diz o que está mal e nada é gravado. Nas contas, o aviso vermelho em cima indica a linha («Erro na linha 3») e a coluna com o valor desconhecido mostra o valor e Ver valores possíveis. Corrija o ficheiro, carregue em Carregar de novo e escolha-o outra vez.
5. Sem erros, o Teste diz «Tudo parece válido.» Carregue em Importar.
6. A lista Registos importados mostra o que foi criado e a notificação «2 registos importados com sucesso». Nas contas, a Classe (2 - Contas a receber e a pagar; 6 - Gastos) e a Natureza (Devedora) ficam preenchidas pelo código e pelo tipo.
7. Repita para Clientes e Fornecedores, cada um na sua lista. Num ficheiro de clientes com um NIF errado, o Teste recusa só essa linha:

Resultado esperado

• Contas: as duas contas criadas na empresa ativa, com a classe e a natureza deduzidas do código e do tipo, e a taxonomia SAF-T da coluna. A conta 211190 fica reconciliável e a 622190 não.
• Clientes e fornecedores: as fichas criadas com NIF validado, morada, e-mail e telefone. O telefone é normalizado: 220000001 fica +351 22 000 0001. Os clientes ficam com o grau de cliente e os fornecedores com o de fornecedor, e entram nas listas Clientes e Fornecedores.
• Nada de valores: não há saldos nem lançamentos. A importação não acrescenta nenhum registo ao balancete.

Notas importantes

• Uma conta nova não é usada por ninguém sozinha. Os clientes importados ficaram com a conta de clientes por omissão (2111 Clientes gerais), não com a 211190 do ficheiro. Se quer clientes numa conta própria, escolha-a na ficha de cada cliente.
• Taxonomia SAF-T. A coluna l10n_pt_taxonomy_code liga a conta ao código do SAF-T de contabilidade (ver taxonomias). Os códigos do exemplo (10 e 357) são os das contas equivalentes do plano de demonstração. Pendente de validação por contabilista certificado: escolha da taxonomia para contas novas fora do plano base.
• Valores em texto. O tipo da conta aceita o nome técnico (expense) e o nome que vê no ecrã («Despesas»); a reconciliação aceita True/False e «Sim»/«Não».
• Contagem das linhas. «Erro na linha N» conta a partir da primeira linha de dados: N = 1 é a primeira conta ou o primeiro parceiro, sem contar o cabeçalho.
• Limites. Divida os ficheiros muito grandes em partes. O Teste recusa as contas com um código que já existe e os clientes ou fornecedores com o NIF ou a referência de uma ficha que já existe.
• NIF. O NIF é validado pelo dígito de controlo, sem confirmar que existe na AT.

Problemas frequentes

«Não tem permissão para carregar registos fiscais a partir de um ficheiro»

• Sintoma: no Teste e no Importar, a faixa «Não tem permissão para carregar registos fiscais a partir de um ficheiro: é necessária a permissão «Migração / Importação fiscal, ou administrador do sistema», que o seu utilizador não tem.»
• Causa: o perfil não tem a permissão de migração.
• O que fazer: peça ao Responsável fiscal ou a um administrador que importe por si, ou que lhe atribua a permissão. Ver também Não tenho permissão.

«O NIF «…» não é válido»

• Sintoma: «O NIF «504000889» não é válido. Porquê: o último algarismo (dígito de controlo) não corresponde aos outros oito. Como resolver: Confira o número no cartão de cidadão ou no documento de identificação fiscal e escreva-o de novo.»
• O que fazer: corrija o NIF na linha indicada, no ficheiro, e carregue em Carregar de novo.

«Os códigos de conta devem ser exclusivos»

• Sintoma: «Erro na linha 3: "Os códigos de conta devem ser exclusivos. Não é possível criar contas com os códigos duplicados: 2111"».
• O que fazer: mude o código da conta no ficheiro, ou tire a linha se a conta já existe.

«O valor 'gasto' não foi encontrado no campo de seleção 'Tipo'»

• O que fazer: use um dos valores de Ver valores possíveis (por exemplo «Despesas» ou expense).

«Já existe: "…" (NIF …, referência …)»

• Sintoma: ao importar outra vez um ficheiro de clientes ou de fornecedores, o Teste e o Importar recusam cada linha que já existe, por exemplo: «Erro na linha 1: "Já existe: "Cliente Delta, Lda" (NIF 503000779, referência CL001). Importá-lo outra vez criaria uma ficha repetida. Retire esta linha do ficheiro ou acrescente a coluna "ID externo" com o identificador externo do contacto existente para o atualizar em vez disso."». Nada é gravado.
• Causa: a importação não cria fichas repetidas: procura fichas com o mesmo NIF ou a mesma referência.
• O que fazer: tire do ficheiro as linhas que já existem e importe só as novas. Para corrigir uma ficha que já existe, faça-o no ecrã do cliente ou do fornecedor.