Como importar o histórico de salários do programa anterior

Para que serve?

Quando uma empresa muda de programa de salários a meio do ano, o fiscaldoo precisa de saber quanto já foi pago a cada trabalhador para a declaração anual de rendimentos e retenções ao trabalhador ficar certa. Este assistente lê o ficheiro exportado pelo programa anterior, com trabalhadores, versões do contrato e recibos de vencimento, valida-o linha a linha e importa só as linhas válidas.

Os recibos importados ficam só de leitura, marcados como do programa anterior. Nada se recalcula, não se gera DMR nem declaração à Segurança Social do passado, e não se cria nenhum lançamento contabilístico (a contabilidade vem do razão migrado).

Quando utilizar?

• Quando a empresa começa a processar salários no fiscaldoo depois de já ter pago salários no mesmo ano ou nos anos anteriores, e precisa desses recibos para os totais anuais.
• Para ter à mão, em consulta, os recibos do programa anterior.
• Não use para processar salários novos: ver Recibo de vencimento.
• Não use para dados de saúde, de filiação sindical ou de greve: um ficheiro com colunas, chaves ou rubricas desses tipos é recusado por inteiro. As quotas sindicais entram como uma rubrica do tipo union.

Onde encontrar?

Salários › Configurar › Migração › Importar histórico de salários. Os recibos importados consultam-se em Salários › Fechar e consultar › Recibos do software anterior.

Antes de começar

• O seu perfil é Administrador de Salários (ou Administrador). Nenhum outro perfil de teste cria uma importação nem vê esta entrada. Pendente de validação por contabilista certificado: quem deve poder importar o histórico de salários.

• Tem o ficheiro exportado pelo programa anterior, em JSON ou CSV (UTF-8). Datas como AAAA-MM-DD; valores com ponto ou uma vírgula decimal, no máximo 2 casas, sem separador de milhares; nada é arredondado. Cada trabalhador leva ref (a chave no programa anterior), name, vat (NIF), admission_date; cada versão, effective_date e wage; cada recibo, ref, period_start, period_end, payment_date (decide o ano da declaração anual) e os cinco totais gross, ss_worker, ss_employer, irs, net (escreva 0 quando não houver valor). Os campos do ficheiro, com um exemplo de dados inventados:

  Campo	O que é	Exemplo
  employees	Lista dos trabalhadores; cada um leva os campos seguintes	1 trabalhador
  ref	Chave do trabalhador no programa anterior	W1
  name	Nome do trabalhador	Teresa Exemplo Lima
  vat	NIF	245987657
  niss	NISS	12345678901
  department	Departamento	Administrativo
  admission_date	Data de admissão	2022-03-01
  versions	Versões do contrato; cada uma leva effective_date e wage	2 versões
  effective_date	Data a partir da qual a versão vale	2022-03-01 e 2024-01-01
  wage	Vencimento da versão	1000.00 e 1100.00
  payslips	Recibos de vencimento; cada um leva os campos seguintes	2 recibos
  ref	Chave do recibo no programa anterior	2025-11 e 2025-12
  period_start	Início do período	2025-11-01 e 2025-12-01
  period_end	Fim do período	2025-11-30 e 2025-12-31
  payment_date	Data de pagamento	2025-11-28 e 2025-12-29
  gross	Total bruto	1100.00
  ss_worker	Segurança Social do trabalhador	121.00
  ss_employer	Segurança Social da entidade	261.25
  irs	IRS retido	90.00
  net	Líquido	889.00
  lines	Rubricas do recibo; cada uma leva code, name, kind e amount	No recibo 2025-11: 100, Vencimento, earning, 1100.00

  O exemplo completo, em JSON, está neste ficheiro de exemplo do histórico de salários, que pode descarregar e usar como modelo.

  As rubricas (lines) são opcionais; o tipo de cada uma é earning (abono), deduction (desconto), union (quota sindical) ou employer_cost (encargo da entidade).

• Um trabalhador que já existe com o mesmo NIF fica ligado ao ficheiro e nunca é alterado. Um trabalhador sem NIF ou NISS válido não é recusado: entra como histórico, marcado «NIF por corrigir», e não entra em nenhuma declaração.

Como utilizar

1. Em Importar histórico de salários, carregue em Novo. Preencha o Software anterior (o nome e a versão, por exemplo «Programa de salários anterior 12.3»; fica em todos os recibos) e escolha o Ficheiro (CSV ou JSON). Carregue em Validar.
2. Nada é gravado neste passo. O relatório diz «5 linhas: 5 válidas, 0 recusadas, 0 já existentes.» e lista, por linha, o Tipo (trabalhador, versão do contrato ou recibo), a Referência na origem, o Resultado (Válido ou Recusado) e o motivo. Confira o número de recibos com o programa anterior e carregue em Importar.
3. Na pergunta «Importar as linhas válidas? Os recibos são criados só de leitura e não se alteram depois.», carregue em Confirmar.
4. O lote passa a Importado e deixa de ter botões: é histórico, não se altera nem se apaga.
5. Abra Recibos do software anterior para consultar: trabalhador, período, data de pagamento, bruto, Segurança Social do trabalhador, IRS retido e líquido, com o nome do programa anterior. Abra um recibo para ver os totais e as rubricas «tal como o programa anterior os emitiu»; aparece o aviso «Este registo já está fechado (validado, aprovado, pago ou enviado), por isso já não se altera. Para corrigir, use as ações do documento: anule-o ou crie uma correção.» Estes recibos não têm ações de anular nem de corrigir, para nenhum perfil: se um recibo importado estiver errado, fale com o contabilista certificado.

Resultado esperado

• Na demonstração, o ficheiro de exemplo criou 1 trabalhador (Teresa Exemplo Lima), 2 versões do contrato (1.000,00 € desde 01/03/2022 e 1.100,00 € desde 01/01/2024) e 2 recibos de 1.100,00 € brutos, 121,00 € de Segurança Social, 90,00 € de IRS e 889,00 € líquidos, de novembro e dezembro de 2025.
• Os recibos são só de leitura e entram na declaração anual ao trabalhador do ano da data de pagamento (aqui, 2025). Pendente de validação por contabilista certificado: confirmar que os totais anuais do trabalhador, ao juntar os recibos importados com os do novo programa, batem com a declaração anual.
• Os recibos importados contam no custo do Mapa de recursos humanos, salvo nos meses em que o trabalhador já tem recibo fechado no fiscaldoo.
• Importar o mesmo ficheiro outra vez não duplica nada: na demonstração, a validação disse «5 linhas: 0 válidas, 0 recusadas, 5 já existentes.»

Notas importantes

Um lote importado não se desfaz

Os recibos importados não se alteram nem se apagam. Valide primeiro, confira com o programa anterior e só então carregue em Importar.

• O assistente não recalcula nada: o líquido, o IRS e a Segurança Social ficam como vieram. Se houver rubricas, o relatório pode marcar «totais não batem» quando bruto menos Segurança Social, IRS e descontos não é igual ao líquido: é só informação.
• A Migração dos contratos (Salários › Configurar › Migração) não importa nada de outro programa: é uma passagem interna do produto, que converte versões antigas de contratos para as versões de contrato do Odoo. Executada na demonstração, mostra «Versões antigas 0», «Versões nativas criadas 0» e «Já migradas 0». Pendente de validação no ecrã: o que a Migração dos contratos faz com versões antigas existentes, porque a demonstração não as tem.
• O formato CSV (uma linha por rubrica) existe, mas não foi provado nesta demonstração. Pendente de validação no ecrã: importação do histórico de salários em CSV.

Problemas frequentes

Linhas recusadas

• Sintoma: o relatório diz «8 linhas: 5 válidas, 3 recusadas, 0 já existentes.» e cada linha recusada traz o motivo. Na demonstração, num ficheiro de teste:

  Linha	Motivo
  Versão com vencimento 1100.999	«O vencimento "1100.999" da versão de 01/01/2024 de Paulo Exemplo Faria não é um valor (no máximo 2 casas decimais, não negativo).»
  Recibo com net igual a abc	«O valor "abc" de «net» no recibo Paulo Exemplo Faria / 2025-11 não é válido. Todos os totais são obrigatórios, com no máximo 2 casas decimais (escreva 0 quando a origem não tinha valor).»
  Recibo sem payment_date	«As datas do recibo Paulo Exemplo Faria / 2025-12 não são válidas: início do período, fim do período (não anterior ao início) e data de pagamento, todas como AAAA-MM-DD.»

• O que fazer: corrija o ficheiro e valide-o outra vez. Pode também importar só as linhas válidas e acrescentar as outras num ficheiro novo: as que já entraram ficam «já existentes».

Trabalhador sem NIF válido

• Sintoma: um trabalhador com o NIF 123456789, que não passa o dígito de controlo, fica Válido e é marcado como «NIF por corrigir» no relatório.
• O que fazer: depois de importar, corrija o NIF na ficha do trabalhador (Trabalhadores com NIF por corrigir). Enquanto não corrigir, os seus recibos não entram na declaração anual.

Ficheiro vazio ou JSON inválido

• Sintoma: com um ficheiro sem trabalhadores, a janela «Operação inválida» diz «O ficheiro está vazio ou não tem trabalhadores. Carregue a exportação do software anterior (veja o formato na documentação do módulo) e valide de novo.» Com um JSON truncado: «O ficheiro não é um JSON válido: Expecting value: line 2 column 1 (char 18). Corrija-o e carregue-o de novo.» (a parte técnica vem em inglês). Um ficheiro que não seja UTF-8 tem a sua própria mensagem, que não foi provocada.
• O que fazer: exporte outra vez o ficheiro em UTF-8, confirme que o JSON abre e fecha todas as chaves e valide de novo.

Lista de importações vazia

• Sintoma: «Ainda não há importações do histórico de salários. Traga os trabalhadores, os contratos e os recibos do software usado antes: carregue o ficheiro CSV ou JSON, valide para ver o que liga e o que é recusado, e importe. Os recibos ficam só de leitura.»
• O que fazer: carregue em Novo.