Como importar ativos de outro programa

Para que serve?

Quando uma empresa passa a trabalhar no fiscaldoo, os ativos fixos que já tinha no programa anterior têm de entrar com o que já foi depreciado, para a depreciação continuar do ponto onde ficou. Este assistente lê um ficheiro CSV ou Excel com uma linha por ativo, confere cada linha e cria as fichas em preparação. Nada é posto em uso e nenhum lançamento contabilístico é criado.

Ao contrário do assistente de lançamentos, este não é tudo ou nada: as linhas com erro ficam de fora e as válidas importam-se.

Quando utilizar?

• Para trazer o mapa de ativos do programa anterior, com o custo, a data de aquisição e a depreciação acumulada até à data da migração.
• Para trazer também os ativos que já saíram (abatidos ou vendidos), com a data de abate, para que fiquem no histórico.
• Não use para registar um ativo novo: use Registar um ativo, que liga o ativo à fatura de compra.
• Não use para corrigir ativos que já existem: o assistente salta os que já existem e não os altera.

Onde encontrar?

Contabilidade › Lançar › Lançamentos › Importar, e carregue em Importar ativos. Abre a lista das importações já feitas; carregue em Novo para fazer uma.

Antes de começar

• O seu perfil é Contabilista ou Contabilista Certificado / Gestor fiscal: com cada um destes perfis sozinho, Lançar › Importar mostra o botão Importar ativos. Com o Auditor, o Administrativo ou a Gerência sozinhos, o menu Lançar não aparece.

• As localizações do ficheiro já existem na empresa. Com o Contabilista e com o Contabilista Certificado / Gestor fiscal, Criar localizações em falta não funciona: a validação passa, mas Importar recusa com «Sem acesso: Não tem permissão para criar «Localização do inventário». Esta área é reservada ao administrador técnico do sistema.» e nada é criado. Se as localizações não existem, tire a coluna Localização do ficheiro e preencha-a depois em cada ativo.

• Os fornecedores do ficheiro já existem como parceiros. Um fornecedor que não existe não impede a linha, mas o ativo entra sem fornecedor, com o aviso «O fornecedor "Fornecedor Beta, SA" não foi encontrado: o ativo é importado sem fornecedor. Crie o parceiro e preencha o fornecedor no ativo.»

• A empresa tem as categorias de ativos que o ficheiro usa (por exemplo «Equipamento administrativo»). Numa empresa sem categorias, todas as linhas dão erro: «A categoria "Equipamento administrativo" não existe na empresa: crie-a em Categorias de ativos ou escolha outra.» Se o ficheiro não tem a coluna da categoria, escolha uma Categoria por omissão no formulário.

• O ficheiro é CSV (vírgula ou ponto e vírgula) ou XLSX, com a primeira linha de cabeçalho. Designação e Valor de aquisição são obrigatórias. Números como 1.200,00 ou 1200.00; datas como 02/01/2024 ou 2024-01-02. Exemplo, com dados inventados (cada linha da tabela é uma linha do ficheiro; grave com ponto e vírgula entre colunas):

  Código	Designação	Categoria	Data de aquisição	Data de entrada em funcionamento	Valor de aquisição	Valor residual	Vida útil	Depreciação acumulada	Código da taxa	Localização	Fornecedor
  INF-001	Computador portátil	Equipamento administrativo	02/01/2024	02/01/2024	1.200,00	0	4	600,00	2240	Escritório	Fornecedor Beta, SA
  MOB-001	Secretária de escritório	Equipamento administrativo	02/01/2023	02/01/2023	800,00	0	8	300,00	2430	Escritório	Fornecedor Beta, SA
  VIA-001	Carrinha de distribuição	Equipamento de transporte	03/01/2022	03/01/2022	18.000,00	2.000,00	5	12.800,00		Armazém	Fornecedor Beta, SA

  A Vida útil está em anos. O Código da taxa é o do DR 25/2009: 2240 (computadores) e 2430 (mobiliário) são da tabela II, a das taxas genéricas. Os códigos da tabela I só servem às empresas do setor de cada grupo. A Depreciação acumulada é a do programa anterior à data da migração (aqui, a 31/12/2025, com dois, três e quatro anos completos de quota constante).

• As outras colunas que o assistente reconhece, todas opcionais: Custos atribuíveis, Número de períodos, Meses por período, Depreciação fiscal acumulada, Vida remanescente, Vida remanescente fiscal, Moeda, e as de ativos que já saíram: Data de abate, Tipo de saída (venda, abate ou sinistro) e Valor de realização.

Como utilizar

1. Em Importações de ativos, carregue em Novo. Em Ficheiro (CSV ou XLSX), carregue em Escolher ficheiro e escolha o ficheiro. Carregue em Validar. (Se o ficheiro tem localizações que ainda não existem, veja «Antes de começar».)
2. Nada é criado neste passo. A janela mostra as contagens Linhas 3, Válido 3, Erros 0, Duplicados 0 e, linha a linha, o estado e a mensagem. A carrinha, que não tem Código da taxa nem categoria com taxa, fica Válida com o aviso «Sem taxa fiscal (DR 25/2009) no ficheiro nem na categoria: o ativo é importado sem quadro fiscal e o Modelo 32 não o consegue comparar com a quota fiscal máxima. Preencha o código da taxa no separador «Quadro fiscal» (ou a coluna «Código da taxa» do ficheiro).» Um aviso não impede a importação, mas trate-o (ver «Resultado esperado»). Carregue em Importar.
3. A importação passa a Importado, com Criado 3, e mostra, por linha, o ativo criado. A Impressão digital do ficheiro fica guardada para reconhecer o mesmo ficheiro mais tarde. Uma importação concluída é o registo: não se altera nem se apaga.
4. Abra cada ativo, em Contabilidade › Lançar › Terceiros e ativos › Ativos fixos, e confira o Custo, o Já depreciado e o Valor líquido: para o computador, 1.200,00 €, 600,00 € e 600,00 €. Quando estiver certo, carregue em Pôr em uso.

Resultado esperado

• Três ativos em estado Em preparação, com o código, a categoria e as datas do ficheiro (e o fornecedor e a localização, quando já existiam), e o campo Já depreciado igual à depreciação acumulada do ficheiro. Nenhum lançamento contabilístico foi criado: o saldo das contas de depreciação acumulada vem do balancete de abertura (ver Saldos de abertura).
• Ao carregar em Pôr em uso, o computador passou a Em uso, com a depreciação acumulada de 600,00 € guardada como a do início; ainda não existe nenhum lançamento de depreciação, que será gerado ao processar as depreciações (ver Processar depreciações).
• Código da taxa: com o código 2240 o computador ficou ligado à taxa «[II-2240] Computadores» da tabela do DR 25/2009. A Depreciação fiscal acumulada não vinha no ficheiro e ficou a 0,00 €, por isso o quadro fiscal do ativo começa do zero. Pendente de validação por contabilista certificado: a taxa fiscal a atribuir a cada ativo importado e a depreciação fiscal acumulada de abertura.
• A importação fica no registo de importações.

Ativos que já saíram

Com as colunas Data de abate, Tipo de saída e Valor de realização preenchidas, o ativo entra já no estado Abatido, com a data de saída do ficheiro e a nota «Saiu da contabilidade no programa anterior (importado com a data de abate; aqui não se lança nenhum movimento).» Na demonstração, um computador de 900,00 € totalmente depreciado e abatido a 30/06/2025 ficou assim. O abate não gera nenhum lançamento: se a venda ou o abate ainda não foram contabilizados, faça-o como em Abater ou vender um ativo. A Data de abate não pode estar no futuro («A data de abate (2030-06-30) é futura: só se importam saídas que já aconteceram.») nem ser anterior à data de aquisição («A data de abate (2019-01-01) é anterior à data de aquisição (02/01/2020).»).

Notas importantes

Uma importação concluída não se desfaz

Os ativos importados podem ser eliminados enquanto estão em preparação (e antes de terem lançamentos), mas a importação em si é o registo e fica. Valide sempre primeiro e confira as contagens com o mapa do programa anterior antes de carregar em Importar.

• O ficheiro de exemplo usa Depreciação acumulada, Data de entrada em funcionamento e Código da taxa, que são os nomes que o assistente mostra nas mensagens. A faixa de ajuda do formulário diz «Amortização acumulada», «Data de utilização» e «Código DR25»: na demonstração, um ficheiro com estes três cabeçalhos também foi lido sem erros. Para ativos tangíveis, o termo certo no SNC é depreciação.
• Importar o mesmo ficheiro outra vez não duplica nada: as linhas ficam Duplicado e são saltadas.
• Uma localização que não existe só seria criada com Criar localizações em falta, que hoje recusa com os perfis de contabilidade (ver «Antes de começar»).

Problemas frequentes

«A localização … não existe»

• Sintoma: todas as linhas ficam Erro com «A localização "Escritório" não existe: crie-a ou assinale «Criar localizações em falta».»
• O que fazer: peça ao administrador que crie as localizações, ou tire a coluna Localização do ficheiro e valide-o numa importação nova. Criar localizações em falta passa na validação mas recusa ao importar com os perfis de contabilidade (ver «Antes de começar»).

Linhas com erro no mesmo ficheiro

• Sintoma: na demonstração, um ficheiro com 7 linhas deu 5 erros e 2 válidas (Linhas 7, Válido 2, Erros 5): são as cinco primeiras mensagens da tabela. A última aparece com um ficheiro sem a coluna da categoria:

  Linha	Mensagem
  Valor «abc»	«"abc" não é um número (coluna Valor de aquisição): use 1234.56 ou 1.234,56.» e «Falta o valor de aquisição.»
  Depreciação de 1.500 num ativo de 1.000	«A depreciação acumulada (1500.0) é superior ao valor depreciável (1000.0): um ativo não pode ser depreciado mais de 100 %.»
  Categoria «Mobiliário inexistente»	«A categoria "Mobiliário inexistente" não existe na empresa: crie-a em Categorias de ativos ou escolha outra.»
  Sem designação	«O ativo não tem nome.»
  Entrada em funcionamento antes da aquisição	«A data de entrada em funcionamento (02/01/2024) é anterior à data de aquisição (2025-01-02).»
  Sem categoria (e sem categoria por omissão)	«A linha não tem categoria: preencha a coluna, ou escolha uma categoria por omissão no formulário.»

• O que fazer: corrija o ficheiro e valide-o numa importação nova, ou importe só as linhas válidas e acrescente depois as outras num segundo ficheiro. O botão Erros e duplicados mostra só as linhas que não vão entrar. Ao importar, só as linhas válidas criaram ativos (2 criados, os dois sem erros), e a importação ficou Importado com Criado 2.

Duplicado

• Sintoma: ao validar outra vez o mesmo ficheiro, Linhas 3, Duplicados 3, e em cada linha: «O ativo já existe (mesmo código, ou mesmo nome, data e valor): é saltado, por isso importar o mesmo ficheiro duas vezes não o duplica.»
• O que fazer: nada, se os ativos estavam certos. Se um ativo importado estava errado, elimine-o enquanto está em preparação e importe o ficheiro corrigido.

«Sem taxa fiscal (DR 25/2009)»

• Sintoma: a linha fica Válida com este aviso: sem Código da taxa no ficheiro nem na categoria, o ativo entra sem quadro fiscal.
• O que fazer: preencha a coluna Código da taxa do ficheiro, ou abra o ativo depois e escolha a taxa no separador Quadro fiscal. Pendente de validação por contabilista certificado: escolha da taxa do DR 25/2009 para cada categoria.

Lista de importações vazia

• Sintoma: numa empresa que ainda não importou nada, a lista diz «Ainda não há importações de ativos. Cada ficheiro de ativos que importar aparece aqui. Carregue em Novo, escolha o ficheiro e siga os passos para carregar os ativos.»
• O que fazer: carregue em Novo.