Como migrar as séries e os documentos certificados do programa anterior

Para que serve?

Um cliente que passa para o fiscaldoo vem de um programa de faturação que já emitiu documentos certificados. Há duas tarefas, em dois ecrãs diferentes:

1. Migração de séries: prepara, em rascunho, a série de cada tipo de documento que o cliente vai emitir no fiscaldoo, como série nova (o caminho recomendado) ou continuando a série do programa anterior.
2. Migração de documentos certificados: traz para o fiscaldoo, só para consulta e para o SAF-T, os documentos que o programa anterior já emitiu, com a assinatura que lhe deram. O fiscaldoo nunca os volta a assinar.

Nenhum dos dois ecrãs comunica nada à AT.

Quando utilizar?

• Quando o cliente emitia faturas noutro programa e vai passar a emiti-las no fiscaldoo.
• Quando o SAF-T de faturação do ano tem de incluir os documentos emitidos antes da mudança.
• Não use para criar séries de um cliente que nunca faturou noutro programa: para esse caso veja as séries documentais.
• Não use a importação de documentos para os recibos e as guias que só quer arquivar: esses seguem outro caminho (ver validar a migração).

Onde encontrar?

Contabilidade › Configurar › Migração e importações › Migração de séries e Migração de documentos certificados. Conferido no menu com um utilizador criado só com cada perfil:

Perfil	Migração de séries	Migração de documentos certificados
Contabilista certificado	Vê	Vê
Auditor	Não vê (em Migração e importações tem só Registo de importações de dados)	Não vê
Contabilista	Não vê	Não vê
Administrativo	Não vê (não tem a aplicação Contabilidade)	Não vê

Antes de começar

• O seu perfil é Contabilista certificado.

• Escolha, no topo do ecrã, a empresa que está a migrar. As séries e os documentos ficam nessa empresa.

• Para a série: tenha à mão, por cada tipo de documento, o identificador da série no programa anterior (em FT A2025/123 é A2025). Se vai continuar a série, tenha também o número e a data do último documento emitido e o código de validação que a AT já deu a essa série.

• Para os documentos: um ficheiro CSV em UTF-8, com ponto e vírgula entre as colunas, uma linha por documento. Colunas usadas neste exemplo (com dados inventados):

  document_no	invoice_date	system_entry_date	gross_total	hash	previous_hash	customer_nif	customer_name	net_total	tax_rate
  FT A2025/1	2025-11-03	2025-11-03T10:15:00	123.00	assinatura do documento	(vazio no primeiro)	599999993	Cliente Alfa, Lda	100.00	23
  FT A2025/2	2025-11-10	2025-11-10T11:30:00	246.00	assinatura do documento	assinatura do FT A2025/1	599999993	Cliente Alfa, Lda	200.00	23

  A data de entrada no sistema é a do programa anterior, tal como foi assinada, e nunca é convertida. As colunas hash_control, atcud e customer_country também se leem. Preencha atcud com o ATCUD que o programa anterior deu a cada documento: o fiscaldoo guarda-o tal como vem e usa-o no SAF-T. Se a coluna faltar ou vier vazia, o SAF-T leva 0 nesse campo, o que não serve para documentos emitidos depois de o ATCUD ser obrigatório. O fiscaldoo nunca gera um ATCUD para estes documentos, porque a série é a do programa anterior.

• A chave pública do programa anterior, se a tiver (texto que começa por -----BEGIN PUBLIC KEY-----). Com ela, o fiscaldoo confirma que cada assinatura é mesmo do programa anterior; sem ela, só confere a forma da assinatura e marca-a como «não verificada». Nunca peça nem escreva a chave privada.

Como utilizar

Parte 1: a série de cada tipo de documento

1. Abra Migração de séries. A janela explica as duas opções e traz a Data de início das séries novas: de outubro em diante, o primeiro dia do ano seguinte (na demonstração, 01/01/2027); antes de outubro, hoje. Mude-a se o cliente vai começar a emitir noutra data.
2. Carregue em Adicionar uma linha e escolha o Tipo de documento (por exemplo [FT] Fatura) e o Diário que o emite. Os documentos de transporte e de conferência não precisam de diário; os restantes sim.
3. Em O que fazer, deixe Série nova (recomendado). Escreva a Série no programa anterior (A2025): o Identificador da série é proposto com o ano da data de início (A2027) e pode alterá-lo. Um identificador nunca usado é o que a AT aceita para uma série nova.
4. Para continuar a série do programa anterior, mude O que fazer para Continuar a série do programa anterior. O identificador passa a ser o antigo. Preencha o Último número usado, a Data do último documento e o Código de validação da AT.
5. Repita para cada tipo de documento. A coluna Verificar de cada linha diz o que está mal (ver «Problemas frequentes»); a coluna Documentos importados mostra, quando já importou documentos dessa série, até que número e data vão.
6. Carregue em Criar as séries. O produto abre a lista de Séries fiscais com as séries criadas, todas em Rascunho. Na série continuada o Próximo número é o seguinte ao último usado (322), e o registo da série diz «Criada pelo assistente de migração: continua a série do programa anterior, depois do número 321.».

Parte 2: os documentos já emitidos

1. Abra Migração de documentos certificados e carregue em Novo.
2. Em O que o ficheiro traz, escolha Documentos certificados por outro software (as outras duas opções são Assinaturas de documentos já integrados e Distribuição analítica de documentos importados). Preencha Software de origem, o Número do certificado de origem e o NIF do emitente no ficheiro, que é obrigatório e tem de ser o da empresa.
3. Em Ficheiro de exportação (CSV), escolha o ficheiro e, em Chave pública do software de origem, cole a chave pública.
4. Carregue em Validar. Nada é escrito nos documentos neste passo. O formulário mostra Válidos, Rejeitados, Duplicados e o Relatório, que inclui as lacunas de numeração (o SAF-T do ano recusa uma lacuna sem justificação; um documento anulado na origem tem de vir no ficheiro com o estado A e o seu número). O botão Documentos abre a lista, com o resultado e o motivo de cada linha.
5. Quando o relatório for o esperado, carregue em Importar as linhas válidas e em Confirmar. Só as válidas entram.
6. O lote passa a Importado. Os documentos ficam Publicados num diário com o tipo e a série do programa anterior (no exemplo, FT A2025), com o número, a data, o total e a assinatura do ficheiro, com o ATCUD que o ficheiro trouxer na coluna atcud (o fiscaldoo não gera nenhum); a assinatura fica marcada como importada. No exemplo deste artigo o ficheiro não leva ATCUD.

Resultado esperado

• Séries em Rascunho, uma por tipo de documento, com o identificador, o ano e, nas continuadas, o próximo número depois do último usado. Cada série leva uma nota a dizer como foi criada.
• Documentos do programa anterior como faturas Publicadas num diário com o tipo e a série do programa anterior (no exemplo, o diário FT A2025, com FT A2025/1, FT A2025/2 e FT A2025/3, de 123,00 €, 246,00 € e 61,50 €), uma entrada no registo de importações com 3 Registos criados, e a cadeia de assinaturas do fiscaldoo intacta: o primeiro documento da série nova começa com a assinatura anterior vazia.

Notas importantes

As séries ficam em rascunho: falta comunicá-las à AT

Uma série nova só se pode usar depois de a AT lhe dar o código de validação, pedido no Portal das Finanças antes do primeiro documento. O assistente não comunica nada. Pendente de validação por contabilista certificado: a ativação de uma série migrada e o código de validação (a comunicação à AT não se faz na demonstração, que não liga à AT real).

• Série nova ou continuar? A série nova é a mais segura: numeração a começar em 1 e identificador novo. Continuar só se justifica se o cliente tiver mesmo de manter o identificador, e exige o número e a data exatos do último documento. Fale primeiro com o contabilista certificado. Pendente de validação por contabilista certificado: quando se pode continuar uma série do programa anterior.
• Uma série continuada para um ano diferente do do identificador (na demonstração, B2025 criada com data de início 01/01/2027) fica com o Ano 2027 na lista. Pendente de validação por contabilista certificado: o ano da série continuada.
• O assistente cria só séries; não emite documentos nem comunica à AT. Se deixar a Data de comunicação vazia ao continuar uma série com código, a série fica com a data de hoje como data de comunicação.
• Um lote Importado nunca se altera nem se apaga. Se importou um lote em que nenhuma linha entrou (por exemplo por o exercício estar fechado), corrija a causa e crie outro lote.
• A importação de documentos não cria nem altera séries do fiscaldoo; é por isso que a Parte 1 recusa depois um identificador que já aparece nos documentos importados.

Problemas frequentes

«Indique o identificador da série»

• Sintoma: a linha fica com o aviso «Indique o identificador da série de [FT] Fatura (por exemplo "A2027"): é por ele que a AT conhece a série e não pode ficar vazio.», e Criar as séries responde «Operação inválida. Não é possível criar a série de [FT] Fatura. … Corrija a linha e crie as séries outra vez. Não foi criado nada.»
• O que fazer: escreva o identificador (ou a Série no programa anterior, que o propõe).

«O identificador … já foi usado»

• Sintoma: «O identificador "D26" já foi usado para [FT] Fatura nesta base de dados (série "FT D26"). A AT só aceita um identificador uma vez e a numeração nunca recomeça. Escolha outro identificador.»
• O que fazer: escolha um identificador novo para esse tipo de documento (por exemplo com o ano). O mesmo identificador pode existir para outro tipo de documento.

O identificador já aparece nos documentos importados

• Sintoma: com Série nova, e depois de importar documentos FT G2026/1 e FT G2026/2, a linha diz «Os documentos importados desta série vão até ao número 2, com data de 20/10/2026. O identificador "G2026" já aparece em documentos importados do programa anterior. Uma série nova precisa de um identificador que nunca tenha sido usado: escolha outro (por exemplo com o ano) ou escolha continuar essa série.»
• O que fazer: escolha outro identificador ou passe a Continuar a série do programa anterior.

«O último número usado … é inferior a um número já importado»

• Sintoma: ao continuar essa série com o último número 1: «O último número usado (1) é inferior a um número já importado do programa anterior (2). A numeração repetiria números: indique o último número real, pelo menos 2.»
• O que fazer: corrija para o último número real (2 ou mais) e a data do último documento (20/10/2026). Com 2 e 20/10/2026 a linha fica sem aviso.

«A série … precisa de um diário certificado»

• Sintoma: «Erro de Validação. A série "NC C2027" precisa de um diário certificado. Porquê: Só os documentos de transporte (GT, GR, GA, GC, GD) e de conferência (OR, PF, NE...) têm séries sem diário. Como resolver: Escolha o diário certificado que emite este tipo de documento.»
• O que fazer: escolha o Diário da linha (para a nota de crédito, o diário de vendas) e crie as séries outra vez.

Documentos rejeitados: «Assinatura inválida»

• Sintoma: na lista de documentos, Rejeitado: «Assinatura inválida: não corresponde aos dados de FT A2025/2 (data, data de entrada no sistema, número, total e assinatura anterior) com a chave pública indicada. O documento foi alterado depois de assinado, ou a chave não é a do software de origem.» (aqui, o total do ficheiro foi mudado para 250,00 depois de assinado).
• O que fazer: peça uma nova exportação ao programa anterior; não corrija o total à mão. As outras linhas continuam válidas e o relatório indica que falta o número 2 na série.

Documentos duplicados

• Sintoma: Duplicado: «O documento FT A2025/1 já está integrado nesta empresa (FT A2025/1): não é importado outra vez.»
• O que fazer: nada: o documento já entrou. Importe só o que falta.

«O exercício … está fechado»

• Sintoma: ao importar numa empresa com o ano de 2025 fechado, cada linha fica Rejeitada com «O exercício 2025 (01/01/2025 a 31/12/2025) está fechado: não pode criar o lançamento (novo, por gravar) datado de 03/11/2025. … peça à Administração fiscal uma exceção com motivo (Contabilidade › Fechar › Fecho do exercício › Painel do fecho do exercício › Datas de bloqueio e exceções).» O lote passa a Importado com 0 importados.
• O que fazer: abra a exceção com motivo e importe um novo lote (o lote já importado não se refaz). Pendente de validação por contabilista certificado: reabrir um exercício fechado para trazer documentos do programa anterior.

O ficheiro não é aceite

• Sintoma e causa: o produto recusa um ficheiro que não esteja em UTF-8 («exporte-o de novo … como CSV em UTF-8»), sem linhas de documentos, ou com mais de 50 000 linhas («divida-o e importe cada parte no seu lote»). O campo NIF do emitente no ficheiro é obrigatório: sem ele, o ecrã diz «Há campos obrigatórios por preencher».
• O que fazer: corrija o ficheiro ou o campo e carregue outra vez em Validar.