Posso destruir o papel depois de digitalizar os documentos?
Sim, com condições. A lei deixa guardar só a cópia digital, desde que a imagem seja fiel e legível e que o arquivo garanta que o ficheiro não muda. O fiscaldoo regista a digitalização, a conferência e a destruição, e recusa registar a destruição enquanto faltar uma das condições que consegue verificar. Pendente de validação por contabilista certificado: condições do Decreto-Lei n.º 28/2019, art. 23.º, e a decisão de destruir cada tipo de documento.
O que tem de estar feito antes de destruir
| Condição | O fiscaldoo verifica? | O que acontece se faltar |
|---|---|---|
| A imagem foi conferida com o papel | Sim | O botão de destruição só aparece depois de Confirmar que a imagem é fiel. |
| O lançamento está publicado | Sim | Recusa: «…não pode ser destruído enquanto o lançamento não estiver publicado…» |
| Numa compra com IVA dedutível, a dedução já foi exercida | Sim, pelo período de IVA fechado | Recusa: «…a dedução do IVA desta compra ainda não foi exercida numa declaração periódica (DP IVA)…» |
| O original com valor jurídico próprio foi validado | Só depois de alguém o marcar | Recusa: «…está marcado como tendo valor jurídico próprio…» |
| A imagem está mesmo legível e completa | Não | É a pessoa que confere que garante. |
| O documento não tem valor próprio em papel (contrato, título de crédito, documento autenticado) | Não | É a pessoa que decide e marca. Se ninguém marcar, o programa trata-o como Documento comum. |
O programa regista a destruição, mas não destrói nada: o papel é destruído por si, depois do registo.
Como registar no fiscaldoo
Faz-se com o perfil Contabilista ou Contabilista Certificado / Gestor fiscal, em Contabilidade › Configurar › Outras definições › Arquivo › Arquivo digital. O Auditor abre o mesmo menu, mas só tem Verificar integridade. O perfil Faturação não tem o menu.
- Junte a imagem digitalizada ao lançamento, por exemplo à fatura de fornecedor. O ficheiro aparece no Arquivo digital.
- Abra o ficheiro e carregue em Registar como digitalização de papel. O ficheiro recebe um número de arquivo, por exemplo
ARQ/2026/00001. - Se o original tem valor próprio em papel, carregue em Marcar como original com valor jurídico. Quando houver parecer favorável, carregue em O parecer jurídico validou a destruição.
- Compare a imagem com o papel. Se está fiel e legível, carregue em Confirmar que a imagem é fiel.
- Carregue em Registar a destruição do original em papel. Em Como e onde foi destruído, escreva, por exemplo,
Triturado a 04/11/2026, certificado de destruição 41, e carregue em Registar a destruição. - Só então destrua o papel.
A ficha fica com Original destruído, quem digitalizou, quem conferiu, quem registou a destruição, as datas e a nota.
O ficheiro digital fica guardado até à data de Conservar até (31/12/2036 numa fatura de 2026). Depois do registo, a ficha só mostra Verificar integridade: a destruição não se desfaz no programa. Isto não gera lançamentos contabilísticos.
Problemas frequentes
«…não pode ser destruído enquanto o lançamento não estiver publicado…»
- Sintoma: a janela Operação inválida diz «O original em papel de "ficheiro" não pode ser destruído enquanto o lançamento não estiver publicado: a lei (DL 28/2019, art. 23.º n.º 4) só o permite depois de o lançamento estar registado. Confira o lançamento e publique-o primeiro.»
- O que fazer: confira e publique a fatura de fornecedor. Depois repita o registo. Guarde o papel até lá.
«…a dedução do IVA desta compra ainda não foi exercida…»
- Sintoma: «O original em papel de "ficheiro" ainda não pode ser destruído: a dedução do IVA desta compra ainda não foi exercida numa declaração periódica (DP IVA). Feche o período de IVA do lançamento e depois registe a destruição.»
- O que fazer: guarde o papel até o período de IVA da compra estar fechado. O período fecha-se na declaração desse mês, com Fechar período de IVA e o perfil Contabilista Certificado / Gestor fiscal, depois de fechado o período anterior: veja Fechar o período de IVA em Declaração periódica de IVA. Depois, repita o registo: a ficha fica com Original destruído.
«…está marcado como tendo valor jurídico próprio…»
- Sintoma: «O original em papel de "ficheiro" está marcado como tendo valor jurídico próprio (contrato, título de crédito, documento autenticado...): guarde-o até a destruição ser validada por parecer jurídico e depois marque-o como validado.»
- O que fazer: guarde o papel e peça o parecer. Com o parecer favorável, carregue em O parecer jurídico validou a destruição. O tipo passa a Original com valor jurídico, destruição validada.
Não aparece o botão para registar a destruição
- Sintoma: a ficha mostra Confirmar que a imagem é fiel e não mostra Registar a destruição do original em papel.
- O que fazer: confira a imagem primeiro. O botão de destruição aparece a seguir.
Como funciona o arquivo e a verificação da integridade está em Arquivo digital.