Como funciona o arquivo digital e a verificação da sua integridade
Para que serve?
Os ficheiros anexados aos lançamentos (por exemplo o PDF de uma fatura de fornecedor) entram no arquivo digital, cada um com a data até à qual tem de ser conservado. Ao Arquivar, o ficheiro recebe um número (ARQ/2026/00001). Verificar integridade confirma, ficheiro a ficheiro, que o ficheiro guardado continua igual ao que ficou registado; se mudou ou desapareceu, avisa e fica registado.
Quando utilizar?
- Para dar número de arquivo a um comprovativo.
- Antes de uma inspeção, para confirmar que os comprovativos continuam iguais: faz-se linha a linha, porque a lista não verifica vários ficheiros de uma vez.
- A verificação só lê: nunca altera nem repõe o ficheiro.
Onde encontrar?
Contabilidade › Configurar › Outras definições › Arquivo › Arquivo digital.
Antes de começar
- O perfil é o de Contabilista (feito a 3 de novembro de 2026; o Contabilista certificado tem o mesmo menu).
- O ficheiro tem de estar anexado a um lançamento ou fatura. Aqui, anexou-se pelo botão do clipe (Anexar ficheiros), na zona das mensagens, um PDF a uma fatura de fornecedor em rascunho, Energia Norte, SA, 100,00 € + IVA 23 %.
- Só os ficheiros de empresas com país fiscal Portugal entram no arquivo.
Como utilizar
- Abra Contabilidade › Configurar › Outras definições › Arquivo › Arquivo digital. A lista traz o filtro Por rever e as colunas N.º de ficheiro, Nome, Lançamento, Criado em, Estado do ficheiro e Conservar até (aqui, 31/12/2036: já vem preenchido antes de arquivar).
- Na linha do ficheiro, carregue em Arquivar. A mensagem diz o número recebido, e o ficheiro sai da lista porque já não está Por rever.
- Retire o filtro Por rever para o voltar a ver: está Associado, com o número (se a fatura já estiver confirmada, fica logo Contabilizado).
- Carregue em Verificar integridade, na linha, e leia a mensagem no canto do ecrã.
Resultado esperado
A mensagem verde diz «Arquivo digital. Verificação de integridade concluída: todos os ficheiros correspondem ao hash arquivado.». Apesar de dizer «todos os ficheiros», só responde pela linha em que carregou: com outro ficheiro alterado, a mensagem foi a mesma. Quando a fatura é confirmada (aqui FTF/2026/00046), o estado do ficheiro passa de Associado a Contabilizado.
Notas importantes
- Os estados são três: Por rever, Associado e Contabilizado, e há um filtro para cada um.
- A lista não prova que todos os comprovativos foram anexados: um documento que ninguém anexou não aparece.
- A ficha do ficheiro tem também o botão Registar como digitalização de papel. Serve para documentos digitalizados a partir de papel e este artigo não o cobre.
- A verificação só deteta o que mudou fora do produto. Compara o ficheiro com o que ficou registado: não diz se o ficheiro está legível nem se tem conteúdo. Para isso, abra-o. Dentro do produto, um ficheiro arquivado não se apaga (ver a seguir) e a ficha dele só se lê.
Problemas frequentes
«Verificação de integridade FALHADA em…»
- Sintoma: mensagem vermelha, que fica no ecrã até a fechar: «Arquivo digital. Verificação de integridade FALHADA em: fatura-energia-norte-4.pdf. O ficheiro guardado já não corresponde ao hash arquivado; a falha ficou registada no log de auditoria.»
- Causa: o ficheiro no servidor foi alterado fora do produto, danificou-se ou desapareceu (a mensagem é a mesma).
- O que fazer: avise quem administra a instalação para o repor de uma cópia de segurança. A falha fica no registo de auditoria, como «Arquivo: verificação de integridade falhou»: o Contabilista não tem esse menu, por isso peça-o ao Contabilista certificado. A verificação não repara o ficheiro.
«…não pode ser alterado» ao trocar ou mudar o nome do ficheiro
- Sintoma: no ecrã, a ficha do ficheiro só se lê e não tem onde o trocar nem mudar o nome. A mensagem aparece quando outro programa, por integração, o tenta alterar: «O ficheiro fatura-energia-norte.pdf é um documento justificativo conservado até 31/12/2036 (conservação legal de 10 anos) e não pode ser alterado. Mantenha-o; para o corrigir, anexe um ficheiro novo ao mesmo registo.»
- O que fazer: deixe o ficheiro como está e anexe um novo ao mesmo lançamento.
«Não se pode eliminar antes dessa data»
- Sintoma: ao apagar o ficheiro na zona dos anexos da fatura (botão Remover), mesmo com o administrador, a janela Erro de Acesso: «O ficheiro "fatura-energia-norte.pdf" é um documento de suporte de um lançamento e tem de ser conservado até 31/12/2036 (CIVA art. 52.º, CIRC art. 123.º: 10 anos). Não se pode eliminar antes dessa data. Depois, o perfil de Administração fiscal pode purgá-lo em «Purgar registos expirados».»
- O que fazer: mantenha-o. Também não se apaga o lançamento em rascunho a que está arquivado: a mensagem diz que o ficheiro «é prova do lançamento contabilístico».
O ficheiro desapareceu da lista depois de Arquivar
- Causa: a lista abre com o filtro Por rever e o ficheiro já não está nesse estado. A mensagem manda procurar em «Lançado», mas o filtro chama-se Contabilizado.
- O que fazer: retire o filtro Por rever, ou escolha Associado ou Contabilizado nos filtros.