Como o Copiloto reconcilia sozinho as linhas do banco que são certas
Para que serve?
O Copiloto lê as linhas do banco por reconciliar e compara-as com as faturas em aberto. Quando não há dúvida possível, reconcilia a linha sozinho. Quando há, deixa só uma sugestão, com o motivo, para uma pessoa decidir.
Isto não usa IA nem envia nada para fora da empresa: segue uma regra fixa. A linha só é reconciliada sozinha se:
- o valor é exatamente o que falta pagar do documento em aberto, e a data da linha fica a 30 dias ou menos da data de vencimento do documento, antes ou depois (30 dias é o valor por omissão da Janela de sugestão (dias) da configuração bancária);
- a referência do documento (por exemplo «FT D26/30») está na descrição da linha;
- nenhum outro documento em aberto serve tão bem;
- não há outra linha do banco igual a esta;
- e o IBAN da linha não contradiz o do fornecedor.
Quando utilizar?
- Importou o extrato e quer que as linhas evidentes fiquem reconciliadas sem as tratar uma a uma.
- Quer ver o que o Copiloto reconciliou ou sugeriu, e porquê.
- O Copiloto reconciliou uma linha com o documento errado e quer desfazer.
Onde encontrar?
- Correr o Copiloto: Contabilidade › Reconciliar › O que há para fazer com os bancos?, em Listas de apoio, Linhas do banco. Selecione as linhas e use Ações › Reconciliar com o Copiloto.
- Ver o que ele fez: na mesma página, em Listas de apoio, Linhas de banco do Copiloto.
Antes de começar
- O perfil é o Contabilista. Todos os passos abaixo foram feitos até ao fim com esse perfil.
- Em Copiloto › Controlo › Interruptores têm de estar ligados o Copiloto (interruptor geral da empresa) e Linhas de banco que se reconciliam sozinhas (tipo Decide o utilizador: vem desligado, porque mexe nas contas). Só a Administração fiscal ou o administrador os ligam. Veja Como ligar ou desligar o Copiloto e controlar os dados enviados.
- As linhas do banco já estão no fiscaldoo: veja Como importar um extrato bancário.
Como utilizar
Pedir ao Copiloto que reconcilie
- Abra Contabilidade › Reconciliar › O que há para fazer com os bancos? e, em Listas de apoio, carregue em Linhas do banco. A lista Linhas bancárias por reconciliar abre com o filtro Por reconciliar.
- Selecione as linhas (a caixa no cabeçalho seleciona todas). Se a lista tiver linhas de um diário de caixa, deixe-as de fora: o Copiloto também as reconcilia (veja «Notas importantes»).
- Carregue em Ações e em Reconciliar com o Copiloto.
O Copiloto também corre sozinho uma vez por dia, nas empresas com o interruptor ligado, sobre as linhas que ainda não tratou.
Ver o resultado e aceitar uma sugestão
- Volte a O que há para fazer com os bancos? e, em Listas de apoio, carregue em Linhas de banco do Copiloto. A lista tem Data, Descrição, Valor, Copiloto (Reconciliada pelo Copiloto, Sugerida pelo Copiloto ou Desfeita por uma pessoa), Item escolhido pelo Copiloto e Porque o Copiloto a escolheu.
- Leia o motivo de cada sugestão. Se o documento proposto está certo, carregue em Aceitar na linha.
Se a sugestão está errada, não carregue em Aceitar: reconcilie a linha à mão, como explica Como reconciliar os movimentos bancários.
Desfazer uma reconciliação do Copiloto
- Em Linhas de banco do Copiloto, na linha Reconciliada pelo Copiloto, carregue em Desfazer. Abre a janela Desfazer a reconciliação, com a linha do banco e os Documentos reconciliados.
- Escreva o Motivo e carregue em Desfazer reconciliação.
Resultado esperado
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Depois de Reconciliar com o Copiloto, uma mensagem resume o que aconteceu. No exemplo, com 5 linhas: «Copiloto. 1 reconciliadas (com certeza), 0 pelas suas regras, 2 sugeridas, 2 sem correspondência.»
- Reconciliada: a transferência «TRF PAPELARIA CENTRAL LDA FT D26/30», de 4.847,43 €, com a fatura FT D26/30 do mesmo valor. A fatura fica paga.
- Sugeridas: 143,10 € da Padaria Aurora, com o motivo «O item serve por montante e data, mas nada o prova (sem referência, sem IBAN).», e 123,00 € de um cliente com duas faturas de 123,00 € em aberto, com o motivo «Vários itens em aberto servem; uma pessoa tem de escolher.»
- Sem correspondência: uma comissão bancária e uma transferência sem referência. Ficam por reconciliar e não aparecem em Linhas de banco do Copiloto.
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O movimento do banco fica lançado assim (conferido no razão, linha de 4.847,43 €):
Lançamento Conta Débito Crédito Linha do banco 121 Depósitos à ordem 4.847,43 120001 Conta Transitória 4.847,43 Reconciliação 120001 Conta Transitória 4.847,43 2111 Clientes gerais (Papelaria Central) 4.847,43 -
Aceitar reconcilia a linha com o documento sugerido: a linha sai de Linhas de banco do Copiloto e a fatura fica paga. No exemplo, a FT D26/28 da Padaria Aurora passou a paga.
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Desfazer faz um estorno da reconciliação com a data de hoje (nada é apagado): o débito e o crédito trocam-se nas mesmas contas e a fatura volta a ficar em aberto (na FT D26/30, 4.847,43 € em dívida outra vez). A linha fica Desfeita por uma pessoa e volta às Linhas do banco por reconciliar.
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Cada reconciliação, sugestão, aceitação e desfazer fica em Copiloto › Controlo › Registo (veja Como ver o que o Copiloto fez e o que enviou à IA).
Notas importantes
- Uma linha desfeita nunca mais é reconciliada pelo Copiloto. Reconcilie-a à mão.
- O Copiloto não volta a olhar para uma linha que já tratou. Uma linha sugerida que não aceitou fica sugerida; correr Reconciliar com o Copiloto outra vez não a reavalia.
- O IBAN sozinho nunca chega para reconciliar: com o IBAN e sem a referência do documento, a linha fica só sugerida.
- Antes do Copiloto correm as suas regras. Os modelos de reconciliação marcados como automáticos (veja Como automatizar a reconciliação bancária) correm primeiro; a mensagem conta-os em «pelas suas regras».
- Aceitar diz o que fez: aparece «Copiloto. Sugestão aceite: «descrição da linha» foi reconciliada com documento. Deixa de aparecer nesta lista; o rasto fica no registo do Copiloto e em «Linhas do banco» surge como reconciliada.». Para voltar a ver a linha, abra Linhas do banco e tire o filtro Por reconciliar. A aceitação fica também em Copiloto › Controlo › Registo.
- No mesmo menu Ações há Sugerir classificação (IA). É outra função, que usa um fornecedor de IA (interruptores Ligação à IA e IA - Classificador) para propor a conta e o IVA de um movimento. Não é tratada aqui. Com a IA desligada, recusa com a mesma mensagem de «O Copiloto está desligado».
- Linhas de caixa: a volta diária só lê os diários de banco, mas Reconciliar com o Copiloto trata todas as linhas selecionadas, também as de um diário de caixa. Se não quer que o Copiloto reconcilie a caixa, não selecione essas linhas.
Problemas frequentes
«O Copiloto está desligado para a empresa…»
- Sintoma: Reconciliar com o Copiloto diz «O Copiloto está desligado para a empresa "…". Nada foi feito. Só o perfil «Administração fiscal» pode ligar o Copiloto e este agente: peça a alguém com esse perfil.»
- Causa: o interruptor geral ou Linhas de banco que se reconciliam sozinhas está desligado.
- O que fazer: peça à Administração fiscal que os ligue em Copiloto › Controlo › Interruptores. O Contabilista não os pode mudar («Não tem permissão para alterar «Interruptor do Copiloto (empresa e agente)»»).
«Há campos obrigatórios por preencher» ao desfazer
- Sintoma: em Desfazer a reconciliação, o botão Desfazer reconciliação diz «Há campos obrigatórios por preencher. Preencha os campos assinalados a vermelho para poder guardar.»
- Causa: falta o Motivo.
- O que fazer: escreva o motivo e carregue outra vez.
A lista Linhas de banco do Copiloto está vazia
- Sintoma: «Ainda não há linhas bancárias tratadas pelo Copiloto. As linhas que ele lê dos extratos aparecem aqui.»
- Causa: o Copiloto ainda não correu, ou não encontrou nenhum documento para as linhas (as linhas sem correspondência não aparecem aqui).
- O que fazer: corra Reconciliar com o Copiloto nas Linhas do banco, ou espere pela volta diária.